DettingenConnect
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DettingenConnect – Manuale per i responsabili delle associazioni

Questo manuale è per tutti quelli che in DettingenConnect guidano un'associazione, un coro, un'iniziativa o un gruppo per il tempo libero. Qui trovi passo dopo passo come fondare la tua organizzazione, accogliere membri, creare eventi con sala e tenere sotto controllo iscrizioni e pagamenti. Non ti servono conoscenze tecniche. Leggi semplicemente il capitolo che ti serve in quel momento.

1. Prima di iniziare

Com'è fatta l'app

In alto vedi sempre la stessa barra: a sinistra il logo (toccandolo arrivi a Home), accanto la ricerca, la campanella per le notifiche e a destra la tua foto (l'avatar). Sotto c'è l'intestazione con il nome della pagina. A sinistra c'è una freccia con cui torni indietro di una pagina. A destra nell'intestazione a volte ci sono piccoli simboli per le azioni di quella pagina, per esempio Condividi.

In basso sullo schermo c'è la barra con Eventi, Luoghi, Gruppi, Persone, Chat e Altro. Al computer trovi le stesse voci in una barra sul bordo sinistro.

Le organizzazioni si trovano in tre elenchi:

  • Gruppi (in basso nella barra): gruppi per il tempo libero, cioè persone che si incontrano e fanno qualcosa insieme, per esempio un gruppo di corsa o un tavolo da gioco.
  • Altro › Associazioni: associazioni, iniziative e altro, ordinate per settore.
  • Altro › Attività: negozi, locali, servizi e il Comune.

Dove fai parte tu, lo vedi nella pagina Home in alto sotto Le mie organizzazioni. Anche in Gruppi la scheda I miei mostra tutto ciò di cui fai parte, compresa la tua associazione.

Cosa possono fare i responsabili

In ogni organizzazione ci sono tre ruoli:

  • Membro: legge i post, scrive nella chat di gruppo, si iscrive agli eventi, carica foto.
  • Moderazione: come un membro, in più può eliminare post, fare ordine nella chat di gruppo e approvare foto.
  • Responsabile: può fare tutto. Creare e modificare eventi, prenotare sale, accogliere e rimuovere membri, assegnare ruoli, cambiare le impostazioni.

Un'organizzazione ha sempre almeno un responsabile. Potete però guidarla anche in due o in tre.

Il pulsante «Gestisci»

Come responsabile, nella pagina della tua organizzazione vedi in alto il pulsante Gestisci. Dietro ci sono quattro sezioni: Membri (per le attività Team), Impostazioni, Inviti e Pagamenti. Scegli queste sezioni in alto tramite le schede. Se gestite un luogo, si aggiunge la scheda Nei nostri luoghi (capitolo 4).

Se hai permesso a un membro il compito Gestire i pagamenti (capitolo 4), al posto di Gestisci vede in questo punto il pulsante Pagamenti. Con questo arriva direttamente alla pagina dei pagamenti della vostra organizzazione.

Consiglio: Proteggi il tuo account anche con l'Autenticazione a due fattori. La trovi nelle tue impostazioni sotto Sicurezza. Così all'accesso, oltre alla password, ti serve un codice da un'app di autenticazione. È facoltativa, ma per i responsabili è molto consigliata.

2. Fondare un'organizzazione

Gruppo o associazione?

Da dove inizi dipende da cosa siete:

  • Un gruppo sono persone che si incontrano e fanno qualcosa insieme, per esempio un gruppo di corsa o un gruppo di maglia. Lo fondi in basso sotto Gruppi con il pulsante rotondo Fonda un gruppo in basso a destra. Anche nella pagina Home trovi Fonda un gruppo.
  • Un'associazione, un'iniziativa o un'altra realtà stabile la aggiungi sotto Altro › Associazioni con il pulsante rotondo Aggiungi associazione in basso a destra.
  • Un'attività la aggiungi sotto Altro › Attività. Come si fa lo trovi nel Manuale per luoghi e attività.

Passo dopo passo

  1. Tocca Fonda un gruppo oppure Aggiungi associazione.
  2. La procedura guidata ha quattro passi. In alto vedi dove ti trovi («Passo 1 di 4»).
  3. Le basi: inserisci il Nome.
    • Per un gruppo scegli sotto Hobby fino a tre hobby adatti. Scrivi due o più lettere nel campo Cerca hobby … e tocca un suggerimento.
    • Per un'associazione scegli il Tipo (Associazione, Iniziativa o Altro) e una Categoria, per esempio Sport o Musica.
  4. Scrivi in In breve una frase che vi descrive. In Descrizione (Markdown) c'è spazio per altro testo.
  5. Tocca Avanti.
  6. Accesso e limiti: stabilisci Chi può diventare membro? (ne parliamo sotto). Se esistete solo per certe fasce d'età, in Pubblico scegli uno o più gruppi (per esempio ragazzi, adulti e anziani) oppure inserisci Età minima ed Età massima. Se serve, metti la spunta su Minorenni solo accompagnati da un adulto. In Numero massimo di membri (facoltativo) puoi fissare un limite. Indica un'E-mail di contatto (facoltativa) se volete essere raggiungibili.
  7. Tocca Avanti.
  8. Immagine: tocca sia in Immagine di copertina sia in Logo su Scegli immagine e scegli una foto.
  9. Tocca Avanti.
  10. Controlla: guarda il riepilogo. Con Indietro puoi ancora cambiare qualcosa.
  11. Tocca Fonda (per un gruppo) oppure Aggiungi (per un'associazione).

Buono a sapersi: Quello che inserisci nella procedura guidata, l'app lo ricorda sul tuo dispositivo. Se interrompi a metà, alla prossima apertura trovi ancora tutto.

Chi può diventare membro?

Per un'associazione, un'attività e il Comune questa scelta non c'è: chi lì tocca Sono membro oppure Lavoro qui ne fa parte solo dopo la tua conferma. Così nessuno risulta come membro o nel team nel proprio profilo senza essere stato interpellato.

Per gruppi, iniziative e altro (pulsante Partecipa) ci sono tre possibilità:

  • Chiunque, subito: chi tocca Partecipa fa subito parte del gruppo.
  • Su richiesta (decidono i responsabili): gli interessati toccano Partecipa. Tu ricevi una notifica e accetti o rifiuti la richiesta.
  • Solo su invito: nessuno può entrare da solo. Inviti le persone con un link (vedi capitolo 4). In Nota per gli interessati (facoltativa) puoi spiegare come entrare comunque, per esempio «Parlaci durante le prove».

Questa impostazione puoi cambiarla in qualsiasi momento.

L'approvazione

Dopo la fondazione sei subito responsabile. L'organizzazione però non è ancora visibile a tutti. Prima la moderazione del tuo Comune la controlla. Nel frattempo sulla pagina c'è scritto: «Questa organizzazione è in attesa di approvazione da parte della moderazione.»

Appena la moderazione la approva, ricevi la notifica Organizzazione approvata. Da quel momento tutti vedono la vostra pagina, possono seguirvi e unirsi a voi.

Se l'organizzazione viene rifiutata, vieni avvisato anche in questo caso, di solito con un motivo. Il motivo lo vedi anche sulla pagina dell'organizzazione.

Buono a sapersi: Puoi creare eventi solo quando la vostra organizzazione è stata approvata.

3. Configurare l'organizzazione

Tutti i dati della vostra organizzazione li modifichi in Gestisci › Impostazioni. La pagina è lunga. Scorri verso il basso con calma. Appena hai cambiato qualcosa, in basso compare la riga Non salvato con il pulsante Salva le modifiche. Toccalo quando hai finito. Se vuoi lasciare la pagina prima, l'app te lo chiede.

Nome, descrizione e hobby

  1. Apri Gestisci › Impostazioni.
  2. Se serve, cambia Nome, Tipo, Categoria (per le attività Settore) e In breve.
  3. In Hobby scegli fino a tre hobby adatti. Scrivi due o più lettere nel campo Cerca hobby … e tocca un suggerimento. Un hobby scelto lo togli toccandolo di nuovo.
  4. Scrivi in Descrizione (Markdown) chi siete, quando vi incontrate e cosa bisogna portare.
  5. Tocca Salva le modifiche.

Consiglio: Gli hobby sono importanti. Le persone che hanno questi hobby nel loro profilo si vedono suggerire la vostra organizzazione e i vostri eventi.

Sezioni: un gruppo fa parte di un'associazione

Un gruppo può far parte di un'associazione, per esempio il gruppo di pallamano dell'associazione sportiva. Resta comunque un gruppo a sé, con la propria chat e i propri eventi.

Come responsabile del gruppo:

  1. Apri Gestisci › Impostazioni.
  2. In Fa parte dell'associazione scegli l'associazione.
  3. Tocca Salva le modifiche.

Sotto compare «In attesa di conferma da parte dell'associazione.» finché i responsabili dell'associazione non sono d'accordo. Se guidi entrambi, il collegamento vale subito. Con Di nessuna associazione lo sciogli di nuovo.

Come responsabile dell'associazione ricevi la notifica Nuova sezione richiesta. Ecco come decidi:

  1. Apri Gestisci › Membri.
  2. In Sezioni e gruppi c'è il gruppo. Tocca Accetta oppure Rifiuta.

I gruppi confermati compaiono sulla pagina della vostra associazione sotto Sezioni e gruppi, e sul gruppo c'è «Fa parte di» con il vostro nome. Con Scollega togli di nuovo un gruppo.

Accesso, età e visibilità

Qui trovi gli stessi dati della fondazione: Chi può diventare membro?, Pubblico, Età minima, Età massima, Minorenni solo accompagnati da un adulto e Numero massimo di membri (facoltativo).

Nuova è la spunta Nascosta (solo i membri vedono l'organizzazione). In questo caso la vostra organizzazione non compare nell'elenco. Solo i membri la vedono. Le persone nuove entrano allora tramite un link d'invito.

Stagione e pausa stagionale

Alcuni gruppi sono attivi solo in una parte dell'anno, per esempio una squadra della piscina all'aperto o un'associazione di sport invernali.

  1. Metti la spunta su Attiva solo in una stagione.
  2. In Stagione dal e Stagione fino al inserisci giorno e mese nel formato GG.MM., per esempio 01.05. e 30.09.
  3. Tocca Salva le modifiche.

Fuori stagione sulla vostra pagina compare l'avviso «Pausa stagionale fino al …». La vostra organizzazione resta comunque visibile e ci si può ancora unire.

Contatto

In Referente scegli una persona tra i vostri responsabili, che compare sulla vostra pagina come persona di riferimento. Inserisci un'E-mail di contatto (facoltativa) e un Telefono se volete essere raggiungibili. Associazioni e gruppi possono indicare anche il loro Indirizzo (via e numero) con CAP e Località; le attività invece curano la loro sede. In Contatto visibile a scegli tutti oppure solo Membri.

Impostazioni predefinite per gli eventi

Nella sezione Eventi stabilisci come partono i nuovi eventi. Questo ti fa risparmiare molto lavoro dopo.

  • Nuovi eventi pubblici per impostazione predefinita: i nuovi eventi sono visibili a tutti. La procedura guidata (capitolo 6) parte allora con la visibilità Pubblico. Se togli la spunta, parte con Utenti con accesso: allora vedono i vostri eventi tutti quelli che hanno effettuato l'accesso a DettingenConnect, anche persone con hobby adatti che non sono ancora membri. Lo stesso vale per la creazione rapida. Solo membri dell'organizzazione lo scegli a mano per un singolo evento.
  • Sala predefinita per la creazione rapida: la sala in cui vi incontrate di solito. Nella creazione rapida è già selezionata. Sulla pagina del luogo la vostra organizzazione compare allora sotto Si incontrano qui. Al contrario, la vostra pagina mostra in Panoramica il Luogo; chi ha effettuato l'accesso vede lì chi c'è in questo momento o ci va spesso, e può segnarsi da solo con Sono qui adesso oppure Sono spesso qui.
  • Durata predefinita (minuti): quanto durano di solito i vostri incontri, per esempio 90. L'orario di fine viene così inserito automaticamente.

In Link puoi inserire per esempio il vostro sito web.

  1. Tocca Aggiungi.
  2. Inserisci un'Etichetta, per esempio «Il nostro sito web».
  3. Accanto inserisci l'indirizzo. Inizia con https://.
  4. Tocca Salva le modifiche.

Un link lo togli con il simbolo del cestino accanto.

Sotto la prima parte trovi le sezioni Immagine di copertina e Logo. Tocca il campo per caricare e scegli una foto. L'immagine viene subito applicata, non devi salvare a parte.

Consiglio: L'immagine di copertina compare anche come anteprima quando qualcuno condivide la vostra pagina tramite un'app di messaggistica. Qui una foto di gruppo simpatica funziona meglio.

Regole

Se la vostra organizzazione ha delle regole, per esempio un regolamento interno o indicazioni per gli allenamenti, le scrivi in Regole.

  1. Scrivi le regole nel campo di testo.
  2. Se tutti i membri devono confermare di nuovo le nuove regole, metti la spunta su I membri devono confermare le nuove regole.
  3. Tocca Pubblica le regole.

Ogni modifica riceve un nuovo numero di versione. Chi entra per la prima volta deve prima leggere e confermare le regole. Se hai messo la spunta, tutti i membri vedono sulla vostra pagina l'avviso «Le regole sono cambiate. Confermale, per favore.» e il pulsante Conferma le regole.

Buono a sapersi: Per piccole correzioni, come un errore di battitura, lascia semplicemente la spunta vuota. Così le nuove regole valgono come confermate per tutti.

In Link breve e codice QR trovi indirizzi brevi e un codice QR per la vostra pagina. È pratico per manifesti, volantini e avvisi in bacheca:

  • Pagina: l'indirizzo breve della vostra pagina, per esempio …/liederkranz.
  • Eventi: lo stesso indirizzo con /termine alla fine. Porta direttamente ai vostri eventi.

Tocca Scarica il codice QR (SVG) per salvare il codice e inserirlo per esempio in un volantino. Anche il pulsante Condividi sulla vostra pagina invia l'indirizzo breve.

Link brevi personali: per un manifesto potete riservarvi fino a cinque nomi vostri, per esempio …/herbstkonzert. Inserisci il nome, scegli se porta alla Pagina o agli Eventi e tocca Crea link breve. Sono ammessi lettere minuscole, cifre e trattini. Se un nome è già occupato, l'app te lo dice. Per ogni link breve personale vedi quante volte è stato aperto e puoi scaricarne il codice QR.

4. Gestire i membri

Accettare o rifiutare le richieste di adesione

Se da voi è impostato Su richiesta (decidono i responsabili) (per associazioni, attività e il Comune sempre), a ogni richiesta ricevi la notifica Nuova richiesta di adesione. Inoltre, nella pagina Home un riquadro ti mostra quante richieste sono aperte.

  1. Apri Gestisci › Membri.
  2. In cima ci sono le Richieste di adesione con nome e indirizzo e-mail.
  3. Tocca Accetta oppure Rifiuta.

Chi viene accettato riceve un messaggio di benvenuto.

Assegnare i ruoli

  1. Apri Gestisci › Membri.
  2. Tocca il nome della persona.
  3. In basso si apre una finestra. In Ruolo scegli Membro, Moderazione oppure Responsabile.

La modifica vale subito.

Permettere singoli compiti

Non tutti devono essere subito responsabili. In Può inoltre puoi permettere singoli compiti a un membro o a una persona della moderazione. Quali interruttori vedi dipende da cosa è attivo nel tuo Comune. Per esempio:

  • Creare eventi: la persona può inserire eventi. Prenotare una sala però possono farlo solo i responsabili. Gli eventi di questa persona quindi non hanno una sala, ma solo un luogo.
  • Approvare foto: la persona si occupa delle foto dei vostri eventi.
  • Gestire i pagamenti: la persona (per esempio la vostra tesoriera) conferma i pagamenti e registra i rimborsi. Sulla vostra pagina trova il pulsante Pagamenti. Coordinate bancarie e PayPal però li cambiano solo i responsabili.

Metti o togli semplicemente la spunta.

Rimuovere o bloccare membri

  1. In Gestisci › Membri tocca il nome.
  2. Tocca Rimuovi se la persona non fa più parte del gruppo. Potrà rientrare in seguito.
  3. Tocca Blocca se la persona non deve poter rientrare. Le persone bloccate compaiono in fondo all'elenco sotto Bloccati.

Passare o lasciare il ruolo di responsabile

Se un'altra persona prende il tuo posto come responsabile:

  1. Dai alla persona il ruolo Responsabile (vedi sopra).
  2. Dopo puoi darti un altro ruolo oppure toccare Esci sulla pagina dell'organizzazione.

Se non si trova nessuno, puoi comunque lasciare il ruolo di responsabile: in Gestisci › Membri tocca in fondo Lascia il ruolo di responsabile e conferma. Resti membro, ma dopo la gestione non è più accessibile per te. Presso l'organizzazione compare allora Cercasi responsabile. I membri possono farsi avanti con Aiuterei a organizzare, e il gestore dell'app nomina nuovi responsabili.

Buono a sapersi: Se sei l'ultimo responsabile, non puoi uscire direttamente. Lascia prima il ruolo di responsabile, poi puoi uscire come tutti. Anche se vuoi eliminare il tuo account, lascia prima il ruolo di responsabile oppure elimina l'organizzazione.

Nei nostri luoghi

Se la vostra organizzazione gestisce dei luoghi (per esempio una casa civica), in Gestisci c'è la scheda Nei nostri luoghi. Lì per ogni luogo vedi quali organizzazioni hanno avuto eventi da voi nell'ultimo anno o ne avranno in futuro, con il numero degli eventi. Toccando un'organizzazione apri la sua pagina, Eventi → mostra tutti gli eventi nel luogo.

Invitare una persona

Puoi invitare una persona precisa e stabilire subito il suo ruolo, per esempio se qualcuno deve diventare responsabile:

  1. Apri Gestisci › Inviti.
  2. In alto in Invita una persona inserisci l'Indirizzo e-mail.
  3. Scegli il Ruolo: Membro, Moderazione oppure Responsabile.
  4. Tocca Invia invito.

Se la persona ha già un account, riceve l'invito nell'app e, a seconda delle impostazioni, via e-mail. Altrimenti riceve un'e-mail e crea un account tramite il link. Viene aggiunta solo quando tocca lei stessa Accetta l'invito; l'invito vale 30 giorni e solo per quell'indirizzo e-mail. In Inviti in sospeso vedi chi non ha ancora accettato, e ritiri un invito con il simbolo del cestino.

Buono a sapersi: Se la persona fa già parte dell'organizzazione, l'invito cambia il suo ruolo appena lo accetta. Così puoi passare il ruolo di responsabile anche a qualcuno che è già membro.

Con un link d'invito porti le persone direttamente nell'organizzazione, per esempio tramite il vostro gruppo di messaggistica. Chi apre il link e tocca Accetta l'invito diventa subito membro. Funziona anche se da voi è impostato Solo su invito. I limiti d'età però restano validi.

Ecco come crei un link:

  1. Apri Gestisci › Inviti.
  2. In basso in Valido (giorni) inserisci per quanto tempo il link deve funzionare. Il valore predefinito è 14 giorni.
  3. Se solo un certo numero di persone deve poter usare il link, inseriscilo in Al massimo (persone). Vuoto significa: senza limite.
  4. Tocca Crea nuovo link.
  5. Sul nuovo link tocca Condividi per inviarlo subito, oppure Copia.

Per ogni link vedi quante volte è già stato usato e fino a quando vale. Un link che non deve più valere lo elimini con il simbolo del cestino (Elimina link).

Consiglio: Chi apre il link e non ha ancora un account viene prima invitato a registrarsi.

5. Post e chat di gruppo

I post sono annunci

I post servono per comunicazioni importanti dei responsabili, per esempio «Festa d'estate sabato» o «Nuovi orari degli allenamenti». Sotto i post non ci sono commenti. Domande e conversazioni vanno nella chat di gruppo.

Ecco come scrivi un post:

  1. Apri la pagina della vostra organizzazione.
  2. Tocca la scheda Post.
  3. Tocca Scrivi un post.
  4. Inserisci un Titolo e il Testo (Markdown).
  5. Scegli chi riceve il post: Solo membri oppure Pubblico (anche follower).
  6. Se il post deve restare in alto, metti la spunta su Fissa in alto.
  7. Tocca Pubblica.

I membri e, per i post pubblici, anche i follower ricevono una notifica Nuovo post.

Un post lo elimini con il simbolo del cestino accanto al titolo (Elimina post).

La chat di gruppo

Ogni organizzazione ha esattamente una chat di gruppo. Tutti i membri attivi ci sono dentro automaticamente. Chi esce o viene rimosso è fuori anche dalla chat.

La apri dalla pagina della vostra organizzazione con Chat di gruppo oppure dalla sezione Chat in basso.

Tutte le azioni per un messaggio sono scritte in piccolo nella sua riga dell'orario, subito sotto il testo. Come responsabili e come moderazione avete lì e nella chat alcune possibilità in più:

  • Fissa: nella riga dell'orario di un messaggio tocca Fissa. Il messaggio compare allora in alto nella chat nella barra Fissati, per esempio un avviso sul luogo d'incontro. Toccando la barra salti al messaggio, se sono più di uno al successivo. Con Non fissare più lo togli di nuovo.
  • Rimuovi per tutti: i messaggi molesti di altri li togliete con Rimuovi per tutti e confermate. Al loro posto compare per tutti «Rimosso dai responsabili del gruppo».
  • Scrivono solo i responsabili: apri con il simbolo in alto le Impostazioni della chat e metti la spunta su Scrivono solo i responsabili. Allora possono scrivere solo responsabili e moderazione, tutti gli altri leggono. È adatto ai canali solo informativi.

Buono a sapersi: I tuoi messaggi puoi solo Modificarli o Ritirarli finché nessuno li ha letti. Dopo restano; puoi solo nasconderli per te con Elimina per me. Per questo pensa bene agli annunci prima di inviarli.

Come i membri scrivono in chat, mandano foto e impostano le notifiche lo trovi nel Manuale per i membri.

6. Creare eventi

Possono creare eventi i responsabili e i membri a cui hai permesso Creare eventi. Ci sono due strade: la creazione rapida per l'incontro normale e la procedura guidata per tutto ciò che è speciale.

Creazione rapida: un evento in pochi secondi

  1. Tocca in basso Eventi. Oppure apri la pagina della vostra organizzazione e tocca Vedi eventi.
  2. Tocca in basso a destra il pulsante rotondo Crea evento.
  3. Se guidi più organizzazioni, scegli in alto l'Organizzazione.
  4. In Cosa? scrivi il titolo, per esempio «Prove del coro».
  5. In Quando? scegli data, inizio e fine. L'orario di fine viene proposto in base alla vostra durata predefinita.
  6. In Sala la vostra sala predefinita è già selezionata. Puoi sceglierne un'altra oppure Senza sala.
  7. Tocca Crea.

Fatto. Tutto il resto puoi cambiarlo dopo direttamente sull'evento (vedi capitolo 7).

Capire l'elenco delle sale

Nell'elenco delle sale, per ogni sala c'è scritto se è libera all'orario che hai scelto:

  • libera: la sala è disponibile.
  • richiesta: qualcun altro l'ha già richiesta, ma non è ancora confermata.
  • occupata oppure chiusa: la sala non si può scegliere.
  • fuori dall'orario di apertura: il luogo in quell'orario di solito è chiuso.

Sotto c'è scritto come si prenota:

  • prenotata subito: la sala è subito vostra in modo vincolante.
  • conferma il gestore: il gestore del luogo deve prima confermare la richiesta.

Se cambi l'orario, l'elenco si aggiorna da solo.

Buono a sapersi: Se una sala è occupata, non viene creato niente. Scegli allora un altro orario o un'altra sala.

Cosa succede con «conferma il gestore»?

L'evento compare con l'avviso Sala richiesta. Fino alla conferma lo vedono solo i membri della vostra organizzazione. Appena il gestore conferma, l'evento diventa visibile a tutti quelli che possono vederlo in base alla visibilità.

Se il gestore rifiuta o assegna la sala a qualcun altro, l'evento viene annullato automaticamente. Tu e tutti quelli che si sono già iscritti venite avvisati.

Come i gestori trattano una richiesta di sala lo trovi nel Manuale per luoghi e attività.

La procedura guidata: serie, luogo e altro

Per incontri regolari, eventi senza sala o con un limite di partecipanti usi la procedura guidata.

  1. Apri la creazione rapida come descritto sopra.
  2. Tocca in basso Altre opzioni (serie, luogo, posti).
  3. La procedura guidata ha tre passi.

Passo 1: Cosa e quando

  1. Inserisci il Titolo.
  2. Scegli il Tipo: Incontro, Workshop, Evento pubblico oppure Interno.
  3. Scegli data, inizio e fine.
  4. In Ripetizione scegli se l'evento è Una volta o si ripete (vedi la sezione successiva).
  5. Se serve, scrivi una Descrizione.
  6. Tocca Avanti.

Passo 2: Dove e chi

  1. Se guidi più organizzazioni, scegli l'Organizzazione.
  2. In Luogo scegli:
    • Prenota una sala: scegli una sala dall'elenco delle sale.
    • Luogo senza sala: in Luogo scegli solo il luogo, per esempio una piazza o un caffè.
    • Nessun luogo fisso: per esempio per gite o incontri online.
  3. In Dettaglio (ad es. ingresso dal parcheggio) puoi descrivere più precisamente dove ci si incontra.
  4. Per un incontro in video metti la spunta su Evento online e inserisci il link.
  5. In Posti inserisci quanti posti ci sono. Vuoto significa senza limite.
  6. Scegli la Visibilità: Pubblico (tutti, anche senza account), Utenti con accesso oppure Solo membri dell'organizzazione. È preselezionato ciò che avete impostato in Nuovi eventi pubblici per impostazione predefinita (capitolo 3).
  7. Tocca Avanti.

Passo 3: Controlla

Guarda il riepilogo e tocca Crea evento.

Buono a sapersi: I membri con il permesso Creare eventi non prenotano sale. Scelgono Luogo senza sala oppure Nessun luogo fisso.

Serie: eventi regolari

In Ripetizione hai queste possibilità:

  • Ogni giorno, Ogni settimana oppure Ogni mese: in Ogni inserisci l'intervallo, per esempio «Ogni 2 settimane». Con Ogni settimana tocchi in In questi giorni i giorni della settimana, per esempio mar e gio.
  • In Fine scegli Senza fine oppure Finisce il …. Con Finisce il … inserisci l'ultimo giorno della serie. Con Senza fine nel calendario ci sono sempre le prossime 26 settimane, e l'app estende la serie ogni notte. Una serie così puoi terminarla più tardi annullando un evento con Questo e tutti i successivi.
  • Più date: per eventi senza un ritmo fisso. Tocca Aggiungi giorno e scegli ogni volta una data. Tutti i giorni hanno lo stesso orario.

«Sala in arrivo»: eventi lontani nel futuro

Molti luoghi permettono di prenotare le sale solo con un certo anticipo, per esempio solo alcune settimane. In una serie lunga, alcuni eventi cadono oltre questo limite.

Questi eventi vengono creati comunque. Mostrano l'avviso Sala in arrivo. Appena l'evento entra nel periodo consentito, l'app richiede la sala da sola. Tu non devi fare niente.

Se a quel punto la sala non è più disponibile, quel singolo evento viene annullato e tutti gli iscritti vengono avvisati.

Consiglio: Nelle serie lunghe controlla ogni tanto la prenotazione della sala dei vostri eventi. Su ogni pagina dell'evento, come responsabile, vedi in alto la situazione della sala: Sala richiesta, Sala confermata, Sala in arrivo oppure Sala rifiutata.

7. Modificare, copiare e annullare eventi

Modificare direttamente sull'evento

Non c'è una modalità di modifica a parte. Come responsabile tocchi semplicemente ciò che vuoi cambiare.

  1. Apri l'evento.
  2. Tocca il titolo (accanto c'è una matita), la data e l'orario, la sezione Dove, i posti o la descrizione. Se manca la descrizione, tocca + Descrizione.
  3. In basso si apre una finestra, per la sezione Dove per esempio Luogo e sala. Cambia il dato.
  4. Tocca Salva.

Più in basso nella pagina dell'evento trovi due piccoli pulsanti: il primo mostra la visibilità attuale (per esempio Pubblico). Con questo cambi visibilità e tipo. Il secondo si chiama Foto (vedi capitolo 11).

Se cambi orario o luogo, tutti quelli che si sono iscritti ricevono la notifica Evento modificato.

Buono a sapersi: Alcuni eventi l'app li prende dal calendario degli eventi del tuo Comune. Se il calendario vi indica come organizzatori, questi eventi compaiono da voi. Orario, luogo e annullamenti continuano ad arrivare dal calendario, quindi cambiali lì. Un testo che avete modificato voi stessi sull'evento il calendario non lo sovrascrive.

Nelle serie: solo questo o tutti i successivi?

Se l'evento fa parte di una serie, la finestra ti chiede Cosa vuoi modificare?:

  • Solo questo evento: per esempio perché le prove questa volta iniziano più tardi.
  • Questo e tutti i successivi: per esempio perché d'ora in poi provate sempre il mercoledì.

Impostare l'iscrizione

Tocca il riquadro con il numero degli iscritti. Nella finestra Iscrizione imposti:

  • Posti: numero dei posti, vuoto significa senza limite.
  • Lista d'attesa se pieno: chi arriva tardi finisce in lista d'attesa e sale automaticamente quando si libera un posto.
  • Biglietti con codice QR: ogni iscrizione riceve un biglietto con codice (vedi capitolo 9).
  • Persone per iscrizione: quante persone qualcuno può iscrivere in una volta, per esempio una famiglia.
  • Iscrizioni dal e Iscrizioni fino al: periodo in cui ci si può iscrivere.
  • Disdetta fino a (ore prima, vuoto = sempre): dopo questo termine i partecipanti non possono più disdire da soli.
  • Annulla se 24 ore prima ci sono troppo pochi iscritti: l'evento viene annullato automaticamente se si arriva a meno di Iscritti minimi.

Tocca Salva.

Copiare un evento: «Ripeti il …»

  1. Apri l'evento.
  2. In alto a destra nell'intestazione tocca i tre puntini.
  3. In Ripeti il … scegli la nuova data.
  4. Tocca Copia evento.

Il nuovo evento riprende tutto, anche la sala. Se la sala quel giorno è occupata, vedi un messaggio.

Annullare un evento

  1. Apri l'evento.
  2. In alto a destra tocca i tre puntini.
  3. Se serve, inserisci un Motivo (facoltativo), per esempio «Responsabile malato».
  4. Se l'evento fa parte di una serie, scegli Solo questo evento oppure Questo e tutti i successivi.
  5. Tocca Annulla evento.

Tutti gli iscritti ricevono subito la notifica Evento annullato con il tuo motivo.

8. Richiedere una sala senza evento

A volte vi serve una sala senza che ne nasca un evento per tutti, per esempio per una serata del direttivo o per allestire.

  1. Tocca in basso Luoghi e apri il luogo.
  2. Tocca la sala che ti interessa. In Occupazione vedi quando è libera in questa settimana. Con le frecce sfogli settimana per settimana.
  3. Tocca Richiedi la sala.
  4. In Per l'organizzazione scegli la vostra organizzazione.
  5. Scegli la Data. Sotto vedi l'Occupazione del giorno.
  6. Inserisci Dalle e Alle. Se vi serve tempo per allestire o smontare, inseriscilo in Allestimento (min) e Smontaggio (min).
  7. In Scopo scrivi per cosa vi serve la sala.
  8. Se serve, inserisci Persone previste e un Messaggio per il gestore.
  9. Tocca Invia richiesta. Se lì c'è scritto Prenota in modo vincolante, la sala è subito prenotata.

Per una richiesta vieni avvisato appena il gestore conferma o rifiuta.

Le tue richieste e prenotazioni le vedi sulla pagina della sala sotto Le tue prenotazioni. Lì puoi ritirarle con Annulla.

Buono a sapersi: Se viene annullata una prenotazione di sala che appartiene a un evento, viene annullato anche l'evento. Se vuoi solo cambiare sala, cambia invece la sala sull'evento in Luogo e sala.

Consiglio: Sulla pagina della sala c'è anche il pulsante Crea un evento qui. Apre la creazione rapida con questa sala.

9. Iscrizioni, partecipanti e check-in

Come i membri si iscrivono a un evento lo trovi nel Manuale per i membri. Qui si parla di come tu, da responsabile, tieni tutto sotto controllo.

Aprire l'elenco dei partecipanti

  1. Apri l'evento.
  2. Nel riquadro con il numero degli iscritti tocca Gestisci partecipanti.

Vedi tre elenchi:

  • Iscritti: tutti quelli che vengono, con il numero di posti occupati. Se i posti sono superati, lì c'è scritto Oltre la capienza.
  • Lista d'attesa: nell'ordine in cui le persone subentrano. Se accanto a qualcuno c'è Offerta in sospeso, si è liberato un posto. La persona ha 24 ore per accettarlo. Altrimenti subentra la persona successiva.
  • Disdetti / non presenti.

Se qualcuno ha iscritto il proprio figlio, dopo il nome c'è scritto per esempio «con Lena (8)».

A ogni nuova iscrizione i responsabili della vostra organizzazione ricevono la notifica Nuova iscrizione, per un nuovo posto in lista d'attesa Nuovo in lista d'attesa. La persona stessa riceve una conferma, con i biglietti insieme al codice del biglietto. 48 ore prima dell'evento ricevi inoltre un riepilogo con il numero di iscritti e di persone in attesa.

Consiglio: Se gli avvisi diventano troppi, nel menu dell'avatar in Impostazioni › Notifiche imposta la sezione Eventi per esempio su Nel riepilogo.

Iscrivere tu le persone

Non tutti si iscrivono da soli. Puoi iscrivere direttamente le persone:

  1. Tocca Aggiungi persona.
  2. Nel campo Cerca un membro cerca i nomi e metti le spunte. Oppure tocca Tutta l'organizzazione o Partecipanti dell'ultima volta.
  3. Per qualcuno senza account, per esempio la nonna al corso per bambini, inserisci un Nome dell'ospite (senza account).
  4. Tocca Iscrivi.

I membri iscritti ricevono il messaggio «Sei stato iscritto». Possono cancellarsi da soli. Puoi iscrivere persone anche oltre i posti disponibili.

Buono a sapersi: Puoi iscrivere solo membri della tua organizzazione, non altri utenti dell'app.

Messaggio a tutti

Tocca Messaggio a tutti, scrivi il tuo testo (al massimo 500 caratteri) e tocca Invia. Tutti gli iscritti ricevono il messaggio, per esempio «Portate le scarpe da palestra, per favore».

Check-in: chi c'è?

All'evento, nell'elenco Iscritti tocchi semplicemente il cerchio davanti al nome. Diventa verde e la persona è segnata come Presente. Toccando di nuovo lo annulli.

Se usate i biglietti, puoi anche scrivere il Codice del biglietto nel campo in alto e toccare Fai il check-in.

Dopo l'evento tocca Segna chi non si è presentato. Allora tutti quelli che non hanno fatto il check-in finiscono sotto Disdetti / non presenti.

Con Annulla accanto a un nome cancelli l'iscrizione di una persona.

Biglietti

I biglietti sono facoltativi. Attivali sull'evento in Iscrizione con Biglietti con codice QR. Così ogni iscrizione riceve un codice. I partecipanti trovano il loro biglietto nell'app in I miei biglietti e lo mostrano all'ingresso.

Esportare l'elenco

Con Esporta come CSV scarichi l'elenco dei partecipanti come file. Il file puoi aprirlo per esempio con un'app per fogli di calcolo.

10. Eventi a pagamento e pagamenti

Stabilire un prezzo

  1. Apri l'evento.
  2. Tocca la riga con il simbolo dell'euro. Per gli eventi gratuiti lì c'è scritto gratis.
  3. In Prezzo a persona (€) inserisci l'importo, per esempio 12,50.
  4. Tocca Salva.

Vuoto o 0 significa gratis. Un nuovo prezzo vale solo per le nuove iscrizioni.

Come pagano i partecipanti

Chi si iscrive ha subito il posto assicurato e poi sceglie come pagare:

Quali metodi di pagamento ci sono lo stabilisce il tuo Comune. In contanti sul posto funziona sempre, Bonifico e PayPal solo se sono attivati.

  • In contanti sul posto: la persona paga all'evento. Tu lo confermi al check-in.
  • Bonifico: la persona fa un bonifico sulle vostre coordinate bancarie. Come causale si usa il numero del pagamento. Il posto resta riservato per alcuni giorni. Se i soldi non arrivano, la persona riceve un promemoria, e dopo l'iscrizione viene annullata, così qualcun altro può subentrare.
  • PayPal: se è configurato nel tuo Comune oppure se la vostra organizzazione ha inserito un proprio account PayPal. I pagamenti PayPal vengono confermati automaticamente.

Buono a sapersi: Chi iscrivi tu stesso con Aggiungi persona non riceve una richiesta di pagamento. Per i soldi ti accordi direttamente con la persona.

Confermare i contanti al check-in

Nell'elenco dei partecipanti, se il pagamento è in sospeso, accanto al nome c'è il pulsante Contanti ricevuti. Toccalo appena hai i soldi. Il pagamento è così confermato e viene creata una ricevuta.

La pagina «Pagamenti»

In Gestisci › Pagamenti vedi tutti i pagamenti della vostra organizzazione. I membri con il compito Gestire i pagamenti aprono la stessa pagina con il pulsante Pagamenti sulla vostra pagina. La sezione per coordinate bancarie e PayPal lì non la vedono. In alto c'è quanto avete incassato quest'anno e quanti pagamenti sono in sospeso.

Con i pulsanti rotondi filtri: In sospeso, Pagati, Da rimborsare e Tutti.

Per i pagamenti in sospeso trovi i pulsanti Contanti ricevuti e, per i bonifici, Bonifico ricevuto.

Riconciliare l'estratto conto

Invece di confermare ogni bonifico uno per uno, puoi caricare un estratto conto:

  1. Scarica dalla tua banca l'estratto conto come file CSV.
  2. Scegli il file in Riconcilia l'estratto conto (CSV).
  3. Tocca Riconcilia l'estratto conto (CSV).

Tutti i bonifici in sospeso in cui numero della ricevuta e importo si trovano nella stessa riga vengono confermati come pagati.

Rimborsare

Se un evento a pagamento viene annullato, il pagamento compare sotto Da rimborsare.

  1. Sul pagamento tocca Rimborsato.
  2. Scrivi come hai rimborsato, per esempio «in contanti» o «bonifico del 12.10.».
  3. Tocca Rimborsato.

Il rimborso è così registrato. Un'iscrizione ancora attiva viene annullata.

Esportazione

Con Esporta CSV scarichi tutti i pagamenti come file, per esempio per la revisione dei conti.

Inserire coordinate bancarie e PayPal

Questi dati li cambiano solo i responsabili.

  1. Apri Gestisci › Pagamenti e scorri verso il basso. Se il tuo Comune non ha attivato né il bonifico né PayPal, questa sezione non c'è.
  2. In Coordinate bancarie per i bonifici inserisci il Beneficiario e l'IBAN. Senza coordinate bancarie si può pagare solo in contanti.
  3. Se volete usare un vostro account PayPal, in Account PayPal proprio inserisci il Client ID PayPal, il Secret PayPal e il Webhook ID PayPal. Tutti e tre li trovi nell'area sviluppatori del tuo account PayPal. Il secret viene salvato in forma cifrata e poi non viene mai più mostrato; se vuoi mantenerlo, al prossimo salvataggio lascia semplicemente vuoto il campo. L'Indirizzo webhook per PayPal te lo mostra l'app; inseriscilo su PayPal.
  4. Tocca Salva.

Consiglio: I partecipanti possono scaricare da soli la loro ricevuta in PDF. Non devi scrivere ricevute.

11. Foto all'evento

Dall'inizio di un evento, sulla pagina dell'evento c'è la sezione Vedi foto. Lì i partecipanti possono caricare foto.

Impostare le foto

  1. Apri l'evento.
  2. Tocca il piccolo pulsante Foto.
  3. Lascia la spunta su Consenti foto all'evento oppure toglila.
  4. Scegli Visibili a tutti oppure Solo per i partecipanti.
  5. Se vuoi vedere ogni foto prima, metti la spunta su Mostra le foto solo dopo l'approvazione.
  6. Tocca Salva.

Approvare e rimuovere foto

Se l'approvazione è attiva, sulle nuove foto c'è scritto in attesa di approvazione. Tocca la spunta verde (Approva) per mostrare una foto, oppure la croce (Rimuovi) per eliminarla.

Possono farlo i responsabili, la moderazione della vostra organizzazione e i membri con il permesso Approvare foto.

12. Follower e notifiche

Membri e follower

Oltre ai membri, la vostra organizzazione ha anche dei follower. Sono persone che vi seguono senza essere membri. Sulla vostra pagina toccano in alto la stella (Segui). Se attivano anche la campanella, ricevono le novità anche come notifica push.

Cosa ricevono i follower:

  • I post che pubblichi come Pubblico (anche follower).
  • I nuovi eventi pubblici. Per una serie solo il primo evento. Gli eventi con sala richiesta solo quando la sala è confermata.

Come responsabile vedi solo quante persone vi seguono, non chi.

Consiglio: Su manifesti e volantini richiama l'attenzione sul vostro codice QR (capitolo 3). Chi lo scansiona arriva sulla vostra pagina e può seguirvi con un tocco.

Cosa ricevi come responsabile

  • Nuova richiesta di adesione, quando qualcuno vuole diventare membro.
  • Nuova iscrizione oppure Nuovo in lista d'attesa, quando qualcuno si iscrive a uno dei vostri eventi (capitolo 9). Questo lo ricevono solo i responsabili, non i membri con il permesso Creare eventi.
  • Nuova sezione richiesta, quando un gruppo vuole far parte della vostra associazione (capitolo 3).
  • Avvisi sulle richieste di sala: confermata, rifiutata o assegnata ad altri.
  • Un riepilogo 48 ore prima dei vostri eventi.

13. Mantenere l'ordine nella propria organizzazione

Responsabili e moderazione della vostra organizzazione si occupano insieme di un clima cordiale.

  • Post: i post non adatti li eliminate con il simbolo del cestino.
  • Chat di gruppo: potete togliere i messaggi molesti di altri con Rimuovi per tutti (al loro posto compare «Rimosso dai responsabili del gruppo») e con Scrivono solo i responsabili limitare la chat agli annunci (capitolo 5).
  • Foto: approvate o rimuovete le foto (capitolo 11).
  • Membri: i responsabili possono Rimuovere o Bloccare persone (capitolo 4).

Se qualcuno segnala un post, una foto o un messaggio in chat, la segnalazione va alla moderazione del tuo Comune. Se ne occupa lei, anche nei casi gravi come le molestie.

Consiglio: Dai il ruolo Moderazione a uno o due membri affidabili. Così non devi tenere d'occhio tutto da solo.

14. Eliminare l'organizzazione

Se la vostra associazione si scioglie o il gruppo non serve più:

  1. Apri Gestisci › Impostazioni.
  2. Scorri fino in fondo.
  3. Tocca Elimina organizzazione.
  4. Leggi l'avviso e tocca di nuovo Elimina organizzazione.

L'organizzazione scompare subito e viene eliminata definitivamente dopo 90 giorni.

Buono a sapersi: Se semplicemente non vuoi più essere responsabile, non devi eliminare niente. Passa il ruolo di responsabile a qualcun altro (capitolo 4).

15. Funzioni aggiuntive

Alcune funzioni ci sono solo se sono attivate nel tuo Comune.

Donazioni di punti

Se nel tuo Comune i punti sono attivi, in Gestisci › Impostazioni nella sezione Eventi trovi la spunta Accetta donazioni di punti. Allora sulla vostra pagina compare il pulsante Dona punti, e i membri della comunità possono regalarvi punti.