DettingenConnect
?

DettingenConnect – Manual pentru coordonatorii de asociații

Acest manual este pentru toți cei care coordonează în DettingenConnect o asociație, un cor, o inițiativă sau un grup de timp liber. Aici afli pas cu pas cum îți înființezi organizația, cum primești membri, cum creezi evenimente cu sală și cum păstrezi o privire de ansamblu asupra confirmărilor și plăților. Nu ai nevoie de cunoștințe tehnice. Citește pur și simplu capitolul de care ai nevoie acum.

1. Înainte să începi

Cum este construită aplicația

Sus de tot vezi mereu același rând de antet: în stânga logoul (o atingere pe el te duce la Acasă), lângă el căutarea, clopoțelul pentru notificări și în dreapta poza ta (avatarul). Dedesubt este antetul paginii cu numele paginii. În stânga lui este o săgeată cu care te întorci o pagină înapoi. În dreapta antetului paginii apar uneori mici simboluri pentru acțiuni pe acea pagină, de exemplu Distribuie.

Jos pe ecran este bara cu Evenimente, Locuri de întâlnire, Grupuri, Oameni, Chat și Mai mult. Pe calculator găsești același lucru într-o bară pe marginea din stânga.

Organizațiile apar în trei liste:

  • Grupuri (jos în bară): grupuri de timp liber, adică oameni care se întâlnesc și fac ceva împreună, de exemplu un grup de alergare sau o rundă de jocuri.
  • Mai mult › Asociații: asociații, inițiative și altele, ordonate pe domenii.
  • Mai mult › Firme: magazine, localuri, prestatori de servicii și primăria.

Unde faci tu parte apare pe pagina de start, sus, la Organizațiile mele. La Grupuri, fila Ale mele arată și ea tot ce ține de tine, inclusiv asociația ta.

Ce au voie coordonatorii

În fiecare organizație există trei roluri:

  • Membru: citește postări, scrie în chatul de grup, confirmă participarea la evenimente, încarcă fotografii.
  • Moderare: ca un membru, dar poate în plus să șteargă postări, să facă ordine în chatul de grup și să aprobe fotografii.
  • Coordonare: are voie la tot. Creează și modifică evenimente, rezervă săli, primește și elimină membri, atribuie roluri, modifică setările.

O organizație are mereu cel puțin un coordonator. Puteți însă coordona și câte doi sau trei.

Butonul „Administrează”

Ca coordonator, vezi sus pe pagina organizației tale butonul Administrează. În spatele lui sunt patru secțiuni: Membri (la firme Echipa), Setări, Invitații și Plăți. Le alegi sus, prin file. Dacă administrați un loc de întâlnire, se adaugă fila La locurile noastre de întâlnire (capitolul 4).

Dacă i-ai permis unui membru sarcina Gestionează plățile (capitolul 4), el vede în acest loc, în loc de Administrează, butonul Plăți. Cu el ajunge direct la pagina de plăți a organizației voastre.

Sfat: Protejează-ți contul suplimentar cu Autentificare în doi pași. O găsești în setările tale, la Securitate. Atunci, la conectare, ai nevoie pe lângă parolă și de un cod dintr-o aplicație de autentificare. Este opțional, dar pentru coordonatori este foarte recomandat.

2. Înființează o organizație

Grup sau asociație?

De unde începi depinde de ce sunteți:

  • Un Grup înseamnă oameni care se întâlnesc și fac ceva împreună, de exemplu un grup de alergare sau un cerc de tricotat. Îl înființezi jos, la Grupuri, cu butonul rotund Înființează un grup din dreapta jos. Pe pagina de start apare și acolo Înființează un grup.
  • O Asociație, o Inițiativă sau altceva stabil înscrii la Mai mult › Asociații cu butonul rotund Înscrie o asociație din dreapta jos.
  • O Firmă înscrii la Mai mult › Firme. Cum se face scrie în Manualul pentru locuri de întâlnire și firme.

Pas cu pas

  1. Atinge Înființează un grup, respectiv Înscrie o asociație.
  2. Asistentul are patru pași. Sus vezi unde te afli („Pasul 1 din 4”).
  3. De bază: Scrie Nume.
    • La un Grup alegi la Hobby-uri până la trei hobby-uri potrivite. Pentru asta scrie două sau mai multe litere în câmpul Caută un hobby … și atinge o propunere.
    • La o Asociație alegi Tip (Asociație, Inițiativă sau Altele) și o Categorie, de exemplu sport sau muzică.
  4. Scrie la Pe scurt o propoziție care vă descrie. La Descriere (Markdown) ai loc pentru mai mult text.
  5. Atinge Înainte.
  6. Intrare și limite: Stabilește Cine poate deveni membru? (mai multe mai jos). Dacă sunteți doar pentru anumite grupe de vârstă, alege la Public-țintă una sau mai multe grupe (de exemplu tineri, adulți și seniori) sau completează Vârsta minimă și Vârsta maximă. Dacă e nevoie, bifează Minorii doar cu un adult însoțitor. La Număr maxim de membri (opțional) poți pune o limită. Completează un E-mail de contact (opțional) dacă vreți să puteți fi contactați.
  7. Atinge Înainte.
  8. Imagine: Atinge la Imagine de copertă și la Logo câte o dată Alege o imagine și alege o fotografie.
  9. Atinge Înainte.
  10. Verifică: Uită-te la rezumat. Cu Înapoi mai poți schimba ceva.
  11. Atinge Înființează (la un grup), respectiv Înscrie (la o asociație).

Bine de știut: Ce scrii în asistent, aplicația ține minte pe dispozitivul tău. Dacă te oprești la jumătate, data viitoare când îl deschizi totul e încă acolo.

Cine poate deveni membru?

La o Asociație, o Firmă și la Primărie nu există această alegere: cine atinge acolo Sunt membru, respectiv Lucrez aici, face parte abia după ce confirmi tu. Astfel nimeni nu apare în profilul său ca membru sau în echipă fără să fi fost întrebat.

La grupuri, inițiative și altele (butonul Participă) există trei variante:

  • Oricine, imediat: Cine atinge Participă face parte imediat.
  • La cerere (decid coordonatorii): Cei interesați ating Participă. Tu primești o notificare și accepți sau respingi cererea.
  • Doar pe bază de invitație: Nimeni nu poate intra singur. Tu inviți oameni printr-un link (vezi capitolul 4). La Mesaj pentru cei interesați (opțional) poți explica cum se poate totuși ajunge la voi, de exemplu „Vorbește cu noi la repetiție”.

Această setare o poți schimba oricând mai târziu.

Aprobarea

După înființare ești imediat coordonator. Organizația nu este însă încă vizibilă pentru toți. Echipa de moderare a comunei tale o verifică mai întâi. Până atunci pe pagină scrie: „Această organizație așteaptă aprobarea moderării.”

Imediat ce moderarea o aprobă, primești notificarea Organizație aprobată. De atunci toți văd pagina voastră, vă pot urmări și pot intra.

Dacă organizația este respinsă, primești de asemenea un mesaj, de obicei cu un motiv. Motivul îl vezi și pe pagina organizației.

Bine de știut: Evenimente poți crea abia după ce organizația voastră a fost aprobată.

3. Configurează organizația

Toate datele organizației voastre le schimbi la Administrează › Setări. Pagina este lungă. Derulează liniștit în jos. Imediat ce ai schimbat ceva, jos pe margine apare rândul Nesalvat cu butonul Salvează modificările. Atinge-l când ai terminat. Dacă vrei să părăsești pagina înainte, aplicația te întreabă.

Nume, descriere și hobby-uri

  1. Deschide Administrează › Setări.
  2. Schimbă dacă e nevoie Nume, Tip, Categorie (la firme Domeniu de activitate) și Pe scurt.
  3. La Hobby-uri alegi până la trei hobby-uri potrivite. Pentru asta scrie două sau mai multe litere în câmpul Caută un hobby … și atinge o propunere. Un hobby ales îl elimini atingându-l încă o dată.
  4. Scrie la Descriere (Markdown) cine sunteți, când vă întâlniți și ce ar trebui adus.
  5. Atinge Salvează modificările.

Sfat: Hobby-urile sunt importante. Oamenii care au aceste hobby-uri în profil primesc organizația și evenimentele voastre ca propuneri.

Secții: un grup aparține de o asociație

Un grup poate aparține de o asociație, de exemplu grupul de handbal de asociația sportivă. Rămâne totuși un grup separat, cu chat propriu și evenimente proprii.

Ca și coordonator al grupului:

  1. Deschide Administrează › Setări.
  2. Alege la Aparține de asociația asociația.
  3. Atinge Salvează modificările.

Dedesubt scrie „Așteaptă confirmarea asociației.” până când coordonatorii asociației sunt de acord. Dacă le coordonezi pe amândouă, legătura se aplică imediat. Cu Nu aparține de nicio asociație o desfaci din nou.

Ca și coordonator al asociației primești notificarea Cerere nouă de secție. Iată cum decizi:

  1. Deschide Administrează › Membri.
  2. La Secții și grupuri apare grupul. Atinge Acceptă sau Respinge.

Grupurile confirmate apar pe pagina asociației voastre la Secții și grupuri, iar la grup scrie „Aparține de” cu numele vostru. Cu Desprinde scoți din nou un grup.

Intrare, vârstă și vizibilitate

Aici găsești aceleași date ca la înființare: Cine poate deveni membru?, Public-țintă, Vârsta minimă, Vârsta maximă, Minorii doar cu un adult însoțitor și Număr maxim de membri (opțional).

Nouă este bifa Ascunsă (doar membrii văd organizația). Atunci organizația voastră nu apare în listă. Doar membrii o văd. Oamenii noi intră atunci printr-un link de invitație.

Sezon și pauză de sezon

Unele grupuri sunt active doar o parte din an, de exemplu o echipă de la ștrand sau o asociație de sporturi de iarnă.

  1. Bifează Activă doar într-un sezon.
  2. Completează la Sezon de la și Sezon până la câte o zi și o lună, în forma ZZ.LL., de exemplu 01.05. și 30.09.
  3. Atinge Salvează modificările.

În afara sezonului, pe pagina voastră apare mesajul „Pauză de sezon până la …”. Organizația voastră rămâne totuși vizibilă și se poate intra în continuare.

Contact

La Persoană de contact alegi pe cineva dintre coordonatori care apare pe pagina voastră ca persoană de contact. Completează un E-mail de contact (opțional) și un Telefon dacă vreți să puteți fi contactați. Asociațiile și grupurile își pot trece în plus Adresa (strada și nr.) cu Cod poștal și Loc; firmele își îngrijesc în schimb locația. La Contact vizibil pentru alegi toți sau doar Membri.

Setări implicite pentru evenimente

În secțiunea Evenimente stabilești cum pornesc evenimentele noi. Asta te scutește mai târziu de mult scris.

  • Evenimentele noi sunt publice implicit: Evenimentele noi sunt vizibile pentru toți. Asistentul (capitolul 6) pornește atunci cu vizibilitatea Public. Dacă scoți bifa, pornește cu Utilizatori înregistrați: atunci toți cei conectați la DettingenConnect văd evenimentele voastre, inclusiv oameni cu hobby-uri potrivite care nu sunt încă membri. La fel e și la crearea rapidă. Doar membrii organizației alegi manual la un singur eveniment.
  • Sala implicită pentru crearea rapidă: Sala în care vă întâlniți de obicei. La crearea rapidă este deja selectată. Pe pagina locului de întâlnire, organizația voastră apare atunci la Se întâlnesc aici. Invers, pagina voastră arată la Prezentare Loc de întâlnire; cei conectați văd acolo cine e acum acolo sau vine des și se pot trece singuri cu Sunt aici acum sau Vin des aici.
  • Durata implicită (minute): Cât durează de obicei întâlnirile voastre, de exemplu 90. Ora de sfârșit se completează atunci automat.

Linkuri

La Linkuri poți trece, de exemplu, propriul vostru site.

  1. Atinge Adaugă.
  2. Scrie o Denumire, de exemplu „Site-ul nostru”.
  3. Scrie alături adresa. Ea începe cu https://.
  4. Atinge Salvează modificările.

Un link îl elimini cu simbolul coș de gunoi de lângă el.

Sub prima parte găsești secțiunile Imagine de copertă și Logo. Atinge câmpul de încărcare și alege o fotografie. Imaginea este preluată imediat, nu trebuie să salvezi separat.

Sfat: Imaginea de copertă apare și ca previzualizare când cineva distribuie pagina voastră printr-o aplicație de mesagerie. O fotografie de grup prietenoasă arată cel mai bine aici.

Reguli

Dacă organizația voastră are reguli, de exemplu un regulament intern sau indicații pentru antrenament, le scrii la Reguli.

  1. Scrie regulile în câmpul de text.
  2. Dacă toți membrii trebuie să confirme din nou noile reguli, bifează Membrii trebuie să confirme noile reguli.
  3. Atinge Publică regulile.

Fiecare modificare primește un nou număr de versiune. Cine intră nou trebuie să citească și să confirme regulile înainte. Dacă ai pus bifa, toți membrii văd pe pagina voastră mesajul „Regulile au fost modificate. Te rugăm să le confirmi.” și butonul Confirmă regulile.

Bine de știut: Pentru corecturi mici, de exemplu o greșeală de scriere, pur și simplu nu pui bifa. Atunci noile reguli sunt considerate confirmate pentru toți.

La Link scurt și cod QR găsești adrese scurte și un cod QR pentru pagina voastră. E practic pentru afișe, fluturași și anunțuri:

  • Pagină: adresa scurtă a paginii voastre, de exemplu …/liederkranz.
  • Evenimente: aceeași adresă cu /termine la sfârșit. Duce direct la evenimentele voastre.

Atinge Descarcă codul QR (SVG) ca să salvezi codul și să-l pui, de exemplu, într-un fluturaș. Și butonul Distribuie de pe pagina voastră trimite adresa scurtă.

Linkuri scurte proprii: Pentru un afiș vă puteți rezerva până la cinci nume proprii, de exemplu …/herbstkonzert. Scrie numele, alege dacă duce la Pagină sau la Evenimente și atinge Creează link scurt. Sunt permise litere mici, cifre și cratime. Dacă un nume este deja luat, aplicația îți spune. La fiecare link scurt propriu vezi de câte ori a fost accesat și poți descărca codul QR pentru el.

4. Gestionează membrii

Acceptă sau respinge cererile de intrare

Dacă la voi este setat La cerere (decid coordonatorii) (la asociații, firme și la primărie întotdeauna), primești la fiecare cerere notificarea Cerere nouă de intrare. Pe pagina de start, un card îți arată în plus câte cereri sunt deschise.

  1. Deschide Administrează › Membri.
  2. Sus de tot apar Cereri de intrare cu nume și adresă de e-mail.
  3. Atinge Acceptă sau Respinge.

Cine este acceptat primește un mesaj de bun venit.

Atribuie roluri

  1. Deschide Administrează › Membri.
  2. Atinge numele persoanei.
  3. Jos se deschide o fereastră. Alege la Rol Membru, Moderare sau Coordonare.

Schimbarea se aplică imediat.

Permite sarcini individuale

Nu toată lumea trebuie să fie direct coordonator. La Mai are voie să poți permite unui membru sau unui moderator sarcini individuale. Ce comutatoare vezi depinde de ce este pornit în comuna ta. De exemplu:

  • Creează evenimente: Persoana poate trece evenimente. Doar coordonatorii pot însă rezerva o sală. De aceea evenimentele acestei persoane nu au sală, ci doar un loc de întâlnire.
  • Aprobă fotografii: Persoana se ocupă de fotografiile de la evenimentele voastre.
  • Gestionează plățile: Persoana (de exemplu casiera voastră) confirmă plățile și notează rambursările. Ea găsește pe pagina voastră butonul Plăți. Contul bancar și PayPal le schimbă însă doar coordonatorii.

Pune sau scoate pur și simplu bifa.

Elimină sau blochează membri

  1. Atinge în Administrează › Membri numele.
  2. Atinge Elimină dacă persoana nu mai face parte. Poate intra din nou mai târziu.
  3. Atinge Blochează dacă persoana nu trebuie să mai poată intra. Persoanele blocate apar jos în listă la Blocați.

Predă sau renunță la coordonare

Dacă altcineva preia coordonarea:

  1. Dă-i persoanei rolul Coordonare (vezi mai sus).
  2. După aceea îți poți da ție un alt rol sau poți apăsa pe pagina organizației Ieși.

Dacă nu se găsește nimeni, poți totuși renunța la coordonare: atinge în Administrează › Membri, jos de tot, Renunță la coordonare și confirmă. Rămâi membru, dar administrarea nu mai este accesibilă pentru tine. La organizație scrie atunci Se caută coordonator. Membrii se pot anunța cu Aș ajuta la organizare, iar operatorul aplicației numește un nou coordonator.

Bine de știut: Ca ultim coordonator nu poți ieși direct. Renunță mai întâi la coordonare, apoi ieșirea merge ca la toată lumea. Și dacă vrei să-ți ștergi contul, renunță înainte la coordonare sau șterge organizația.

La locurile noastre de întâlnire

Dacă organizația voastră administrează locuri de întâlnire (de exemplu un cămin cultural), în Administrează există fila La locurile noastre de întâlnire. Acolo apare, pentru fiecare loc de întâlnire, ce organizații au avut evenimente la voi în ultimul an sau vor avea în viitor, cu numărul de evenimente. O atingere pe o organizație îi deschide pagina, Evenimente → arată toate evenimentele de la locul de întâlnire.

Invită o persoană

Poți invita o anumită persoană și să-i stabilești direct rolul, de exemplu când cineva trebuie să preia coordonarea:

  1. Deschide Administrează › Invitații.
  2. Completează sus, la Invită o persoană, Adresă de e-mail.
  3. Alege Rol: Membru, Moderare sau Coordonare.
  4. Atinge Trimite invitația.

Dacă persoana are deja cont, primește invitația în aplicație și, după setări, prin e-mail. Altfel primește un e-mail și își creează un cont prin link. Este înscrisă abia când atinge ea însăși Acceptă invitația; invitația este valabilă 30 de zile și doar pentru această adresă de e-mail. La Invitații deschise vezi cine nu a acceptat încă și poți retrage o invitație cu simbolul coș de gunoi.

Bine de știut: Dacă persoana face deja parte, invitația îi schimbă rolul imediat ce o acceptă. Așa poți preda coordonarea și cuiva care este deja membru.

Linkuri de invitație

Cu un link de invitație aduci oameni direct în organizație, de exemplu prin grupul vostru de mesagerie. Cine deschide linkul și atinge Acceptă invitația devine imediat membru. Merge și dacă la voi este setat Doar pe bază de invitație. Limitele de vârstă rămân însă valabile.

Iată cum generezi un link:

  1. Deschide Administrează › Invitații.
  2. Completează jos, la Valabil (zile), cât timp să funcționeze linkul. Implicit sunt 14 zile.
  3. Dacă doar un anumit număr de persoane trebuie să folosească linkul, completează-l la Cel mult (persoane). Gol înseamnă: nelimitat.
  4. Atinge Generează un link nou.
  5. Atinge la linkul nou Distribuie ca să-l trimiți direct, sau Copiază.

La fiecare link vezi de câte ori a fost deja folosit și până când este valabil. Un link care nu mai trebuie să fie valabil îl ștergi cu simbolul coș de gunoi (Șterge linkul).

Sfat: Cine deschide linkul și nu are încă un cont este rugat mai întâi să se înregistreze.

5. Postări și chat de grup

Postările sunt anunțuri

Postările sunt gândite pentru comunicările importante ale coordonatorilor, de exemplu „Petrecere de vară sâmbătă” sau „Ore noi de antrenament”. La postări nu există comentarii. Întrebările și discuțiile își au locul în chatul de grup.

Iată cum scrii o postare:

  1. Deschide pagina organizației voastre.
  2. Atinge fila Postări.
  3. Atinge Scrie o postare.
  4. Scrie un Titlu și Text (Markdown).
  5. Alege cine primește postarea: Doar membrii sau Public (și urmăritorii).
  6. Dacă postarea trebuie să rămână sus, bifează Fixează sus.
  7. Atinge Publică.

Membrii și, la postările publice, și urmăritorii primesc notificarea Postare nouă.

O postare o ștergi cu simbolul coș de gunoi de lângă titlu (Șterge postarea).

Chatul de grup

Fiecare organizație are exact un chat de grup. Toți membrii activi sunt automat în el. Cine iese sau este eliminat iese și din chat.

Îl deschizi pe pagina organizației voastre prin Chat de grup sau jos, în secțiunea Chat.

Toate acțiunile pentru un mesaj apar mic în rândul cu ora, direct sub text. Coordonatorii și moderatorii au acolo și în chat câteva posibilități în plus:

  • Fixează: Atinge în rândul cu ora al unui mesaj Fixează. Mesajul apare atunci sus în chat, în bara Fixate, de exemplu o indicație despre locul de întâlnire. O atingere pe bară sare la mesaj, iar când sunt mai multe, la următorul. Cu Anulează fixarea îl scoți din nou.
  • Elimină pentru toți: Mesajele deranjante ale altora le eliminați cu Elimină pentru toți și confirmați. În locul lor apare atunci pentru toți „Eliminat de coordonatorii grupului”.
  • Scriu doar coordonatorii: Deschide prin simbolul de sus Setări chat și bifează Scriu doar coordonatorii. Atunci doar coordonatorii și moderatorii pot scrie, toți ceilalți doar citesc. Este potrivit pentru canale doar de informare.

Bine de știut: Mesajele proprii le poți doar Editează sau Retrage cât timp nu le-a citit încă nimeni. După aceea rămân; le mai poți doar ascunde la tine cu Șterge pentru mine. De aceea gândește-te bine la anunțuri înainte să le trimiți.

Cum scriu membrii în chat, cum trimit fotografii și cum își setează notificările scrie în Manualul pentru membri.

6. Creează evenimente

Evenimente pot crea coordonatorii și membrii cărora le-ai permis Creează evenimente. Există două căi: crearea rapidă pentru întâlnirea obișnuită și asistentul pentru tot ce e special.

Crearea rapidă: un eveniment în câteva secunde

  1. Atinge jos Evenimente. Sau deschide pagina organizației voastre și atinge Vezi evenimentele.
  2. Atinge în dreapta jos butonul rotund Creează eveniment.
  3. Dacă coordonezi mai multe organizații, alege sus Organizație.
  4. Scrie la Ce? titlul, de exemplu „Repetiție cor”.
  5. Alege la Când? data, începutul și sfârșitul. Ora de sfârșit este propusă din durata voastră implicită.
  6. La Sală este deja selectată sala voastră implicită. Poți alege alta sau Fără sală.
  7. Atinge Creează.

Gata. Tot restul îl poți schimba apoi direct la eveniment (vezi capitolul 7).

Cum înțelegi lista de săli

În lista de săli scrie la fiecare sală dacă este liberă la ora aleasă de tine:

  • liberă: Sala este disponibilă.
  • cerută: Altcineva a cerut-o deja, dar nu este încă confirmat.
  • ocupată sau închisă: Sala nu poate fi aleasă.
  • în afara programului: Locul de întâlnire este de fapt închis la această oră.

Dedesubt scrie cum se rezervă:

  • rezervată imediat: Sala este imediat și ferm a voastră.
  • confirmă operatorul: Operatorul locului de întâlnire trebuie mai întâi să confirme cererea.

Când schimbi ora, lista se actualizează singură.

Bine de știut: Dacă o sală este ocupată, nu se creează nimic. Alege atunci o altă oră sau o altă sală.

Ce se întâmplă la „confirmă operatorul”?

Evenimentul apare cu mesajul Sală cerută. Până la confirmare îl văd doar membrii organizației voastre. Imediat ce operatorul confirmă, evenimentul devine vizibil pentru toți cei care au voie să-l vadă conform vizibilității.

Dacă operatorul respinge sau dă sala altcuiva, evenimentul se anulează automat. Tu și toți cei care au confirmat deja primiți un mesaj.

Cum gestionează operatorii o cerere de sală scrie în Manualul pentru locuri de întâlnire și firme.

Asistentul: serii, loc de întâlnire și altele

Pentru întâlniri regulate, evenimente fără sală sau cu limită de participanți folosești asistentul.

  1. Deschide crearea rapidă cum e descris mai sus.
  2. Atinge jos Mai multe opțiuni (serie, loc, capacitate).
  3. Asistentul are trei pași.

Pasul 1: Ce și când

  1. Scrie Titlu.
  2. Alege Tip: Întâlnire, Atelier, Eveniment public sau Intern.
  3. Alege data, începutul și sfârșitul.
  4. Alege la Repetare dacă evenimentul are loc O singură dată sau se repetă (vezi secțiunea următoare).
  5. Scrie dacă e nevoie o Descriere.
  6. Atinge Înainte.

Pasul 2: Unde și cine

  1. Dacă coordonezi mai multe organizații, alege Organizație.
  2. Alege la Loc:
    • Rezervă o sală: Alegi o sală din lista de săli.
    • Loc de întâlnire fără sală: Alegi la Loc de întâlnire doar locul de întâlnire, de exemplu o piață sau o cafenea.
    • Fără loc fix: de exemplu pentru excursii sau întâlniri online.
  3. La Detalii (de ex. intrarea din parcare) poți descrie mai exact unde vă întâlniți.
  4. Pentru o întâlnire prin video bifează Eveniment online și adaugă linkul.
  5. La Capacitate completezi câte locuri sunt. Gol înseamnă nelimitat.
  6. Alege Vizibilitate: Public (toți, și fără cont), Utilizatori înregistrați sau Doar membrii organizației. Este preselectat ce ați setat la Evenimentele noi sunt publice implicit (capitolul 3).
  7. Atinge Înainte.

Pasul 3: Verifică

Uită-te la rezumat și atinge Creează evenimentul.

Bine de știut: Membrii cu permisiunea Creează evenimente nu rezervă săli. Ei aleg Loc de întâlnire fără sală sau Fără loc fix.

Serii: evenimente regulate

La Repetare ai aceste posibilități:

  • Zilnic, Săptămânal sau Lunar: Completează la La fiecare la ce interval, de exemplu „La fiecare 2 săptămâni”. La Săptămânal atingi la În aceste zile zilele săptămânii, de exemplu ma și jo.
  • La Sfârșit alegi Continuă sau Se încheie pe …. La Se încheie pe … treci ultima zi a seriei. La Continuă, în calendar sunt mereu următoarele 26 de săptămâni, iar aplicația prelungește seria în fiecare noapte. O astfel de serie o poți încheia mai târziu anulând un eveniment cu Acesta și toate următoarele.
  • Mai multe date: Pentru evenimente fără un ritm fix. Atinge Adaugă o zi și alege de fiecare dată o dată. Toate zilele au aceeași oră.

„Sala urmează”: evenimente departe în viitor

Multe locuri de întâlnire permit rezervarea sălilor doar cu un anumit timp în avans, de exemplu doar câteva săptămâni. La o serie lungă, unele evenimente sunt dincolo de acest termen.

Aceste evenimente sunt totuși create. Ele arată mesajul Sala urmează. Imediat ce evenimentul intră în perioada permisă, aplicația cere singură sala. Nu trebuie să faci nimic.

Dacă sala nu mai este atunci disponibilă, acest singur eveniment se anulează, iar toți cei înscriși primesc un mesaj.

Sfat: La seriile lungi uită-te din când în când la rezervarea de sală a evenimentelor voastre. Pe fiecare pagină de eveniment vezi, ca și coordonator, sus, cum stă sala: Sală cerută, Sală confirmată, Sala urmează sau Sală respinsă.

7. Editează, copiază și anulează evenimente

Modifică direct la eveniment

Nu există un mod separat de editare. Ca și coordonator atingi pur și simplu ce vrei să schimbi.

  1. Deschide evenimentul.
  2. Atinge titlul (lângă el este un creion), data și ora, secțiunea Unde, capacitatea sau descrierea. Dacă lipsește o descriere, atinge + Descriere.
  3. Jos se deschide o fereastră, la secțiunea Unde de exemplu Loc de întâlnire și sală. Schimbă datele.
  4. Atinge Salvează.

Mai jos pe pagina evenimentului găsești două butoane mici: primul arată vizibilitatea actuală (de exemplu Public). Cu el schimbi vizibilitatea și tipul. Al doilea se numește Fotografii (vezi capitolul 11).

Când schimbi ora sau locul, toți cei care au confirmat primesc notificarea Eveniment modificat.

Bine de știut: Unele evenimente aplicația le preia din calendarul de evenimente al comunei tale. Dacă acel calendar vă numește ca organizator, aceste evenimente apar la voi. Ora, locul și anulările vin în continuare din calendar, așa că schimbă-le acolo. Un text pe care l-ați schimbat voi la eveniment nu este suprascris de calendar.

La serii: doar acesta sau toate următoarele?

Dacă evenimentul face parte dintr-o serie, fereastra te întreabă Ce modifici?:

  • Doar acest eveniment: de exemplu pentru că repetiția începe mai târziu doar de data aceasta.
  • Acesta și toate următoarele: de exemplu pentru că de acum repetați mereu miercurea.

Setează înscrierea

Atinge caseta cu numărul de confirmări. În fereastra Înscriere setezi:

  • Capacitate: numărul de locuri, gol înseamnă nelimitat.
  • Listă de așteptare când e plin: Cine vine prea târziu ajunge pe lista de așteptare și urcă automat.
  • Bilete cu cod QR: Fiecare confirmare primește un bilet cu cod (vezi capitolul 9).
  • Persoane pe înscriere: Câte persoane poate înscrie cineva deodată, de exemplu o familie.
  • Înscriere de la și Înscriere până la: perioada în care se poate confirma.
  • Anulare până la (ore înainte, gol = oricând): După aceea participanții nu mai pot anula singuri.
  • Anulează dacă, cu 24 h înainte, s-au înscris prea puțini: Evenimentul se anulează automat dacă se adună mai puțin decât Număr minim de confirmări.

Atinge Salvează.

Copiază evenimentul: „Din nou pe …”

  1. Deschide evenimentul.
  2. Atinge în dreapta sus, în antetul paginii, cele trei puncte.
  3. Alege la Din nou pe … noua dată.
  4. Atinge Copiază evenimentul.

Noul eveniment preia tot, inclusiv sala. Dacă sala este ocupată în ziua aceea, vezi un mesaj.

Anulează evenimentul

  1. Deschide evenimentul.
  2. Atinge în dreapta sus cele trei puncte.
  3. Completează dacă e nevoie un Motiv (opțional), de exemplu „Coordonatorul e bolnav”.
  4. Dacă evenimentul face parte dintr-o serie, alege Doar acest eveniment sau Acesta și toate următoarele.
  5. Atinge Anulează evenimentul.

Toți cei înscriși primesc imediat notificarea Eveniment anulat cu motivul tău.

8. Cere o sală fără eveniment

Uneori aveți nevoie de o sală fără ca din asta să iasă un eveniment pentru toți, de exemplu pentru o seară a conducerii sau pentru pregătiri.

  1. Atinge jos Locuri de întâlnire și deschide locul de întâlnire.
  2. Atinge sala dorită. La Ocupare vezi când este liberă în această săptămână. Cu săgețile treci de la o săptămână la alta.
  3. Atinge Cere sala.
  4. Alege la Pentru organizația organizația voastră.
  5. Alege Dată. Dedesubt vezi Ocuparea din ziua respectivă.
  6. Completează De la și Până la. Dacă aveți nevoie de timp pentru pregătire sau strângere, trece-l la Pregătire (min) și Strângere (min).
  7. Scrie la Scop pentru ce aveți nevoie de sală.
  8. Completează dacă e nevoie Persoane așteptate și un Mesaj pentru operator.
  9. Atinge Trimite cererea. Dacă acolo scrie Rezervă ferm, sala este rezervată imediat.

La o cerere primești un mesaj imediat ce operatorul confirmă sau respinge.

Cererile și rezervările tale le vezi pe pagina sălii la Rezervările tale. Acolo le poți retrage cu Anulează.

Bine de știut: Dacă se anulează o rezervare de sală care ține de un eveniment, se anulează și evenimentul. Dacă vrei doar să schimbi sala, schimb-o în schimb la eveniment, la Loc de întâlnire și sală.

Sfat: Pe pagina sălii există și butonul Creează un eveniment aici. El deschide crearea rapidă cu această sală.

9. Confirmări, participanți și check-in

Cum confirmă membrii participarea la un eveniment scrie în Manualul pentru membri. Aici e vorba despre cum păstrezi tu, ca și coordonator, privirea de ansamblu.

Deschide lista de participanți

  1. Deschide evenimentul.
  2. Atinge în caseta cu numărul de confirmări Gestionează participanții.

Vezi trei liste:

  • Confirmări: toți cei care vin, cu numărul de locuri ocupate. Dacă s-a depășit capacitatea, acolo scrie Peste capacitate.
  • Listă de așteptare: în ordinea în care oamenii urcă. Dacă la cineva scrie Ofertă deschisă, s-a eliberat un loc. Persoana are 24 de ore să-l accepte. Altfel urcă următorul sau următoarea.
  • Anulat / absent.

Dacă cineva și-a înscris copilul, după nume scrie de exemplu „cu Lena (8)”.

La fiecare confirmare nouă, coordonatorii organizației voastre primesc notificarea Confirmare nouă, iar la un loc nou pe lista de așteptare Nou pe lista de așteptare. Persoana însăși primește o confirmare, la bilete cu codul biletului. Cu 48 de ore înainte de eveniment primești în plus un rezumat cu numărul de confirmări și de persoane în așteptare.

Sfat: Dacă ți se par prea multe mesaje, setezi în meniul avatarului, la Setări › Notificări, secțiunea Evenimente de exemplu pe Grupat.

Înscrie tu persoane

Nu toți confirmă singuri. Poți înscrie oameni direct:

  1. Atinge Adaugă o persoană.
  2. Caută în câmpul Caută un membru după nume și pune bife. Sau atinge Toți din organizație sau Participanții de data trecută.
  3. Pentru cineva fără cont, de exemplu bunica la cursul pentru copii, completează un Numele invitatului (fără cont).
  4. Atinge Înscrie.

Membrii înscriși primesc mesajul „Ai fost înscris”. Se pot retrage singuri. Ai voie să înscrii și peste capacitate.

Bine de știut: Poți înscrie doar membri ai organizației tale, nu alți utilizatori ai aplicației.

Mesaj către toți

Atinge Mesaj către toți, scrie textul (cel mult 500 de caractere) și atinge Trimite. Toți cei cu confirmare primesc mesajul, de exemplu „Vă rugăm să aduceți încălțăminte de sală”.

Check-in: cine e aici?

La eveniment atingi pur și simplu, în lista Confirmări, cercul rotund din fața numelui. Devine verde, iar persoana este marcată ca Prezent. O nouă atingere anulează marcarea.

Dacă folosiți bilete, poți și să scrii Codul biletului în câmpul de sus și să atingi Check-in.

După eveniment atingi Marchează absenții. Atunci toți cei care nu au făcut check-in apar la Anulat / absent.

Cu Anulează de lângă un nume scoți o persoană din listă.

Bilete

Biletele sunt opționale. Le pornești la eveniment, la Înscriere, cu Bilete cu cod QR. Atunci fiecare confirmare primește un cod. Participanții își găsesc biletul în aplicație la Biletele mele și îl arată la intrare.

Exportă lista

Cu Exportă ca CSV descarci lista de participanți ca fișier. Fișierul îl poți deschide, de exemplu, cu o aplicație de tabele.

10. Evenimente cu plată și plăți

Stabilește un preț

  1. Deschide evenimentul.
  2. Atinge rândul cu semnul euro. La evenimentele gratuite acolo scrie gratuit.
  3. Completează la Preț de persoană (€) suma, de exemplu 12,50.
  4. Atinge Salvează.

Gol sau 0 înseamnă gratuit. Un preț nou se aplică doar confirmărilor noi.

Cum plătesc participanții

Cine confirmă are locul asigurat imediat și alege apoi cum plătește:

Ce metode de plată există stabilește comuna ta. Numerar la fața locului merge mereu, Transfer bancar și PayPal doar dacă sunt pornite.

  • Numerar la fața locului: Persoana plătește la eveniment. Tu confirmi asta la check-in.
  • Transfer bancar: Persoana face un transfer în contul vostru bancar. Ca detalii ale plății se folosește numărul plății. Locul rămâne rezervat câteva zile. Dacă banii nu vin, persoana primește un memento, iar după aceea confirmarea se anulează, ca să poată urca altcineva.
  • PayPal: dacă este configurat în comuna ta sau dacă organizația voastră și-a trecut un cont PayPal propriu. Plățile PayPal sunt confirmate automat.

Bine de știut: Cine este înscris de tine prin Adaugă o persoană nu primește o cerere de plată. Banii îi lămurești atunci direct cu persoana.

Confirmă numerarul la check-in

În lista de participanți, la o plată deschisă, lângă nume apare butonul Numerar primit. Atinge-l imediat ce ai banii. Plata este atunci confirmată și se creează o chitanță.

Pagina „Plăți”

La Administrează › Plăți vezi toate plățile organizației voastre. Membrii cu sarcina Gestionează plățile deschid aceeași pagină prin butonul Plăți de pe pagina voastră. Secțiunea pentru contul bancar și PayPal nu o văd acolo. Sus scrie cât ați încasat anul acesta și câte plăți sunt deschise.

Cu butoanele rotunde filtrezi: Deschise, Plătite, De rambursat și Toate.

La plățile deschise găsești butoanele Numerar primit și, la transferuri, Transfer primit.

Verifică extrasul de cont

În loc să confirmi fiecare transfer separat, poți încărca un extras de cont:

  1. Descarcă de la banca ta extrasul de cont ca fișier CSV.
  2. Alege fișierul la Verifică extrasul de cont (CSV).
  3. Atinge Verifică extrasul de cont (CSV).

Toate transferurile deschise la care numărul chitanței și suma apar pe același rând sunt confirmate ca plătite.

Rambursează

Dacă un eveniment cu plată este anulat, plata apare la De rambursat.

  1. Atinge la plată Rambursat.
  2. Notează cum ai rambursat, de exemplu „numerar înapoi” sau „transfer pe 12.10.”.
  3. Atinge Rambursat.

Rambursarea este astfel înregistrată. O confirmare încă existentă se anulează în acest timp.

Export

Cu Export CSV descarci toate plățile ca fișier, de exemplu pentru verificarea casei.

Trece contul bancar și PayPal

Aceste date le schimbă doar coordonatorii.

  1. Deschide Administrează › Plăți și derulează în jos. Dacă comuna ta nu a pornit nici transferul bancar, nici PayPal, această secțiune nu există.
  2. Completează la Cont bancar pentru transferuri Beneficiar și IBAN. Fără cont bancar se poate plăti doar în numerar.
  3. Dacă vreți să folosiți un cont PayPal propriu, completează la Cont PayPal propriu PayPal Client ID, PayPal Secret și PayPal Webhook ID. Pe toate trei le găsești în zona pentru dezvoltatori a contului tău PayPal. Secretul este salvat criptat și apoi nu mai este afișat niciodată; dacă vrei să-l păstrezi, lasă pur și simplu câmpul gol la următoarea salvare. Adresa webhook pentru PayPal ți-o arată aplicația; trece-o la PayPal.
  4. Atinge Salvează.

Sfat: Participanții își pot descărca singuri chitanța ca PDF. Nu trebuie să scrii chitanțe.

11. Fotografii la eveniment

De la începutul unui eveniment, pe pagina evenimentului există secțiunea Vezi fotografiile. Acolo participanții pot încărca fotografii.

Setează fotografiile

  1. Deschide evenimentul.
  2. Atinge butonul mic Fotografii.
  3. Lasă bifa la Permite fotografii la eveniment sau scoate-o.
  4. Alege Vizibile pentru toți sau Doar pentru participanți.
  5. Dacă vrei să vezi fiecare fotografie înainte, bifează Arată fotografiile doar după aprobare.
  6. Atinge Salvează.

Aprobă și elimină fotografii

Când aprobarea este pornită, pe fotografiile noi scrie așteaptă aprobarea. Atinge bifa verde (Aprobă) ca să arăți o fotografie, sau crucea (Elimină) ca s-o ștergi.

Au voie la asta coordonatorii, moderatorii organizației voastre și membrii cu permisiunea Aprobă fotografii.

12. Urmăritori și notificări

Membri și urmăritori

Pe lângă membri, organizația voastră are și urmăritori. Aceștia sunt oameni care vă urmăresc fără să fie membri. Ei ating pe pagina voastră, sus, steaua (Urmărește). Dacă pornesc în plus clopoțelul, primesc noutățile și ca notificare push.

Ce primesc urmăritorii:

  • Postările pe care le publici ca Public (și urmăritorii).
  • Evenimente publice noi. La o serie doar primul eveniment. Evenimentele cu sală cerută abia după ce sala este confirmată.

Ca și coordonator vezi doar câți vă urmăresc, nu cine.

Sfat: Atrage atenția pe afișe și fluturași asupra codului vostru QR (capitolul 3). Cine îl scanează ajunge pe pagina voastră și vă poate urmări cu o atingere.

Ce primești ca și coordonator

  • Cerere nouă de intrare, când cineva vrea să devină membru.
  • Confirmare nouă, respectiv Nou pe lista de așteptare, când cineva se înscrie la unul dintre evenimentele voastre (capitolul 9). Asta o primesc doar coordonatorii, nu membrii cu permisiunea Creează evenimente.
  • Cerere nouă de secție, când un grup vrea să aparțină de asociația voastră (capitolul 3).
  • Mesaje despre cererile de sală: confirmate, respinse sau date altcuiva.
  • Un rezumat cu 48 de ore înainte de evenimentele voastre.

13. Păstrează ordinea în propria organizație

Coordonatorii și moderatorii organizației voastre au grijă împreună de un ton prietenos.

  • Postări: Postările nepotrivite le ștergeți cu simbolul coș de gunoi.
  • Chat de grup: Puteți scoate mesajele deranjante ale altora cu Elimină pentru toți (acolo scrie apoi „Eliminat de coordonatorii grupului”) și puteți limita chatul la anunțuri cu Scriu doar coordonatorii (capitolul 5).
  • Fotografii: Aprobați sau eliminați fotografii (capitolul 11).
  • Membri: Coordonatorii pot Elimină sau Blochează persoane (capitolul 4).

Când cineva raportează o postare, o fotografie sau un mesaj din chat, raportarea ajunge la echipa de moderare a comunei tale. Ea se ocupă de asta, și în cazurile grave, cum ar fi hărțuirea.

Sfat: Dă rolul Moderare unuia sau doi membri de încredere. Așa nu trebuie să ții totul singur sub observație.

14. Șterge organizația

Când asociația voastră se desființează sau grupul nu mai este necesar:

  1. Deschide Administrează › Setări.
  2. Derulează până jos de tot.
  3. Atinge Șterge organizația.
  4. Citește mesajul și atinge încă o dată Șterge organizația.

Organizația dispare imediat și este ștearsă definitiv după 90 de zile.

Bine de știut: Dacă doar nu mai vrei să fii coordonator, nu trebuie să ștergi. Predă pur și simplu coordonarea altcuiva (capitolul 4).

15. Funcții suplimentare

Unele funcții există doar dacă sunt pornite în comuna ta.

Donații de puncte

Dacă în comuna ta sunt pornite punctele, găsești la Administrează › Setări, în secțiunea Evenimente, bifa Acceptă donații de puncte. Atunci pe pagina voastră apare butonul Donează puncte, iar membrii comunei vă pot dărui puncte.