Acest manual este pentru toți cei care se ocupă în DettingenConnect de un loc de întâlnire sau conduc o firmă: administratorul sălii de sport, primăria cu sala pentru cetățeni, patroana cu camera separată din local sau magazinul de la colț. Aici afli pas cu pas cum ajunge locul tău de întâlnire sau firma ta în aplicație, cum îl întreții și cum răspunzi la cererile de sală. Cum folosești aplicația în viața de zi cu zi găsești în Manualul pentru membri. Cum cere o asociație o sală și cum își conduce organizația găsești în Manualul pentru coordonatorii de asociații.
1. Înainte să începi
Cum este construită aplicația
Sus de tot vezi mereu același rând: în stânga logoul (o atingere pe el te duce la Acasă), apoi căutarea, clopoțelul pentru notificări și în dreapta avatarul tău cu meniul.
Dedesubt este antetul paginii. El arată numele paginii. În stânga este o săgeată înapoi, în dreapta apar uneori mici simboluri, de exemplu un creion pentru editare.
Jos de tot este bara cu Evenimente, Locuri de întâlnire, Grupuri, Oameni, Chat și Mai mult; pe calculator, aceleași lucruri sunt în stânga, pe margine. Pentru tine, ca operator, sunt importante mai ales Acasă (prin logo) și Locuri de întâlnire. Toate firmele sunt la Mai mult › Firme.
De ce ai nevoie
- Un cont propriu în DettingenConnect.
- O adresă de e-mail confirmată. Abia după aceea poți propune locuri de întâlnire, înscrie firme sau răspunde la cereri.
- Pentru un loc de întâlnire de care te ocupi: drepturi de operator pentru acest loc de întâlnire. Cum le primești afli în capitolele 2 și 3.
Sfat: Protejează-ți contul în plus cu conectarea în doi pași. Este opțională, dar recomandată dacă administrezi un loc de întâlnire sau o firmă. O găsești în meniul avatarului, la Setări.
Cine este operator?
Operator al unui loc de întâlnire este cine e trecut în administrarea lui. Există două roluri:
- Owner: are voie să facă orice, inclusiv să adauge alți operatori și să arhiveze locul de întâlnire.
- Manager: întreține locul de întâlnire și sălile și răspunde la cereri.
Dacă locul de întâlnire aparține unei organizații (de exemplu unei asociații, unei firme sau comunei), coordonatorii ei contează automat ca owner.
Loc de întâlnire sau firmă?
- Un Loc de întâlnire este un loc unde oamenii se întâlnesc și rămân o vreme: o sală de sport, o sală de evenimente, sediul unei asociații, un loc de joacă, o cafenea. Locurile de întâlnire apar jos, la Locuri de întâlnire, și pe hartă.
- O Firmă este o organizație: un magazin, un atelier, un local, un furnizor de servicii. Firmele apar la Mai mult › Firme, sortate după domeniul de activitate.
O cafenea este amândouă: firma apare la Firme, iar adresa ei apare în plus la Locuri de întâlnire. Un magazin sau un atelier nu este un loc de întâlnire. Adresa și programul apar atunci doar pe pagina firmei, în blocul Adresă. Dacă o adresă contează ca loc de întâlnire depinde de categoria ei; asta stabilește administrația.
2. Propune un loc de întâlnire
Pentru săli de sport, săli de evenimente, sedii de asociații, locuri publice și alte locuri de întâlnire. Firmele precum restaurantele sau magazinele au un drum propriu, vezi capitolul 3.
Pas cu pas
- Atinge jos Locuri de întâlnire.
- Atinge butonul rotund Propune un loc de întâlnire din dreapta jos.
- Introdu numele locului de întâlnire la Nume.
- Alege Tip, de exemplu Loc de evenimente, Sediul asociației, Loc public, În aer liber, Loc de întâlnire sau Altele.
- Scrie o Descriere scurtă.
- Atinge harta ca să marchezi locul de întâlnire.
- Dacă coordonezi o organizație, vezi câmpul Pentru organizația. Alege acolo organizația care administrează locul de întâlnire. Altfel rămâne Niciuna (propunere proprie).
- Atinge Propune.
Apoi vezi mesajul „Mulțumim! Echipa de moderare îți verifică propunerea.” Pe pagina locului de întâlnire apare mențiunea „Acest loc de întâlnire așteaptă aprobarea moderării.”
Aprobarea
Echipa de moderare a DettingenConnect se uită la fiecare loc de întâlnire nou. Imediat ce îl aprobă, este vizibil pentru toți. Primești notificarea Loc de întâlnire aprobat.
Bine de știut: O propunere fără organizație este un loc de întâlnire public, pentru toți. De aceea, cine îl propune nu devine operator, în mod intenționat. Devii operator printr-o organizație (pasul 7), ca coordonator al unei firme (capitolul 3) sau dacă un owner te adaugă prin e-mail (capitolul 14). Locurile de întâlnire publice fără operator sunt întreținute de echipa de moderare.
3. Înscrie și preia o firmă
În DettingenConnect, o firmă este o organizație, la fel ca o asociație. Cine înscrie sau preia firma intră în coordonarea ei (Coordonare). Ca membru al coordonării întreții pagina firmei, îți primești echipa și poți crea postări și evenimente. Cum se face asta găsești în Manualul pentru coordonatorii de asociații.
Toate firmele le găsești la Mai mult › Firme. Sus poți filtra după domeniul de activitate sau poți căuta după nume cu Caută o firmă.
Firma ta este deja în aplicație?
Multe firme sunt deja în DettingenConnect, chiar dacă încă nu le întreține nimeni personal. Pe pagina lor apare atunci o mențiune ca „Această firmă nu își administrează încă singură intrarea. Toate datele le-am preluat din surse publice …”. Iată cum preiei o astfel de intrare:
- Deschide pagina firmei tale, de exemplu prin Mai mult › Firme.
- Atinge în mențiune Preia. Dacă nu ești conectat, acolo scrie Conectează-te și preia.
- Scrie la Ce rol ai acolo? ce rol ai, de exemplu „Proprietară”.
- La Mesaj (opțional) poți adăuga ceva care ajută la verificare.
- Atinge Trimite cererea.
Administrația îți verifică cererea și trimite o scrisoare cu un cod la adresa firmei. Până atunci, pe pagină scrie „Cererea ta este în curs de verificare. Apoi vine o scrisoare cu codul la adresă.”, iar după aceea „Scrisoarea cu codul e pe drum.” Cu codul din scrisoare preiei intrarea (vezi „Cu codul din scrisoare”).
Bine de știut: Dacă lucrezi într-o firmă pe care nu a preluat-o încă nimeni, poți atinge deja Lucrez aici. La tine apare atunci Cerută. Cine preia firma te confirmă.
Cu codul din scrisoare
Cu codul din scrisoare devii coordonatorul intrării. Unele firme primesc o astfel de scrisoare și fără să fi cerut ceva înainte. În spatele codului se află intrarea pregătită a firmei tale.
- Deschide pagina Folosește codul: prin adresa din scrisoare, pe pagina firmei tale prin Am deja un cod sau la Mai mult › Firme prin butonul rotund Înscrie o firmă din dreapta jos și apoi Am o scrisoare cu cod.
- Dacă nu ești încă conectat, te conectezi mai întâi sau îți creezi un cont. După aceea ajungi la pagina Folosește codul.
- Introdu codul în câmpul Codul din scrisoare și atinge Folosește.
- Acum faci parte din Coordonare firmei și ajungi la Administrează › Setări. Acolo scrie „Acum te ocupi de „…”. Cel mai bine verifică imediat datele.” Firma ta rămâne vizibilă pentru toți.
- Verifică și completează datele. Pentru asta nu ai nevoie de asistentul de mai jos; adresa, programul și zilele de închidere le întreții în blocul Adresă cu Editează adresa (vezi „Adresa de pe pagina firmei tale”).
Bine de știut: Fiecare cod se poate folosi o singură dată. Dacă apare „Acest cod nu este valid sau a fost deja folosit.”, verifică dacă l-ai scris corect. Dacă nu ajută, adresează-te echipei de moderare.
Fără cod
Dacă firma ta nu este încă în aplicație:
- Atinge la Mai mult › Firme butonul Înscrie o firmă.
- Atinge Creează fără cod.
Cei cinci pași ai asistentului
Sus vezi „Pasul 1 din 5” și o bară. Cu Înainte mergi mai departe, cu Înapoi te întorci.
- Nume și categorie: Completează câmpul Nume și alege o Categorie, de exemplu restaurant sau brutărie. O Descriere scurtă este opțională.
- Adresă: Completează Stradă, Nr., Cod poștal și Localitate. Apoi atinge harta ca să marchezi firma.
- Program: Trece orele pentru fiecare zi a săptămânii (așa cum este descris în capitolul 6). Poți lăsa și pasul acesta gol.
- Imagine de copertă: Atinge Alege o fotografie și fă o fotografie din exterior sau din interior. Alte imagini poți adăuga mai târziu.
- Verifică: Mai uită-te o dată peste tot și atinge Trimite.
Sfat: Nu trebuie să faci totul dintr-odată. Ce introduci fără cod ține minte browserul tău. Dacă revii mai târziu pe pagină, datele sunt tot acolo (doar fotografia trebuie s-o alegi din nou).
După trimitere
Ajungi pe pagina firmei tale și acum faci parte din Coordonare.
- Cu cod: Asistentul există doar fără cod. Cu cod faci parte din coordonare imediat după Folosește, iar firma ta este imediat vizibilă pentru toți (vezi „Cu codul din scrisoare”).
- Fără cod: Vezi „Mulțumim! Echipa de moderare îți verifică firma.” Pe pagină scrie „Această organizație așteaptă aprobarea moderării.” Firma ta devine vizibilă pentru toți imediat ce echipa de moderare o aprobă.
Domeniul de activitate (Domeniu de activitate), sub care apare firma ta în lista Firme, îl alegi pe pagina firmei la Administrează › Setări. Poți alege până la trei; primul apare pe hartă și în listă.
Adresa de pe pagina firmei tale
Pe pagina firmei tale se află blocul Adresă cu adresa și butonul Traseu, dedesubt „Deschis până la …” sau „Închis”, programul săptămânii și zilele tale de închidere. Ca membru al coordonării găsești în bloc Editează adresa: acolo întreții adresa, programul și zilele de închidere (capitolele 5 și 6). Jos de tot în bloc, alții pot anunța cu E ceva greșit? dacă s-a schimbat ceva (capitolul 13).
Dacă firma ta este și loc de întâlnire, de exemplu o cafenea, adresa ei apare în plus la Locuri de întâlnire. În blocul Adresă te duce atunci acolo Spre locul de întâlnire. Pe pagina locului de întâlnire scrie „Administrat de” cu firma ta, iar ca membru al coordonării găsești acolo, sus în dreapta, creionul Administrează pentru săli, oferte, program și altele (capitolul 4).
4. Găsește administrarea locului tău de întâlnire
Există trei drumuri spre administrare:
- Deschide locul tău de întâlnire (jos Locuri de întâlnire, apoi atinge locul de întâlnire) și atinge sus în dreapta, în antetul paginii, simbolul creion Administrează.
- Deschide o sală a locului tău de întâlnire și atinge butonul Administrează.
- Dacă ai cereri, atinge în zona Acasă cardul cu cererile de sală deschise (capitolul 10).
Sus în administrare apare numele locului tău de întâlnire și dedesubt un rând de file:
- Ocupare: cererile deschise și planul de ocupare
- Detalii: descriere, adresă, contact, rezervare de sală, dotări, imagini
- Program: programul și zilele de închidere
- Săli: sălile tale
- Oferte: meniul zilei, promoții
- Operatori: cine mai administrează locul de întâlnire (doar pentru owner)
- Chei: cine are ce cheie (doar dacă comuna ta a activat modulul, capitolul 16)
Sfat: Dacă nu încap toate filele pe un rând, celelalte apar pe un al doilea rând dedesubt.
5. Întreține-ți locul de întâlnire
Atinge în administrare Detalii. Pagina are mai multe secțiuni. Imediat ce ai schimbat ceva, apare jos pe margine rândul Nesalvat cu butonul Salvează modificările. Atinge-l când ai terminat. Vezi apoi „Salvat.” Dacă vrei să părăsești pagina înainte, aplicația te întreabă. La fel este și la Program și Săli.
General
- Nume: așa se numește locul tău de întâlnire în aplicație.
- Categorie: de exemplu sală de sport, cafenea sau loc de joacă. Categoria hotărăște și la ce filtru apare locul tău de întâlnire în listă: Gastronomie, Cumpărături, Sport, Cultură, Public sau Loc de întâlnire.
- Descriere scurtă: o propoziție care apare în listă și sus pe pagina locului de întâlnire.
- Descriere (Markdown): un text mai lung pentru pagina locului de întâlnire. Un rând gol începe un paragraf nou. Rândurile care încep cu un minus și un spațiu devin o listă.
Bine de știut: Grupurile de filtre și categoriile le stabilește administrația. Dacă lipsește o categorie potrivită, anunță echipa de moderare.
Adresă
- Completează Stradă, Nr., Cod poștal și Localitate.
- Atinge harta ca să stabilești poziția exactă. Așa vizitatorii găsesc drumul când ating Traseu pe pagina locului tău de întâlnire.
Contact
- Persoană de contact, E-mail, Telefon și Site web sunt opționale.
- La Contact vizibil pentru alegi toți sau utilizatori conectați. La utilizatori conectați, vizitatorii fără cont văd doar mențiunea „Datele de contact sunt vizibile doar utilizatorilor conectați.”
Rezervare de sală
Aici stabilești dacă și cum pot alții să-ți rezerve sălile. La Săli de rezervat există trei posibilități:
- nu se pot rezerva: Nimeni nu poate trimite o cerere.
- la cerere (necesită confirmare): Fiecare cerere ajunge la tine și tu hotărăști.
- imediat (fără confirmare): Dacă sala e liberă și locul de întâlnire e deschis, rezervarea este imediat fixă.
Dacă sălile tale se pot rezerva, apar încă două câmpuri:
- Termen minim de rezervare (ore): cu cel puțin atâtea ore înainte trebuie trimisă cererea.
- Cel mult în avans (zile): cel mult atât de departe în viitor se poate rezerva.
Sfat: Dacă nu ești sigur, alege la cerere (necesită confirmare). Așa păstrezi controlul și hotărăști singur în fiecare caz.
Bine de știut: Dacă o asociație creează o serie de evenimente care depășește intervalul tău Cel mult în avans (zile), la evenimentele târzii apare „Sala urmează”. Aplicația cere atunci sala automat, imediat ce evenimentul intră în intervalul tău.
Dotări
Bifează tot ce oferă locul tău de întâlnire, de exemplu la Tehnică, Mobilier, Bucătărie, Accesibil sau Afară. După bifă apare un câmp pentru o observație, de ex. „HDMI, fără VGA”.
Imagini
La Imagini există patru zone:
- Imagine de copertă: imaginea mare de sus de pe pagina locului de întâlnire și din listă.
- Logo: o imagine mică lângă nume, de exemplu semnul casei tale.
- Galerie: alte fotografii.
- Plan: un plan al clădirii tale.
Iată cum adaugi o imagine:
- Atinge în zona potrivită câmpul Încarcă o imagine.
- Alege o fotografie sau fă una nouă.
- Așteaptă puțin, până dispare „Se încarcă …”. Vezi „Imagine adăugată.”
Ca s-o elimini, atinge micul X din dreapta sus de pe imagine.
Bine de știut: Aplicația îți micșorează singură fotografiile. Nu trebuie să le prelucrezi înainte.
Link scurt și cod QR
Jos de tot, la Link scurt și cod QR, găsești o adresă scurtă pentru locul tău de întâlnire și încă una care duce direct la evenimentele de la locul tău de întâlnire (cu /termine la final). Atinge simbolul de copiere ca să copiezi o adresă sau Descarcă codul QR (SVG) pentru afișe pe ușă sau în vitrină. Și butonul Distribuie de pe pagina locului de întâlnire trimite adresa scurtă.
Arhivează locul de întâlnire
Dacă locul tău de întâlnire nu mai există, un owner îl poate arhiva. Atunci dispare din listă.
- Atinge jos de tot pe pagina Detalii butonul Arhivează.
- Citește mențiunea „Intrarea dispare din listă. Merge doar fără rezervări confirmate viitoare.” și atinge încă o dată Arhivează.
Bine de știut: Asta merge doar dacă nu mai există rezervări confirmate în viitor. Altfel apare „Există încă rezervări confirmate viitoare.”
6. Programul și zilele de închidere
Atinge în administrare Program.
Când este deschis?
Sus alegi ce înseamnă „deschis” la locul tău de întâlnire:
- Program fix: pentru cafenea, magazin sau bibliotecă. Vizitatorii văd grila săptămânală pe care o completezi dedesubt.
- Deschis la evenimente: pentru casa de cultură sau sediul unei asociații. Este deschis cât timp are loc aici un eveniment public, de exemplu cursul de croitorie. Vizitatorii văd pe pagina locului de întâlnire orele deschise din următoarele 7 zile, împreună cu evenimentul, iar pe hartă „Deschis până la 17:00 · Curs de croitorie”. Evenimentele doar pentru membri, pentru un grup sau interne nu contează, acestea sunt evenimente închise. Dacă un eveniment este anulat, ora dispare imediat.
La Deschis la evenimente, grila de dedesubt se numește Se poate rezerva: ea stabilește doar când se pot rezerva sălile. Vizitatorii n-o văd ca program.
Trece programul
Pentru fiecare zi a săptămânii există un rând. Dacă acolo scrie „închis”, pentru ziua aceea nu este încă trecută nicio oră.
- Atinge la ziua respectivă Adaugă un interval.
- Setează ora de început și de sfârșit.
- Dacă ai pauză la prânz, atinge încă o dată Adaugă un interval și trece al doilea interval.
- Un interval îl ștergi cu simbolul coș de gunoi de lângă el.
- Atinge Salvează modificările.
Sfat: Dacă ai deschis și după miezul nopții, trece pur și simplu ora de închidere, de exemplu 18:00 până la 01:00. Aplicația înțelege că se termină a doua zi.
Zile de închidere și concediu
Pentru concediu, renovare sau o pauză mai lungă:
- Derulează la Zile de închidere și apoi la caseta Adaugă o perioadă de închidere.
- Alege data la De la.
- Alege data la Până la (gol = până la noi dispoziții). Lasă câmpul gol dacă nu știi încă când redeschizi.
- Scrie la Motiv de exemplu „Concediu” sau „Renovare”.
- Atinge Adaugă.
Pe pagina locului tău de întâlnire scrie atunci, de exemplu, „Închis de la … până la …” sau „Închis din …, până la noi dispoziții”.
Bine de știut: În zilele de închidere nimeni nu-ți poate rezerva sălile. Când ai deschis din nou, șterge intrarea cu simbolul coș de gunoi.
7. Oferte pentru firme
Cu ofertele arăți ce e special acum: un meniu al zilei, un happy hour sau o promoție. Ofertele valabile apar sus pe pagina locului tău de întâlnire, la Oferte.
- Atinge în administrare Oferte.
- Trece un Titlu, de exemplu „Săptămânile sparanghelului”.
- Dacă e nevoie, scrie o Descriere.
- Dacă e nevoie, alege Valabil de la și Valabil până la. Fără dată, oferta e valabilă până o ștergi.
- Atinge Publică oferta.
O ofertă o elimini cu simbolul coș de gunoi de lângă ea.
Bine de știut: Dacă locul tău de întâlnire este legat de o organizație, urmăritorii ei îți văd oferta nouă la clopoțel.
8. Creează și întreține săli
O sală este tot ce se poate rezerva: o sală mare, o cameră separată, o sală de sport sau un teren.
Creează o sală
- Atinge în administrare Săli.
- Atinge Adaugă o sală.
- Dă sălii un Nume, de exemplu „Sala mare”.
- Scrie o Descriere scurtă.
- Trece mărimea: Locuri pe scaun, Locuri în picioare, Suprafață (m²) și Etaj. Toate sunt opționale.
- Bifează Se poate rezerva dacă alții au voie să ceară sala.
- La Tip de rezervare scrie de obicei ca la locul de întâlnire. Dacă această sală trebuie rezervată altfel decât restul, alege aici nu se pot rezerva, la cerere (necesită confirmare) sau imediat (fără confirmare).
- Trece la Preț pe oră o sumă dacă sala costă ceva. Lasă câmpul gol dacă este gratuită.
- La Notă internă (doar operatori) poți nota ceva pentru tine, de exemplu unde stă cheia. Asta văd doar operatorii.
- Alege la Dotări ce există în această sală.
- Atinge Salvează modificările.
Sfat: Termenul minim de rezervare și „Cel mult în avans” sunt valabile pentru toate sălile locului de întâlnire. Le setezi la Detalii, în secțiunea Rezervare de sală (capitolul 5).
Fotografii ale sălii
După prima salvare apare jos zona Fotografii. Atinge Încarcă o imagine ca să adaugi fotografii. Prima fotografie apare pe cardul sălii de pe pagina locului tău de întâlnire.
Modifică sau șterge o sală
- Atinge în administrare Săli și apoi sala.
- Schimbă ce vrei și atinge Salvează modificările.
- Ca s-o ștergi, atinge jos de tot Șterge sala și confirmă.
Bine de știut: O sală cu rezervări în viitor nu o poți șterge. Atunci apare „Sala are încă rezervări viitoare. Seteaz-o în schimb pe „nu se poate rezerva”.” În acest caz, scoate bifa de la Se poate rezerva.
9. Gestionează cererile de sală
Asociațiile și organizațiile îți cer sălile în două feluri:
- Fără eveniment: Coordonatorii ating pe pagina sălii Cere sala și trimit data, ora, scopul și numărul de persoane.
- Cu eveniment: Coordonatorii creează un eveniment și aleg sala ta. Cererea ajunge automat la tine.
La tine, ambele arată la fel. Cum decurge cererea din perspectiva asociației găsești în Manualul pentru coordonatorii de asociații.
Vezi cererile deschise
- Deschide administrarea locului tău de întâlnire. Ajungi direct la Ocupare.
- Sus este secțiunea Cereri deschise. Dacă nu e nimic, acolo scrie „Nicio cerere deschisă.”
Fiecare cerere îți arată:
- ziua, ora și sala
- organizația (sau numele persoanei) și scopul
- numele persoanei care cere. Dacă îl atingi, îi poți scrie un e-mail.
- numărul așteptat de persoane, de exemplu „Persoane: 40”
- timpul de pregătire și de strângere, de exemplu „Pregătire 30 min, strângere 15 min”
- un mesaj, dacă cineva a scris ceva
La ce să fii atent
- Dacă acolo apare evidențiat colorat în afara programului, cererea este în afara orelor pe care le-ai trecut. O poți confirma totuși, dacă pentru tine e în regulă.
- Dacă acolo scrie de exemplu „Alte cereri în același interval: 1”, mai mulți vor aceeași sală la aceeași oră. Tu hotărăști cine o primește.
Confirmă o cerere
- Verifică cererea.
- Atinge Confirmă.
- Vezi „Rezervare confirmată.”
Persoana care a cerut primește mesajul Sală confirmată. Dacă de cerere ține un eveniment, acesta devine acum vizibil public.
Bine de știut: Prin confirmare, intervalul este ocupat. Toate celelalte cereri deschise care se suprapun cu el sunt respinse automat de aplicație. Cei afectați primesc mesajul Sala a fost atribuită altcuiva.
Confirmă o serie dintr-odată
Dacă o asociație se întâlnește regulat, cererea vine ca serie. Recunoști asta după „Serie: 12 date” (cu numărul potrivit).
- Atinge Confirmă toate cele 12 (cu numărul potrivit) ca să confirmi toate datele dintr-odată.
- Dacă vrei să confirmi doar data afișată, atinge în schimb Confirmă.
Dacă sala este deja ocupată în anumite zile, acele date rămân deschise. Vezi atunci, de exemplu, „Date confirmate: 10; rămân deschise: 2 (sala este ocupată).”
Respinge o cerere
- Atinge Respinge.
- Se deschide o fereastră. Scrie scurt la Motiv (opțional) de ce, de exemplu „Sala de sport e închisă în ziua aceea”. Poți lăsa câmpul și gol.
- Atinge Respinge.
Persoana care a cerut primește mesajul Cerere de sală respinsă, cu motivul tău, dacă ai scris unul.
Bine de știut: Dacă de cerere ține un eveniment, aplicația anulează automat acel eveniment. Coordonatorii și toți cei înscriși sunt anunțați. De aceea, respinge doar dacă sala chiar nu se poate. Altfel vorbește înainte cu coordonatorii.
Când un eveniment este mutat
Dacă o asociație schimbă ora sau ziua unui eveniment cu sala ta, aplicația verifică din nou rezervarea. Dacă sala ta este pe la cerere (necesită confirmare), îți vine o cerere nouă. O confirmi sau o respingi ca de obicei.
Vezi planul de ocupare
Sub cereri se află planul de ocupare al tuturor sălilor.
- Cu Săptămână și Lună schimbi vizualizarea.
- Cu săgețile mergi înainte și înapoi.
- În vizualizarea pe săptămână glisezi lateral prin zile. Căsuțele pline sunt confirmate, căsuțele cu contur punctat sunt cerute. La zilele libere scrie „liberă”.
- În vizualizarea pe lună, puncte mici arată în ce zile se întâmplă ceva. Atinge o zi ca să vezi săptămâna respectivă.
Anulează o rezervare confirmată
Dacă trebuie să retragi o rezervare deja confirmată, de exemplu din cauza unei inundații:
- Atinge în planul de ocupare, în vizualizarea pe săptămână, rezervarea (o căsuță colorată plin).
- Se deschide fereastra Anulează rezervarea cu ora și sala.
- Atinge Anulează.
Persoana care a rezervat primește mesajul Rezervare de sală anulată. Dacă de rezervare ține un eveniment, aplicația îl anulează și toți cei înscriși sunt anunțați.
Sfat: Vorbește înainte cu coordonatorii organizației. Poate se potrivește altă sală sau altă oră.
Blochează o sală
Dacă ai nevoie chiar tu de sală, de exemplu pentru o zi de curățenie, o reparație sau o petrecere privată, o blochezi:
- Atinge sub planul de ocupare Creează o blocare.
- Alege sala la Săli.
- Alege Dată, De la și Până la.
- Scrie la Scop de exemplu „Curățenie generală”.
- Atinge Creează o blocare.
Vezi „Sala a fost blocată.” Cererile deschise din acest interval sunt respinse automat de aplicație.
Ridică o blocare
- Atinge blocarea în planul de ocupare. Sau deschide pagina sălii blocate (prin pagina locului tău de întâlnire și apoi sala); acolo blocarea ta apare la Rezervările tale.
- Atinge Anulează. Vezi „Rezervare anulată.”
Bine de știut: Dacă se anulează o rezervare de sală de care ține un eveniment, aplicația anulează acel eveniment.
10. Notificările și cardul de pe Acasă
Ce primești
Ca operator primești la fiecare cerere nouă mesajul Cerere nouă de sală, de exemplu „Turnverein cere Sala mare (Bürgerhaus): …”. Atinge-l ca să deschizi cererea.
Toate notificările le găsești și la clopoțelul de sus.
Cardul de pe Acasă
Dacă ai cereri deschise, zona Acasă îți arată un card, de exemplu „2 cereri de sală deschise” cu numele locului tău de întâlnire. Dacă te ocupi de mai multe locuri de întâlnire, există câte un card pentru fiecare. O atingere te duce direct la Ocupare.
Setează cum ești anunțat
- Atinge sus în dreapta avatarul tău și apoi Setări.
- Atinge Notificări.
- Caută zona Săli și organizații.
- Alege Imediat, Grupat sau Oprit.
Sfat: Lasă Săli și organizații pe Imediat. Așa nimeni nu așteaptă mult după răspunsul tău.
11. Chiria sălii și plata
Când calculează aplicația chiria
Aplicația cere chiria doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile:
- Sala are un Preț pe oră.
- Locul tău de întâlnire este legat de o Organizația care administrează (capitolul 14). Banii merg la această organizație.
- Rezervarea este confirmată.
- Nu rezervă propria ta organizație. Ea nu-și plătește singură.
Atunci persoana care rezervă primește o cerere de plată. Suma se calculează după timpul rezervat, adică proporțional, pe minute.
Bine de știut: Dacă te ocupi de locul tău de întâlnire fără o organizație, prețul apare doar ca informație pe pagina sălii, de exemplu „25 € pe oră”. Chiria o încasezi atunci singur, ca până acum.
Verifică și confirmă plățile
Plățile le văd coordonatorii organizației tale în administrarea ei, la Plăți. Acolo confirmă, de exemplu cu Transfer primit sau Numerar primit, că banii au sosit. Cum se face exact și cum treci contul bancar găsești în Manualul pentru coordonatorii de asociații.
Bine de știut: Dacă o rezervare este anulată, aplicația anulează și plata aferentă.
12. Cum îți văd alții locul de întâlnire
Pagina locului tău de întâlnire este vizibilă pentru toți, chiar și pentru vizitatorii fără cont. Acolo apar:
- imaginea de copertă, numele, categoria și descrierea scurtă
- la o firmă, „Administrat de” cu numele firmei
- adresa cu butonul Traseu
- pentru cei conectați: Acum aici și Des aici (vezi mai jos)
- Se întâlnesc aici: organizațiile care se întâlnesc de obicei la tine, pentru că locul sau sala lor standard este la tine, de exemplu grupul de sport din cafenea
- ofertele tale valabile (Oferte)
- Ce se întâmplă aici: următoarele evenimente de la locul tău de întâlnire
- programul (Program), cu „Deschis până la …” sau „Închis” și perioadele tale de închidere
- sălile tale (Săli), sub formă de carduri mici
- Dotări, descrierea, Contact, Galerie și Plan
- Mai e valabil? sau E ceva greșit? pentru semnalări din comunitate (capitolul 13)
Ce se întâmplă acum
Dacă tocmai are loc un eveniment la locul tău de întâlnire, deasupra evenimentelor apare o mențiune colorată, de exemplu „Acum aici: Repetiția corului până la 21:00”.
Cine e aici acum și cine vine des
Cei conectați văd pe pagina locului tău de întâlnire două zone care vin chiar de la vizitatori. Vizitatorii fără cont nu le văd.
- Acum aici: Cu Sunt aici acum, cineva își face check-in la tine, dacă vrea cu o propoziție ca „Stau afară, vine cineva la o cafea?”. Persoana alege până când rămâne (cel mult 12 ore) și cine vede asta. După aceea, intrarea dispare singură. Alții pot anunța cu Treci pe aici. Aplicația nu folosește GPS pentru asta, ci doar locul de întâlnire pe care îl atinge persoana.
- Des aici: Cu Vin des aici, clienții fideli arată că vin regulat la tine. Acolo scrie atunci, de exemplu, „12 oameni vin des aici”, cu mici poze de profil. O nouă atingere anulează.
Ambele merg doar pentru oamenii care pot fi găsiți la Oameni. Tu, ca operator, nu trebuie să setezi nimic pentru asta.
Sfat: Atrage liniștit atenția asupra acestui lucru în cafeneaua sau sediul asociației tale, de exemplu cu codul QR din capitolul 5. Cine își face check-in le arată altora că la tine se întâmplă ceva chiar acum.
Pagina sălii
Pe fiecare pagină de sală, alții văd fotografiile, locurile, suprafața, prețul și dotările. La Ocupare văd săptămâna cu „liberă”, „ocupată” și „cerută”.
Bine de știut: Alții văd la ocupare doar orele, niciodată cine a rezervat. Numele, datele de contact și nota ta internă le văd doar operatorii.
În lista locurilor de întâlnire
În zona Locuri de întâlnire, alții îți găsesc locul de întâlnire prin filtrele Se întâmplă ceva azi, Deschis acum și Săli de rezervat, precum și prin grupuri ca Gastronomie sau Sport. Un program actualizat și o categorie corectă fac ca locul tău de întâlnire să apară acolo cum trebuie.
13. Semnalări din comunitate: „Mai e valabil?”
Ca datele să rămână actuale, ajută toți. Cine e conectat poate atinge la un loc de întâlnire și în blocul Adresă al unei firme butonul E ceva greșit? și poate alege la Ce s-a schimbat?: Închis definitiv, Are acum alt nume, Program, Adresă sau poziție, Telefon, e-mail, site web sau Altele. Persoana trece totodată valorile corecte.
Dacă de o jumătate de an nimeni n-a verificat datele, aplicația întreabă în schimb Mai e valabil? cu Da, e corect și Ceva s-a schimbat. La propriul loc de întâlnire și la propria firmă nu vezi aceste butoane.
Verifică semnalările
Fiecare semnalare ajunge la operatorii locului de întâlnire, respectiv la coordonatorii firmei. Dacă nu există, hotărăște echipa de moderare. Închis definitiv ajunge întotdeauna și la echipa de moderare; cine hotărăște primul rezolvă semnalarea. Primești notificarea Nu mai e corect, iar pe Acasă apare un card, de exemplu „1 semnalare de verificat”.
- Atinge cardul. Ajungi la pagina Semnalări.
- La fiecare semnalare vezi ce scrie acum (tăiat) și ce ar fi nou.
- Dacă e nevoie, scrie un Răspuns pentru persoană (opțional).
- Atinge Preia dacă semnalarea e corectă. Aplicația trece imediat valorile noi. La Altele, butonul se numește Rezolvat.
- Atinge E corect așa dacă totul e în regulă. Atunci totul rămâne cum este.
Dacă preferi să corectezi chiar tu, Editează singur te duce direct în administrare.
Persoana care a trimis semnalarea este anunțată în ambele cazuri. Dacă în comuna ta există puncte, primește pentru o corectură preluată 5 puncte și pentru Da, e corect 1 punct (cel mult o dată pe an pentru fiecare intrare).
Bine de știut: Dacă cineva alege Închis definitiv și tu preiei asta, aplicația trece o zi de închidere fără sfârșit. O poți șterge din nou la Program (capitolul 6).
14. Administrează operatorii și predă locul de întâlnire
Atinge în administrare Operatori. Acest buton îl văd doar owner-ii.
Adaugă pe cineva ca operator
Persoana are nevoie deja de un cont în DettingenConnect.
- Trece în caseta Adaugă un operator adresa de e-mail la Adresa de e-mail a contului.
- Alege Manager sau Owner.
- Atinge Adaugă.
Dacă nu există niciun cont cu adresa de e-mail respectivă, apare „Nu există niciun cont cu această adresă de e-mail.” Roagă atunci persoana să se înregistreze mai întâi.
Scoate pe cineva
Atinge simbolul coș de gunoi de lângă nume.
Bine de știut: Un loc de întâlnire fără organizație care îl administrează are nevoie întotdeauna de cel puțin un owner. Ultimul owner nu poate fi eliminat. Atunci apare „Ultimul proprietar (owner) nu poate fi eliminat.”
Leagă organizația care administrează
Dacă locul tău de întâlnire aparține unei asociații, unei firme sau comunei, leagă-l de organizația lor. Atunci coordonatorii organizației administrează automat și ei locul de întâlnire, iar chiria sălii poate trece prin aplicație (capitolul 11).
- Alege în caseta Organizația care administrează organizația. Poți alege doar organizații pe care le coordonezi tu.
- Atinge Salvează.
Sub lista operatorilor apare apoi cine face parte din coordonare, de exemplu „Coordonatorii Turnverein (automat owner)”.
Predă locul de întâlnire altcuiva
De exemplu, când vine un administrator nou:
- Trece persoana nouă ca mai sus, cu rolul Owner.
- Verifică dacă apare în listă.
- Apoi scoate-te pe tine cu simbolul coș de gunoi.
Sfat: Fă predarea în această ordine. Invers nu merge, pentru că ultimul owner nu poate pleca.
Bine de știut: La o firmă nu predai locul de întâlnire, ci coordonarea firmei. Cum se face asta găsești în Manualul pentru coordonatorii de asociații.
15. Când nu se conectează nimeni multă vreme
Ca în aplicație să fie doar firme actuale, DettingenConnect verifică în fiecare zi dacă o firmă mai este îngrijită.
- Dacă de aproape un an (11 luni) nu s-a conectat nimeni din coordonarea firmei, coordonatorii primesc mesajul „Te rugăm să te conectezi”. Conectează-te pur și simplu, atât e de ajuns.
- Dacă nici după 12 luni nu se conectează nimeni, firma redevine ciornă. Pe pagina ei apare atunci butonul Preia, iar ea primește un cod nou (capitolul 3).
- O firmă fără niciun coordonator devine imediat ciornă.
Sfat: Trece cel puțin două persoane în coordonarea firmei tale. Așa rămâne întreținută, chiar dacă una dintre ele nu intră mult timp în aplicație.
16. Chei
Dacă comuna ta activează modulul Chei, treci în administrarea locului tău de întâlnire, la Chei, cine are ce cheie sau transponder pentru sălile voastre. Asta văd doar operatorii locului de întâlnire, nu și organizațiile care rezervă săli la voi.
- Atinge Adaugă cheie.
- Introdu o Denumire, de exemplu „Transponder 7” sau „Ușa de la intrare”, și, dacă există, Număr de serie.
- Alege Tip (Transponder sau Cheie) și Stare (activă, inactivă sau pierdută).
- Caută la Deținător după nume sau e-mail și atinge persoana. Chei există doar pentru persoane cu cont.
- Trece când ai înmânat-o și bifează Condițiile de utilizare semnate când e gata.
- Alege la Săli sălile pe care le deschide cheia.
- La transpondere poți stabili Intervale orare pentru fiecare zi a săptămânii; fără intervale orare, este valabil oricând.
- Atinge Salvează.
Ca s-o modifici, atingi cheia din listă. Dacă cineva returnează o cheie, elimini deținătorul sau setezi starea pe inactivă; dacă se pierde una, pe pierdută – și pune să fie blocat transponderul în sistemul de încuiere.
Bine de știut: Cine are o cheie o vede în meniul avatarului, la Cheile mele, cu săli și intervale orare.