Ten podręcznik jest dla wszystkich, którzy w aplikacji DettingenConnect prowadzą stowarzyszenie, chór, inicjatywę albo grupę zainteresowań. Znajdziesz tu krok po kroku, jak założyć organizację, przyjmować członków, tworzyć wydarzenia z salą i nie stracić przeglądu zapisów i płatności. Nie potrzebujesz do tego wiedzy technicznej. Po prostu przeczytaj rozdział, którego właśnie potrzebujesz.
1. Zanim zaczniesz
Jak zbudowana jest aplikacja
Na samej górze zawsze widzisz ten sam pasek: po lewej logo (stuknięcie w nie prowadzi do Start), obok wyszukiwanie, dzwonek z powiadomieniami, a po prawej twoje zdjęcie (awatar). Pod spodem jest nagłówek strony z jej nazwą. Po jego lewej stronie jest strzałka, którą cofasz się o jedną stronę. Po prawej stronie nagłówka są czasem małe symbole działań na tej stronie, na przykład udostępnianie.
Na dole ekranu jest pasek z Wydarzenia, Miejsca, Grupy, Ludzie, Czat i Więcej. Na komputerze to samo jest w pasku przy lewej krawędzi.
Organizacje są w trzech katalogach:
- Grupy (na dole w pasku): grupy zainteresowań, czyli ludzie, którzy się spotykają i coś razem robią, na przykład grupa biegowa albo grupa gier.
- Więcej › Stowarzyszenia: stowarzyszenia, inicjatywy i inne, posortowane według dziedziny.
- Więcej › Firmy: sklepy, lokale, usługodawcy i gmina.
To, w czym sam bierzesz udział, widzisz na stronie startowej na górze w Moje organizacje. W Grupy zakładka Moje również pokazuje wszystko, do czego należysz, także twoje stowarzyszenie.
Co mogą prowadzący
W każdej organizacji są trzy role:
- Członek: czyta wpisy, pisze na czacie grupowym, zapisuje się na wydarzenia, przesyła zdjęcia.
- Moderacja: jak członek, a dodatkowo może usuwać wpisy, porządkować czat grupowy i zatwierdzać zdjęcia.
- Prowadzący: może wszystko. Tworzyć i zmieniać wydarzenia, rezerwować sale, przyjmować i usuwać członków, nadawać role, zmieniać ustawienia.
Organizacja zawsze ma co najmniej jednego prowadzącego. Możecie jednak prowadzić ją też we dwoje albo we troje.
Przycisk „Zarządzaj”
Jako prowadzący widzisz na górze strony swojej organizacji przycisk Zarządzaj. Kryją się za nim cztery sekcje: Członkowie (w firmach Zespół), Ustawienia, Zaproszenia i Płatności. Te sekcje wybierasz na górze za pomocą zakładek. Jeśli prowadzicie miejsce spotkań, dochodzi zakładka W naszych miejscach spotkań (rozdział 4).
Jeśli pozwoliłeś członkowi na zadanie Zarządzanie płatnościami (rozdział 4), w tym miejscu widzi on zamiast Zarządzaj przycisk Płatności. Prowadzi go on prosto do strony płatności waszej organizacji.
Wskazówka: Zabezpiecz dodatkowo swoje konto przez Logowanie dwuskładnikowe. Znajdziesz je w swoich ustawieniach w Bezpieczeństwo. Przy logowaniu potrzebujesz wtedy oprócz hasła kodu z aplikacji uwierzytelniającej. Jest to dobrowolne, ale prowadzącym bardzo to polecamy.
2. Zakładanie organizacji
Grupa czy stowarzyszenie?
To, gdzie zaczynasz, zależy od tego, czym jesteście:
- Grupa to ludzie, którzy się spotykają i razem coś robią, na przykład grupa biegowa albo kółko robótek na drutach. Zakładasz ją na dole w Grupy okrągłym przyciskiem Załóż grupę w prawym dolnym rogu. Na stronie startowej również jest Załóż grupę.
- Stowarzyszenie, inicjatywę albo coś innego o stałej formie dodajesz w Więcej › Stowarzyszenia okrągłym przyciskiem Dodaj stowarzyszenie w prawym dolnym rogu.
- Firmę dodajesz w Więcej › Firmy. Jak to zrobić, opisuje Podręcznik dla miejsc spotkań i firm.
Krok po kroku
- Stuknij Załóż grupę albo Dodaj stowarzyszenie.
- Kreator ma cztery kroki. Na górze widzisz, gdzie właśnie jesteś („Krok 1 z 4”).
- Podstawy: Wpisz Nazwa.
- W przypadku grupy wybierasz w Hobby do trzech pasujących hobby. Wpisz w tym celu dwie lub więcej liter w pole Szukaj hobby … i stuknij jedną z propozycji.
- W przypadku stowarzyszenia wybierasz Rodzaj (Stowarzyszenie, Inicjatywa albo Inne) i Kategoria, na przykład sport albo muzyka.
- W W skrócie napisz jedno zdanie, które was opisuje. W Opis (Markdown) jest miejsce na dłuższy tekst.
- Stuknij Dalej.
- Dołączanie i ograniczenia: Ustal, Kto może zostać członkiem? (więcej o tym niżej). Jeśli jesteście tylko dla określonych grup wiekowych, wybierz w Grupa docelowa jedną lub kilka grup (na przykład młodzież, dorośli i seniorzy) albo wpisz Minimalny wiek i Maksymalny wiek. W razie potrzeby zaznacz Niepełnoletni tylko z dorosłym opiekunem. W Maksymalna liczba członków (opcjonalnie) możesz ustawić limit. Podaj E-mail kontaktowy (opcjonalnie), jeśli chcecie być osiągalni.
- Stuknij Dalej.
- Zdjęcie: Stuknij przy Zdjęcie główne i przy Logo za każdym razem Wybierz zdjęcie i wybierz zdjęcie.
- Stuknij Dalej.
- Sprawdź: Obejrzyj podsumowanie. Przyciskiem Wstecz możesz jeszcze coś zmienić.
- Stuknij Załóż (w przypadku grupy) albo Dodaj (w przypadku stowarzyszenia).
Dobrze wiedzieć: To, co wpisujesz w kreatorze, aplikacja zapamiętuje na twoim urządzeniu. Jeśli w międzyczasie przerwiesz, przy następnym otwarciu wszystko nadal tam będzie.
Kto może zostać członkiem?
W przypadku stowarzyszenia, firmy i gminy tego wyboru nie ma: kto stuknie tam Jestem członkiem albo Pracuję tutaj, należy do nich dopiero wtedy, gdy to potwierdzisz. Dzięki temu nikt nie widnieje bez pytania w swoim profilu jako członek albo w zespole.
W przypadku grup, inicjatyw i innych (przycisk Dołącz) są trzy możliwości:
- Każdy, od razu: kto stuknie Dołącz, od razu należy do grupy.
- Na prośbę (decydują prowadzący): zainteresowani stukają Dołącz. Dostajesz powiadomienie i przyjmujesz albo odrzucasz prośbę.
- Tylko na zaproszenie: nikt nie może dołączyć sam. Zapraszasz ludzi przez link (zobacz rozdział 4). W Wskazówka dla zainteresowanych (opcjonalnie) możesz wyjaśnić, jak mimo to dołączyć, na przykład „Zagadnij nas na próbie”.
To ustawienie możesz później w każdej chwili zmienić.
Zatwierdzenie
Po założeniu od razu jesteś prowadzącym. Organizacja nie jest jednak jeszcze widoczna dla wszystkich. Najpierw sprawdza ją moderacja twojej gminy. Do tego czasu na stronie widnieje: „Ta organizacja czeka na zatwierdzenie przez moderację.”
Gdy tylko moderacja ją zatwierdzi, dostajesz powiadomienie Organizacja zatwierdzona. Od tej chwili wszyscy widzą waszą stronę, mogą was obserwować i dołączać.
Jeśli organizacja zostanie odrzucona, również dostajesz informację, zwykle z powodem. Powód widzisz też na stronie organizacji.
Dobrze wiedzieć: Wydarzenia możesz tworzyć dopiero wtedy, gdy wasza organizacja zostanie zatwierdzona.
3. Ustawianie organizacji
Wszystkie dane waszej organizacji zmieniasz w Zarządzaj › Ustawienia. Strona jest długa. Przewijaj spokojnie w dół. Gdy tylko coś zmienisz, na dole pojawi się pasek Nie zapisano z przyciskiem Zapisz zmiany. Stuknij go, gdy skończysz. Jeśli zechcesz wcześniej opuścić stronę, aplikacja zapyta, czy na pewno.
Nazwa, opis i hobby
- Otwórz Zarządzaj › Ustawienia.
- W razie potrzeby zmień Nazwa, Rodzaj, Kategoria (w firmach Branża) i W skrócie.
- W Hobby wybierasz do trzech pasujących hobby. Wpisz w tym celu dwie lub więcej liter w pole Szukaj hobby … i stuknij jedną z propozycji. Wybrane hobby usuwasz, stukając je jeszcze raz.
- W Opis (Markdown) napisz, kim jesteście, kiedy się spotykacie i co warto ze sobą przynieść.
- Stuknij Zapisz zmiany.
Wskazówka: Hobby są ważne. Osoby, które mają te hobby w swoim profilu, dostają waszą organizację i wasze wydarzenia jako propozycje.
Sekcje: grupa należy do stowarzyszenia
Grupa może należeć do stowarzyszenia, na przykład grupa piłki ręcznej do klubu sportowego. Pozostaje przy tym osobną grupą z własnym czatem i własnymi wydarzeniami.
Jako prowadzący grupy:
- Otwórz Zarządzaj › Ustawienia.
- W Należy do stowarzyszenia wybierz stowarzyszenie.
- Stuknij Zapisz zmiany.
Pod spodem widnieje „Czeka na potwierdzenie przez stowarzyszenie.”, dopóki prowadzący stowarzyszenia się nie zgodzą. Jeśli prowadzisz oba, przypisanie obowiązuje od razu. Opcją Nie należy do stowarzyszenia je cofasz.
Jako prowadzący stowarzyszenia dostajesz powiadomienie Prośba o nową sekcję. Tak decydujesz:
- Otwórz Zarządzaj › Członkowie.
- W Sekcje i grupy widnieje ta grupa. Stuknij Przyjmij albo Odrzuć.
Potwierdzone grupy widnieją na stronie waszego stowarzyszenia w Sekcje i grupy, a przy grupie widnieje „Należy do” z waszą nazwą. Przyciskiem Odłącz wyłączasz grupę z powrotem.
Dołączanie, wiek i widoczność
Tutaj znajdziesz te same dane co przy zakładaniu: Kto może zostać członkiem?, Grupa docelowa, Minimalny wiek, Maksymalny wiek, Niepełnoletni tylko z dorosłym opiekunem i Maksymalna liczba członków (opcjonalnie).
Nowe jest pole Ukryta (organizację widzą tylko członkowie). Wtedy wasza organizacja nie pojawia się na liście. Widzą ją tylko członkowie. Nowe osoby dołączają wtedy przez link z zaproszeniem.
Sezon i przerwa sezonowa
Niektóre grupy są aktywne tylko przez część roku, na przykład ekipa basenu odkrytego albo klub sportów zimowych.
- Zaznacz Aktywna tylko w sezonie.
- W Sezon od i Sezon do wpisz dzień i miesiąc w formacie DD.MM., na przykład 01.05. i 30.09.
- Stuknij Zapisz zmiany.
Poza sezonem na waszej stronie widnieje informacja „Przerwa sezonowa do …”. Wasza organizacja pozostaje jednak widoczna i nadal można do niej dołączać.
Kontakt
W Osoba kontaktowa wybierasz kogoś spośród waszych prowadzących, kto będzie widniał na waszej stronie jako osoba do kontaktu. Wpisz E-mail kontaktowy (opcjonalnie) i Telefon, jeśli chcecie być osiągalni. Stowarzyszenia i grupy mogą ponadto podać swój Adres (ulica i numer) z Kod pocztowy i Miejscowość; firmy zamiast tego aktualizują swoją lokalizację. W Kontakt widoczny dla wybierasz wszystkich albo tylko członków.
Ustawienia domyślne wydarzeń
W sekcji Wydarzenia ustalasz, z jakimi ustawieniami startują nowe wydarzenia. Oszczędza to później dużo pisania.
- Nowe wydarzenia domyślnie publiczne: nowe wydarzenia są widoczne dla wszystkich. Kreator (rozdział 6) startuje wtedy z widocznością Publiczne. Jeśli odznaczysz to pole, startuje z Zalogowani użytkownicy: wtedy wasze wydarzenia widzą wszyscy, którzy są zalogowani w aplikacji DettingenConnect, także osoby z pasującymi hobby, które nie są jeszcze członkami. To samo dotyczy szybkiego dodawania. Tylko członkowie organizacji wybierasz ręcznie przy pojedynczym wydarzeniu.
- Domyślna sala przy szybkim dodawaniu: sala, w której zwykle się spotykacie. Przy szybkim dodawaniu jest już wybrana. Na stronie miejsca spotkań wasza organizacja widnieje wtedy w Spotykają się tutaj. I odwrotnie: wasza strona pokazuje w Przegląd Miejsce spotkań; zalogowani widzą tam, kto jest tam teraz albo często tam bywa, i mogą sami się wpisać przyciskiem Jestem teraz tutaj albo Często tu bywam.
- Domyślny czas trwania (minuty): jak długo zwykle trwają wasze spotkania, na przykład 90. Godzina zakończenia zostanie wtedy wpisana automatycznie.
Linki
W Linki możesz wpisać na przykład waszą własną stronę internetową.
- Stuknij Dodaj.
- Wpisz Nazwa, na przykład „Nasza strona internetowa”.
- Obok wpisz adres. Zaczyna się od https://.
- Stuknij Zapisz zmiany.
Link usuwasz symbolem kosza obok.
Zdjęcie główne i logo
Pod pierwszą częścią znajdziesz sekcje Zdjęcie główne i Logo. Stuknij pole przesyłania i wybierz zdjęcie. Zdjęcie zostaje od razu przejęte, nie musisz osobno zapisywać.
Wskazówka: Zdjęcie główne pojawia się też jako podgląd, gdy ktoś udostępnia waszą stronę przez komunikator. Najlepiej sprawdza się tu sympatyczne zdjęcie grupowe.
Zasady
Jeśli wasza organizacja ma zasady, na przykład regulamin albo wskazówki dotyczące treningu, zapisujesz je w Zasady.
- Wpisz zasady w pole tekstowe.
- Jeśli wszyscy członkowie mają jeszcze raz potwierdzić nowe zasady, zaznacz Członkowie muszą potwierdzić nowe zasady.
- Stuknij Opublikuj zasady.
Każda zmiana dostaje nowy numer wersji. Kto nowo dołącza, musi najpierw przeczytać i potwierdzić zasady. Jeśli zaznaczyłeś to pole, wszyscy członkowie widzą na waszej stronie informację „Zasady się zmieniły. Potwierdź je.” i przycisk Potwierdź zasady.
Dobrze wiedzieć: Przy drobnych poprawkach, na przykład literówce, po prostu nie zaznaczaj tego pola. Wtedy nowe zasady liczą się jako potwierdzone przez wszystkich.
Krótki link i kod QR
W Krótki link i kod QR znajdziesz krótkie adresy i kod QR waszej strony. To przydatne na plakaty, ulotki i ogłoszenia:
- Strona: krótki adres waszej strony, na przykład
…/liederkranz. - Wydarzenia: ten sam adres z
/terminena końcu. Prowadzi prosto do waszych wydarzeń.
Stuknij Pobierz kod QR (SVG), aby zapisać kod i na przykład umieścić go na ulotce. Także przycisk Udostępnij na waszej stronie wysyła krótki adres.
Własne krótkie linki: Na plakat możecie zarezerwować sobie do pięciu własnych nazw, na przykład …/herbstkonzert. Wpisz nazwę, wybierz, czy prowadzi do Strona czy do Wydarzenia, i stuknij Utwórz krótki link. Dozwolone są małe litery, cyfry i myślniki. Jeśli nazwa jest już zajęta, aplikacja ci to powie. Przy każdym własnym krótkim linku widzisz, ile razy go otwarto, i możesz pobrać do niego kod QR.
4. Zarządzanie członkami
Przyjmowanie lub odrzucanie próśb o dołączenie
Jeśli u was ustawione jest Na prośbę (decydują prowadzący) (w stowarzyszeniach, firmach i gminie zawsze), przy każdej prośbie dostajesz powiadomienie Nowa prośba o dołączenie. Na stronie startowej kafelek pokazuje ci ponadto, ile próśb jest otwartych.
- Otwórz Zarządzaj › Członkowie.
- Na samej górze są Prośby o dołączenie z imieniem i adresem e-mail.
- Stuknij Przyjmij albo Odrzuć.
Kto zostanie przyjęty, dostaje wiadomość powitalną.
Nadawanie ról
- Otwórz Zarządzaj › Członkowie.
- Stuknij imię osoby.
- Na dole otworzy się okno. W Rola wybierz Członek, Moderacja albo Prowadzący.
Zmiana obowiązuje od razu.
Pozwalanie na pojedyncze zadania
Nie każdy musi od razu być prowadzącym. W Może także możesz członkowi albo osobie z moderacji pozwolić na pojedyncze zadania. To, które przełączniki widzisz, zależy od tego, co jest włączone w twojej gminie. Na przykład:
- Tworzenie wydarzeń: osoba może dodawać wydarzenia. Rezerwować salę mogą jednak tylko prowadzący. Wydarzenia tej osoby nie mają więc sali, tylko miejsce spotkań.
- Zatwierdzanie zdjęć: osoba zajmuje się zdjęciami z waszych wydarzeń.
- Zarządzanie płatnościami: osoba (na przykład wasza skarbniczka) potwierdza płatności i odnotowuje zwroty. Znajduje na waszej stronie przycisk Płatności. Dane konta bankowego i PayPal zmieniają jednak tylko prowadzący.
Po prostu zaznacz albo odznacz pole.
Usuwanie lub blokowanie członków
- Stuknij w Zarządzaj › Członkowie imię.
- Stuknij Usuń, jeśli osoba już nie należy do organizacji. Może później znów dołączyć.
- Stuknij Zablokuj, jeśli osoba nie ma dołączać ponownie. Zablokowani są na dole listy w Zablokowani.
Przekazanie lub oddanie prowadzenia
Gdy prowadzenie przejmuje ktoś inny:
- Nadaj tej osobie rolę Prowadzący (zobacz wyżej).
- Potem możesz nadać sobie inną rolę albo na stronie organizacji wybrać Wystąp.
Jeśli nikt się nie znajdzie, i tak możesz oddać prowadzenie: stuknij w Zarządzaj › Członkowie na samym dole Zrezygnuj z prowadzenia i potwierdź. Pozostajesz członkiem, ale panel zarządzania jest potem dla ciebie zamknięty. Przy organizacji widnieje wtedy Szukamy prowadzących. Członkowie mogą się zgłosić przyciskiem Chętnie pomogę w organizacji, a operator aplikacji wyznacza nowych prowadzących.
Dobrze wiedzieć: Jako ostatni prowadzący nie możesz od razu wystąpić. Najpierw zrezygnuj z prowadzenia, potem wystąpienie działa jak u wszystkich. Także jeśli chcesz usunąć swoje konto, najpierw zrezygnuj z prowadzenia albo usuń organizację.
W naszych miejscach spotkań
Jeśli wasza organizacja prowadzi miejsca spotkań (na przykład dom kultury), w Zarządzaj jest zakładka W naszych miejscach spotkań. Dla każdego miejsca spotkań widnieje tam, które organizacje miały u was wydarzenia w ostatnim roku albo będą je miały w przyszłości, wraz z liczbą wydarzeń. Stuknięcie organizacji otwiera jej stronę, Wydarzenia → pokazuje wszystkie wydarzenia w tym miejscu spotkań.
Zapraszanie osoby
Możesz zaprosić konkretną osobę i od razu ustalić jej rolę, na przykład gdy ktoś ma przejąć prowadzenie:
- Otwórz Zarządzaj › Zaproszenia.
- Na górze w Zaproś osobę wpisz Adres e-mail.
- Wybierz Rola: Członek, Moderacja albo Prowadzący.
- Stuknij Wyślij zaproszenie.
Jeśli osoba ma już konto, dostaje zaproszenie w aplikacji i, zależnie od ustawień, e-mailem. W przeciwnym razie dostaje e-mail i przez link zakłada konto. Zostaje dopisana dopiero wtedy, gdy sama stuknie Przyjmij zaproszenie; zaproszenie jest ważne 30 dni i tylko dla tego adresu e-mail. W Otwarte zaproszenia widzisz, kto jeszcze nie przyjął zaproszenia, i możesz je wycofać symbolem kosza.
Dobrze wiedzieć: Jeśli osoba już należy do organizacji, zaproszenie zmienia jej rolę, gdy tylko je przyjmie. W ten sposób możesz przekazać prowadzenie także komuś, kto już jest członkiem.
Linki z zaproszeniem
Linkiem z zaproszeniem ściągasz ludzi prosto do organizacji, na przykład przez waszą grupę w komunikatorze. Kto otworzy link i stuknie Przyjmij zaproszenie, od razu jest członkiem. Działa to także wtedy, gdy u was ustawione jest Tylko na zaproszenie. Granice wieku nadal jednak obowiązują.
Tak tworzysz link:
- Otwórz Zarządzaj › Zaproszenia.
- Na dole w Ważny (dni) wpisz, jak długo link ma działać. Domyślnie jest to 14 dni.
- Jeśli link ma wykorzystać tylko określona liczba osób, wpisz ją w Maksymalnie (osób). Puste pole oznacza: bez ograniczeń.
- Stuknij Utwórz nowy link.
- Przy nowym linku stuknij Udostępnij, aby od razu go wysłać, albo Kopiuj.
Przy każdym linku widzisz, ile razy już go użyto i do kiedy jest ważny. Link, który ma przestać działać, usuwasz symbolem kosza (Usuń link).
Wskazówka: Kto otworzy link i nie ma jeszcze konta, zostanie najpierw poproszony o rejestrację.
5. Wpisy i czat grupowy
Wpisy to ogłoszenia
Wpisy są przeznaczone na ważne komunikaty prowadzących, na przykład „Festyn letni w sobotę” albo „Nowe godziny treningów”. Pod wpisami nie ma komentarzy. Pytania i rozmowy należą do czatu grupowego.
Tak piszesz wpis:
- Otwórz stronę waszej organizacji.
- Stuknij zakładkę Wpisy.
- Stuknij Napisz wpis.
- Wpisz Tytuł i Tekst (Markdown).
- Wybierz, kto dostanie wpis: Tylko członkowie albo Publiczny (także dla obserwujących).
- Jeśli wpis ma zostać na górze, zaznacz Przypnij na górze.
- Stuknij Opublikuj.
Członkowie, a przy wpisach publicznych także obserwujący, dostają powiadomienie Nowy wpis.
Wpis usuwasz symbolem kosza obok tytułu (Usuń wpis).
Czat grupowy
Każda organizacja ma dokładnie jeden czat grupowy. Wszyscy aktywni członkowie są w nim automatycznie. Kto wystąpi albo zostanie usunięty, wypada też z czatu.
Otwierasz go na stronie waszej organizacji przez Czat grupowy albo na dole w sekcji Czat.
Wszystkie działania dotyczące wiadomości są małym drukiem w wierszu z godziną, tuż pod tekstem. Jako prowadzący i jako moderacja macie tam i na czacie kilka dodatkowych możliwości:
- Przypnij: stuknij w wierszu z godziną wiadomości Przypnij. Pojawi się ona wtedy na górze czatu w pasku Przypięte, na przykład informacja o miejscu spotkania. Stuknięcie paska przenosi do wiadomości, a przy kilku do następnej. Przyciskiem Odepnij ją zdejmujesz.
- Usuń u wszystkich: przeszkadzające wiadomości innych usuwacie przez Usuń u wszystkich i potwierdzacie. W ich miejscu widnieje wtedy dla wszystkich „Usunięte przez prowadzących grupę”.
- Piszą tylko prowadzący: otwórz symbolem na górze Ustawienia czatu i zaznacz Piszą tylko prowadzący. Wtedy pisać mogą tylko prowadzący i moderacja, wszyscy inni tylko czytają. To dobre rozwiązanie dla czysto informacyjnych kanałów.
Dobrze wiedzieć: Własne wiadomości możesz Edytuj albo Wycofaj tylko dopóki nikt ich nie przeczytał. Potem zostają; możesz je już tylko ukryć u siebie przez Usuń u mnie. Dlatego przemyśl ogłoszenia przed wysłaniem.
Jak członkowie piszą na czacie, wysyłają zdjęcia i ustawiają powiadomienia, opisuje Podręcznik dla członków.
6. Tworzenie wydarzeń
Wydarzenia mogą tworzyć prowadzący i członkowie, którym pozwoliłeś na Tworzenie wydarzeń. Są dwie drogi: szybkie dodawanie dla zwykłego spotkania i kreator dla wszystkiego, co wyjątkowe.
Szybkie dodawanie: wydarzenie w kilka sekund
- Stuknij na dole Wydarzenia. Albo otwórz stronę waszej organizacji i stuknij Zobacz wydarzenia.
- Stuknij w prawym dolnym rogu okrągły przycisk Dodaj wydarzenie.
- Jeśli prowadzisz kilka organizacji, wybierz na górze Organizacja.
- W Co? wpisz tytuł, na przykład „Próba chóru”.
- W Kiedy? wybierz datę, początek i koniec. Godzina zakończenia jest proponowana na podstawie waszego domyślnego czasu trwania.
- W Sala wasza domyślna sala jest już wybrana. Możesz wybrać inną albo Bez sali.
- Stuknij Utwórz.
Gotowe. Wszystko inne możesz potem zmienić bezpośrednio w wydarzeniu (zobacz rozdział 7).
Jak czytać listę sal
Na liście sal przy każdej sali widnieje, czy jest wolna w wybranym przez ciebie czasie:
- wolna: salę można wziąć.
- zapytanie: ktoś inny już o nią poprosił, ale nie jest to jeszcze potwierdzone.
- zajęta albo zamknięte: sali nie można wybrać.
- poza godzinami otwarcia: miejsce spotkań jest w tym czasie właściwie zamknięte.
Pod spodem widnieje, jak przebiega rezerwacja:
- rezerwacja od razu: sala jest od razu wiążąco wasza.
- zarządca potwierdza: zarządca miejsca spotkań musi najpierw potwierdzić prośbę.
Gdy zmienisz czas, lista sama się zaktualizuje.
Dobrze wiedzieć: Jeśli sala jest zajęta, nic nie zostanie utworzone. Wybierz wtedy inny czas albo inną salę.
Co się dzieje przy „zarządca potwierdza”?
Wydarzenie widnieje z informacją Prośba o salę wysłana. Do potwierdzenia widzą je tylko członkowie waszej organizacji. Gdy tylko zarządca potwierdzi, wydarzenie staje się widoczne dla wszystkich, którzy zgodnie z ustawioną widocznością mogą je widzieć.
Jeśli zarządca odrzuci prośbę albo przydzieli salę komuś innemu, wydarzenie zostanie automatycznie odwołane. Ty i wszyscy, którzy już się zapisali, dostaniecie informację.
Jak zarządcy obsługują prośbę o salę, opisuje Podręcznik dla miejsc spotkań i firm.
Kreator: serie, miejsce spotkań i nie tylko
Do regularnych spotkań, wydarzeń bez sali albo z limitem uczestników używasz kreatora.
- Otwórz szybkie dodawanie, jak opisano wyżej.
- Stuknij na dole Więcej opcji (seria, miejsce, liczba miejsc).
- Kreator ma trzy kroki.
Krok 1: Co i kiedy
- Wpisz Tytuł.
- Wybierz Rodzaj: Spotkanie, Warsztaty, Wydarzenie albo Wewnętrzne.
- Wybierz datę, początek i koniec.
- W Powtarzanie wybierz, czy wydarzenie jest Jednorazowo, czy się powtarza (zobacz następną sekcję).
- W razie potrzeby napisz Opis.
- Stuknij Dalej.
Krok 2: Gdzie i kto
- Jeśli prowadzisz kilka organizacji, wybierz Organizacja.
- W Miejsce wybierz:
- Zarezerwuj salę: wybierasz salę z listy sal.
- Miejsce spotkań bez sali: wybierasz w Miejsce spotkań tylko miejsce spotkań, na przykład plac albo kawiarnię.
- Bez stałego miejsca: na przykład na wycieczki albo spotkania online.
- W Dodatkowa informacja (np. wejście od parkingu) możesz dokładniej opisać, gdzie się spotykacie.
- W przypadku spotkania przez wideo zaznacz Wydarzenie online i wklej link.
- W Liczba miejsc wpisujesz, ile jest miejsc. Puste pole oznacza bez ograniczeń.
- Wybierz Widoczność: Publiczne (wszyscy, także bez konta), Zalogowani użytkownicy albo Tylko członkowie organizacji. Wstępnie wybrane jest to, co ustawiliście w Nowe wydarzenia domyślnie publiczne (rozdział 3).
- Stuknij Dalej.
Krok 3: Sprawdź
Obejrzyj podsumowanie i stuknij Dodaj wydarzenie.
Dobrze wiedzieć: Członkowie z uprawnieniem Tworzenie wydarzeń nie rezerwują sal. Wybierają Miejsce spotkań bez sali albo Bez stałego miejsca.
Serie: regularne wydarzenia
W Powtarzanie masz takie możliwości:
- Codziennie, Co tydzień albo Co miesiąc: wpisz w Co, w jakim odstępie, na przykład „Co 2 tygodnie”. Przy Co tydzień stukasz w W te dni dni tygodnia, na przykład wt i czw.
- W Koniec wybierasz Bez końca albo Kończy się dnia …. Przy Kończy się dnia … wpisujesz ostatni dzień serii. Przy Bez końca w kalendarzu jest zawsze najbliższe 26 tygodni, a aplikacja co noc przedłuża serię. Taką serię możesz później zakończyć, odwołując wydarzenie z opcją Ten i wszystkie następne.
- Kilka terminów: dla wydarzeń bez stałego rytmu. Stuknij Dodaj dzień i za każdym razem wybierz datę. Wszystkie dni mają tę samą godzinę.
„Sala wkrótce”: wydarzenia w dalekiej przyszłości
Wiele miejsc spotkań pozwala rezerwować sale tylko na określony czas naprzód, na przykład tylko na kilka tygodni. Przy długiej serii niektóre wydarzenia wypadają poza ten okres.
Te wydarzenia i tak zostaną utworzone. Pokazują informację Sala wkrótce. Gdy tylko wydarzenie znajdzie się w dozwolonym okresie, aplikacja sama wyśle prośbę o salę. Nie musisz nic robić.
Jeśli sala nie będzie już wtedy dostępna, to jedno wydarzenie zostanie odwołane, a wszyscy zapisani dostaną informację.
Wskazówka: Przy długich seriach zaglądaj od czasu do czasu do rezerwacji sal waszych wydarzeń. Na każdej stronie wydarzenia jako prowadzący widzisz na górze, jaki jest stan sali: Prośba o salę wysłana, Sala potwierdzona, Sala wkrótce albo Sala odrzucona.
7. Edytowanie, kopiowanie i odwoływanie wydarzeń
Zmiany bezpośrednio w wydarzeniu
Nie ma osobnego trybu edycji. Jako prowadzący po prostu stukasz to, co chcesz zmienić.
- Otwórz wydarzenie.
- Stuknij tytuł (obok niego jest ołówek), datę i godzinę, sekcję Gdzie, liczbę miejsc albo opis. Jeśli brakuje opisu, stuknij + Opis.
- Na dole otworzy się okno, przy sekcji Gdzie na przykład Miejsce spotkań i sala. Zmień dane.
- Stuknij Zapisz.
Niżej na stronie wydarzenia znajdziesz dwa małe przyciski: pierwszy pokazuje aktualną widoczność (na przykład Publiczne). Nim zmieniasz widoczność i rodzaj. Drugi nazywa się Zdjęcia (zobacz rozdział 11).
Gdy zmienisz czas albo miejsce, wszyscy zapisani dostają powiadomienie Wydarzenie zmienione.
Dobrze wiedzieć: Niektóre wydarzenia aplikacja przejmuje z kalendarza wydarzeń twojej gminy. Jeśli kalendarz podaje was jako organizatora, te wydarzenia są u was. Czas, miejsce i odwołania nadal pochodzą z kalendarza, dlatego zmieniaj je tam. Tekstu, który sami zmieniliście w wydarzeniu, kalendarz nie nadpisuje.
W seriach: tylko ten czy wszystkie następne?
Jeśli wydarzenie należy do serii, okno pyta cię Co zmienić?:
- Tylko ten termin: na przykład dlatego, że próba ten jeden raz zaczyna się później.
- Ten i wszystkie następne: na przykład dlatego, że od teraz zawsze macie próby w środy.
Ustawianie zapisów
Stuknij ramkę z liczbą zapisów. W oknie Zapisy ustawiasz:
- Liczba miejsc: liczba miejsc, puste pole oznacza bez ograniczeń.
- Lista oczekujących, gdy brak miejsc: kto przyjdzie za późno, trafia na listę oczekujących i automatycznie wchodzi na zwolnione miejsce.
- Bilety z kodem QR: każdy zapis dostaje bilet z kodem (zobacz rozdział 9).
- Osoby na jeden zapis: ile osób ktoś może zapisać naraz, na przykład rodzinę.
- Zapisy od i Zapisy do: okres, w którym można się zapisać.
- Rezygnacja do (godzin wcześniej, puste = zawsze): potem uczestnicy nie mogą już sami zrezygnować.
- Odwołaj, jeśli 24 godz. wcześniej zapisze się za mało osób: wydarzenie zostanie automatycznie odwołane, jeśli zbierze się mniej niż Minimalna liczba zapisów.
Stuknij Zapisz.
Kopiowanie wydarzenia: „Jeszcze raz dnia …”
- Otwórz wydarzenie.
- Stuknij w prawym górnym rogu nagłówka trzy kropki.
- W Jeszcze raz dnia … wybierz nową datę.
- Stuknij Kopiuj wydarzenie.
Nowe wydarzenie przejmuje wszystko, także salę. Jeśli sala jest tego dnia zajęta, zobaczysz komunikat.
Odwoływanie wydarzenia
- Otwórz wydarzenie.
- Stuknij w prawym górnym rogu trzy kropki.
- W razie potrzeby wpisz Powód (opcjonalnie), na przykład „Prowadzący chory”.
- Jeśli wydarzenie należy do serii, wybierz Tylko ten termin albo Ten i wszystkie następne.
- Stuknij Odwołaj wydarzenie.
Wszyscy zapisani od razu dostają powiadomienie Wydarzenie odwołane z twoim powodem.
8. Prośba o salę bez wydarzenia
Czasem potrzebujecie sali, ale nie chcecie robić z tego wydarzenia dla wszystkich, na przykład na wieczór zarządu albo do przygotowań.
- Stuknij na dole Miejsca i otwórz miejsce spotkań.
- Stuknij wybraną salę. W Obłożenie widzisz, kiedy jest wolna w tym tygodniu. Strzałkami przechodzisz o tydzień.
- Stuknij Poproś o salę.
- W Dla organizacji wybierz waszą organizację.
- Wybierz Data. Pod spodem widzisz Obłożenie tego dnia.
- Wpisz Od i Do. Jeśli potrzebujecie czasu na przygotowanie albo sprzątanie, wpisz go w Przygotowanie (min) i Sprzątanie (min).
- W Cel napisz, do czego potrzebujecie sali.
- W razie potrzeby wpisz Przewidywana liczba osób i Wiadomość do zarządcy.
- Stuknij Wyślij prośbę. Jeśli widnieje tam Zarezerwuj wiążąco, sala jest od razu zarezerwowana.
W przypadku prośby dostaniesz informację, gdy tylko zarządca ją potwierdzi albo odrzuci.
Swoje prośby i rezerwacje widzisz na stronie sali w Twoje rezerwacje. Tam możesz je wycofać przyciskiem Anuluj rezerwację.
Dobrze wiedzieć: Jeśli zostanie anulowana rezerwacja sali należąca do wydarzenia, wydarzenie też zostanie odwołane. Jeśli chcesz tylko zmienić salę, zmień ją zamiast tego w wydarzeniu w Miejsce spotkań i sala.
Wskazówka: Na stronie sali jest też przycisk Dodaj tu wydarzenie. Otwiera on szybkie dodawanie z tą salą.
9. Zapisy, uczestnicy i odprawa
Jak członkowie zapisują się na wydarzenie, opisuje Podręcznik dla członków. Tutaj chodzi o to, jak jako prowadzący zachowujesz przegląd.
Otwieranie listy uczestników
- Otwórz wydarzenie.
- W ramce z liczbą zapisów stuknij Zarządzaj uczestnikami.
Widzisz trzy listy:
- Zapisani: wszyscy, którzy przyjdą, z liczbą zajętych miejsc. Jeśli limit miejsc został przekroczony, widnieje tam Ponad limit miejsc.
- Lista oczekujących: w kolejności, w jakiej ludzie wchodzą na zwolnione miejsca. Jeśli przy kimś widnieje Oferta otwarta, zwolniło się miejsce. Ta osoba ma 24 godziny, aby je przyjąć. W przeciwnym razie wchodzi następna osoba.
- Rezygnacje / nieobecni.
Jeśli ktoś zapisał swoje dziecko, za imieniem widnieje na przykład „z: Lena (8)”.
Przy każdym nowym zapisie prowadzący waszej organizacji dostają powiadomienie Nowy zapis, a przy nowym miejscu na liście oczekujących Nowa osoba na liście oczekujących. Sama osoba dostaje potwierdzenie, przy biletach z kodem biletu. 48 godzin przed wydarzeniem dostajesz dodatkowo podsumowanie z liczbą zapisanych i oczekujących.
Wskazówka: Jeśli powiadomień jest dla ciebie za dużo, ustaw w menu awatara w Ustawienia › Powiadomienia sekcję Wydarzenia na przykład na Zbiorczo.
Samodzielne zapisywanie osób
Nie wszyscy zapisują się sami. Możesz zapisywać ludzi bezpośrednio:
- Stuknij Dodaj osobę.
- W polu Szukaj członka wyszukaj imiona i zaznacz osoby. Albo stuknij Wszyscy z organizacji lub Uczestnicy z ostatniego razu.
- Dla kogoś bez konta, na przykład babci na kursie dla dzieci, wpisz Imię gościa (bez konta).
- Stuknij Zapisz.
Zapisani członkowie dostają wiadomość „Zapisano cię”. Mogą sami się wypisać. Możesz zapisywać także ponad limit miejsc.
Dobrze wiedzieć: Zapisywać możesz tylko członków swojej organizacji, nie innych użytkowników aplikacji.
Wiadomość do wszystkich
Stuknij Wiadomość do wszystkich, napisz swój tekst (najwyżej 500 znaków) i stuknij Wyślij. Wszyscy zapisani dostaną wiadomość, na przykład „Prosimy zabrać obuwie halowe”.
Odprawa: kto jest obecny?
Na wydarzeniu po prostu stukasz na liście Zapisani okrągłe kółko przed imieniem. Robi się zielone, a osoba jest oznaczona jako Obecny(-a). Ponowne stuknięcie to cofa.
Jeśli używacie biletów, możesz też wpisać Kod biletu w pole na górze i stuknąć Odpraw.
Po wydarzeniu stuknij Oznacz nieobecnych. Wtedy wszyscy, którzy nie zostali odprawieni, trafiają do Rezygnacje / nieobecni.
Przyciskiem Odwołaj obok imienia wypisujesz osobę.
Bilety
Bilety są dobrowolne. Włącz je w wydarzeniu w Zapisy opcją Bilety z kodem QR. Wtedy każdy zapis dostaje kod. Uczestnicy znajdują swój bilet w aplikacji w Moje bilety i pokazują go przy wejściu.
Eksport listy
Przyciskiem Eksportuj jako CSV pobierasz listę uczestników jako plik. Możesz go otworzyć na przykład w aplikacji do arkuszy kalkulacyjnych.
10. Płatne wydarzenia i płatności
Ustalanie ceny
- Otwórz wydarzenie.
- Stuknij wiersz ze znakiem euro. Przy bezpłatnych wydarzeniach widnieje tam bezpłatnie.
- W Cena za osobę (€) wpisz kwotę, na przykład 12,50.
- Stuknij Zapisz.
Puste pole albo 0 oznacza bezpłatnie. Nowa cena dotyczy tylko nowych zapisów.
Jak płacą uczestnicy
Kto się zapisze, ma od razu zapewnione miejsce, a potem wybiera, jak zapłaci:
To, jakie są sposoby płatności, ustala twoja gmina. Gotówką na miejscu działa zawsze, Przelew i PayPal tylko wtedy, gdy są włączone.
- Gotówką na miejscu: osoba płaci na wydarzeniu. Potwierdzasz to przy odprawie.
- Przelew: osoba robi przelew na wasze konto bankowe. Jako tytuł przelewu służy numer płatności. Miejsce pozostaje zarezerwowane przez kilka dni. Jeśli pieniądze nie wpłyną, osoba dostaje przypomnienie, a potem zapis zostaje anulowany, żeby ktoś inny mógł wejść na to miejsce.
- PayPal: jeśli jest skonfigurowany w twojej gminie albo wasza organizacja podała własne konto PayPal. Płatności PayPal są potwierdzane automatycznie.
Dobrze wiedzieć: Kogo sam zapiszesz przez Dodaj osobę, ten nie dostaje wezwania do zapłaty. Sprawę pieniędzy załatwiasz wtedy bezpośrednio z tą osobą.
Potwierdzanie gotówki przy odprawie
Na liście uczestników przy otwartej płatności obok imienia jest przycisk Gotówka otrzymana. Stuknij go, gdy tylko dostaniesz pieniądze. Płatność jest wtedy potwierdzona i powstaje potwierdzenie wpłaty.
Strona „Płatności”
W Zarządzaj › Płatności widzisz wszystkie płatności waszej organizacji. Członkowie z zadaniem Zarządzanie płatnościami otwierają tę samą stronę przyciskiem Płatności na waszej stronie. Sekcji z danymi bankowymi i PayPal tam nie widzą. Na górze widnieje, ile zarobiliście w tym roku i ile płatności jest otwartych.
Okrągłymi przyciskami filtrujesz: Otwarte, Zapłacone, Do zwrotu i Wszystkie.
Przy otwartych płatnościach znajdziesz przyciski Gotówka otrzymana i, przy przelewach, Przelew otrzymany.
Uzgadnianie wyciągu bankowego
Zamiast potwierdzać każdy przelew osobno, możesz przesłać wyciąg bankowy:
- Pobierz w swoim banku wyciąg jako plik CSV.
- Wybierz plik w Uzgodnij wyciąg bankowy (CSV).
- Stuknij Uzgodnij wyciąg bankowy (CSV).
Wszystkie otwarte przelewy, przy których numer dokumentu i kwota są w tym samym wierszu, zostaną potwierdzone jako zapłacone.
Zwroty
Jeśli płatne wydarzenie zostanie odwołane, płatność trafia do Do zwrotu.
- Stuknij przy płatności Zwrócono.
- Zapisz, jak zwróciłeś pieniądze, na przykład „zwrot gotówką” albo „przelew 12.10.”.
- Stuknij Zwrócono.
Zwrot jest tym samym odnotowany. Istniejący jeszcze zapis zostaje przy tym anulowany.
Eksport
Przyciskiem Eksport CSV pobierasz wszystkie płatności jako plik, na przykład do kontroli kasy.
Podawanie danych bankowych i PayPal
Te dane zmieniają tylko prowadzący.
- Otwórz Zarządzaj › Płatności i przewiń w dół. Jeśli twoja gmina nie włączyła ani przelewu, ani PayPal, tej sekcji nie ma.
- W Dane bankowe do przelewów wpisz Odbiorca i IBAN. Bez danych bankowych można płacić tylko gotówką.
- Jeśli chcecie używać własnego konta PayPal, w Własne konto PayPal wpisz PayPal Client ID, PayPal Secret i PayPal Webhook ID. Wszystkie trzy znajdziesz w sekcji dla deweloperów swojego konta PayPal. Secret jest zapisywany w postaci zaszyfrowanej i potem już nigdy nie jest pokazywany; jeśli chcesz go zachować, przy następnym zapisywaniu po prostu zostaw to pole puste. Adres webhooka dla PayPal pokazuje ci aplikacja; wpisz go w PayPal.
- Stuknij Zapisz.
Wskazówka: Uczestnicy mogą sami pobrać swoje potwierdzenie wpłaty jako PDF. Nie musisz wypisywać pokwitowań.
11. Zdjęcia z wydarzenia
Od początku wydarzenia na jego stronie jest sekcja Zobacz zdjęcia. Uczestnicy mogą tam przesyłać zdjęcia.
Ustawienia zdjęć
- Otwórz wydarzenie.
- Stuknij mały przycisk Zdjęcia.
- Zostaw zaznaczone Zezwól na zdjęcia z wydarzenia albo je odznacz.
- Wybierz Widoczne dla wszystkich albo Tylko dla uczestników.
- Jeśli chcesz najpierw obejrzeć każde zdjęcie, zaznacz Pokazuj zdjęcia dopiero po zatwierdzeniu.
- Stuknij Zapisz.
Zatwierdzanie i usuwanie zdjęć
Jeśli zatwierdzanie jest włączone, na nowych zdjęciach widnieje czeka na zatwierdzenie. Stuknij zielony haczyk (Zatwierdź), aby pokazać zdjęcie, albo krzyżyk (Usuń), aby je usunąć.
Mogą to robić prowadzący, moderacja waszej organizacji i członkowie z uprawnieniem Zatwierdzanie zdjęć.
12. Obserwujący i powiadomienia
Członkowie i obserwujący
Oprócz członków wasza organizacja ma też obserwujących. To ludzie, którzy was obserwują, nie będąc członkami. Stukają na waszej stronie na górze gwiazdkę (Obserwuj). Jeśli dodatkowo włączą dzwonek, dostają nowości także jako powiadomienia push.
Co dostają obserwujący:
- Wpisy, które publikujesz jako Publiczny (także dla obserwujących).
- Nowe publiczne wydarzenia. W przypadku serii tylko pierwsze wydarzenie. Wydarzenia z salą, o którą wysłano prośbę, dopiero wtedy, gdy sala zostanie potwierdzona.
Jako prowadzący widzisz tylko, ile osób was obserwuje, a nie kto.
Wskazówka: Na plakatach i ulotkach zwracaj uwagę na wasz kod QR (rozdział 3). Kto go zeskanuje, trafia na waszą stronę i może was obserwować jednym stuknięciem.
Co dostajesz jako prowadzący
- Nowa prośba o dołączenie, gdy ktoś chce zostać członkiem.
- Nowy zapis albo Nowa osoba na liście oczekujących, gdy ktoś zapisuje się na jedno z waszych wydarzeń (rozdział 9). Dostają to tylko prowadzący, a nie członkowie z uprawnieniem Tworzenie wydarzeń.
- Prośba o nową sekcję, gdy grupa chce należeć do waszego stowarzyszenia (rozdział 3).
- Informacje o prośbach o salę: potwierdzona, odrzucona albo przydzielona komuś innemu.
- Podsumowanie 48 godzin przed waszymi wydarzeniami.
13. Porządek we własnej organizacji
Prowadzący i moderacja waszej organizacji wspólnie dbają o przyjazną atmosferę.
- Wpisy: niestosowne wpisy usuwacie symbolem kosza.
- Czat grupowy: możecie usuwać przeszkadzające wiadomości innych przez Usuń u wszystkich (widnieje tam wtedy „Usunięte przez prowadzących grupę”) i ograniczyć czat do ogłoszeń przez Piszą tylko prowadzący (rozdział 5).
- Zdjęcia: zatwierdzacie albo usuwacie zdjęcia (rozdział 11).
- Członkowie: prowadzący mogą osoby Usuń albo Zablokuj (rozdział 4).
Gdy ktoś zgłosi wpis, zdjęcie albo wiadomość na czacie, zgłoszenie trafia do moderacji twojej gminy. Ona się tym zajmuje, także w poważnych przypadkach, takich jak nękanie.
Wskazówka: Nadaj rolę Moderacja jednemu lub dwóm zaufanym członkom. Wtedy nie musisz pilnować wszystkiego sam.
14. Usuwanie organizacji
Gdy wasze stowarzyszenie się rozwiązuje albo grupa nie jest już potrzebna:
- Otwórz Zarządzaj › Ustawienia.
- Przewiń na sam dół.
- Stuknij Usuń organizację.
- Przeczytaj informację i stuknij jeszcze raz Usuń organizację.
Organizacja od razu znika, a po 90 dniach zostaje ostatecznie usunięta.
Dobrze wiedzieć: Jeśli chcesz tylko przestać być prowadzącym, nie musisz niczego usuwać. Po prostu przekaż prowadzenie komuś innemu (rozdział 4).
15. Dodatkowe funkcje
Niektóre funkcje są dostępne tylko wtedy, gdy są włączone w twojej gminie.
Darowizny punktów
Jeśli w twojej gminie włączone są punkty, w Zarządzaj › Ustawienia w sekcji Wydarzenia znajdziesz pole Przyjmuj darowizny punktów. Na waszej stronie pojawi się wtedy przycisk Podaruj punkty, a członkowie gminy mogą podarować wam punkty.
