DettingenConnect
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DettingenConnect – Manuale per luoghi e attività

Questo manuale è per tutte le persone che in DettingenConnect si occupano di un luogo o gestiscono un'attività: il custode della palestra, l'amministrazione comunale con la sala civica, la titolare della trattoria con la saletta o il negozio all'angolo. Qui scopri passo dopo passo come il tuo luogo o la tua attività entra nell'app, come lo tieni aggiornato e come rispondi alle richieste di sala. Come usare l'app ogni giorno lo trovi nel Manuale per i membri. Come un'associazione richiede una sala e gestisce la propria organizzazione lo trovi nel Manuale per i responsabili delle associazioni.

1. Prima di cominciare

Com'è fatta l'app

In alto vedi sempre la stessa riga: a sinistra il logo (toccandolo vai a Home), poi la ricerca, la campanella per le notifiche e a destra il tuo avatar con il menu.

Sotto c'è l'intestazione della pagina. Mostra il nome della pagina. A sinistra c'è una freccia per tornare indietro, a destra a volte ci sono piccoli simboli, per esempio una matita per modificare.

In fondo c'è la barra con Eventi, Luoghi, Gruppi, Persone, Chat e Altro; al computer le stesse voci stanno sul bordo sinistro. Per te come gestore sono importanti soprattutto Home (tramite il logo) e Luoghi. Tutte le attività si trovano in Altro › Attività.

Cosa ti serve

  1. Un tuo account in DettingenConnect.
  2. Un indirizzo e-mail confermato. Solo dopo puoi proporre luoghi, aggiungere attività o rispondere alle richieste.
  3. Per un luogo di cui ti occupi: i diritti di gestore per quel luogo. Come ottenerli lo trovi nei capitoli 2 e 3.

Consiglio: Proteggi il tuo account anche con l'accesso a due fattori. È facoltativo, ma consigliato se gestisci un luogo o un'attività. Lo trovi nel menu dell'avatar in Impostazioni.

Chi è gestore?

Gestore di un luogo è chi è registrato nella sua gestione. Ci sono due ruoli:

  • Titolare: può fare tutto, anche aggiungere altri gestori e archiviare il luogo.
  • Manager: aggiorna il luogo e le sale e risponde alle richieste.

Se il luogo appartiene a un'organizzazione (per esempio un'associazione, un'attività o il Comune), i suoi responsabili contano automaticamente come titolari.

Luogo o attività?

  • Un luogo è un posto dove ci si incontra e si resta per un po': una palestra, una sala, la sede di un'associazione, un parco giochi, un caffè. I luoghi si trovano in basso sotto Luoghi e sulla mappa.
  • Un'attività è un'organizzazione: un negozio, un'officina, un locale, un fornitore di servizi. Le attività si trovano in Altro › Attività, ordinate per settore.

Un caffè è entrambe le cose: l'attività si trova sotto Attività, la sua sede anche sotto Luoghi. Un negozio o un'officina non è un luogo d'incontro. Indirizzo e orari di apertura stanno allora solo sulla pagina dell'attività, nel blocco Sede. Se una sede conta come luogo dipende dalla sua categoria; lo decide l'amministrazione.

2. Proporre un luogo

Per palestre, sale, sedi di associazioni, piazze pubbliche e altri luoghi d'incontro. Le attività come trattorie o negozi seguono un'altra strada, vedi il capitolo 3.

Passo dopo passo

  1. Tocca in basso Luoghi.
  2. Tocca il pulsante rotondo Proponi un luogo in basso a destra.
  3. Inserisci il Nome del luogo.
  4. Scegli il Tipo, per esempio Sede di eventi, Sede dell'associazione, Luogo pubblico, All'aperto, Luogo d'incontro o Altro.
  5. Scrivi una Breve descrizione.
  6. Tocca la mappa per segnare il luogo.
  7. Se guidi un'organizzazione, vedi il campo Per l'organizzazione. Scegli lì l'organizzazione che gestisce il luogo. Altrimenti lascia Nessuna (proposta personale).
  8. Tocca Proponi.

Poi vedi il messaggio «Grazie! La moderazione esaminerà la tua proposta.» Sulla pagina del luogo compare l'avviso «Questo luogo è in attesa di approvazione da parte della moderazione.»

L'approvazione

La moderazione di DettingenConnect controlla ogni nuovo luogo. Appena lo approva, è visibile a tutti. Ricevi la notifica Luogo approvato.

Buono a sapersi: Una proposta senza organizzazione è un luogo pubblico per tutti. Per questo chi lo propone, di proposito, non diventa gestore. Diventi gestore tramite un'organizzazione (passo 7), come responsabile di un'attività (capitolo 3) oppure se un titolare ti aggiunge tramite e-mail (capitolo 14). I luoghi pubblici senza gestore li aggiorna la moderazione.

3. Aggiungere e prendere in carico un'attività

In DettingenConnect un'attività è un'organizzazione, proprio come un'associazione. Chi aggiunge o prende in carico l'attività ne diventa responsabile. Come responsabile aggiorni la pagina dell'attività, accogli il tuo team e puoi creare post ed eventi. Come si fa lo trovi nel Manuale per i responsabili delle associazioni.

Tutte le attività le trovi in Altro › Attività. In alto puoi filtrare per settore o cercare per nome con Cerca attività.

La tua attività è già nell'app?

Molte attività sono già in DettingenConnect, anche se ancora nessuno le aggiorna in prima persona. Sulla loro pagina c'è allora un avviso come «Questa attività non gestisce ancora da sé la propria scheda. Tutti i dati provengono da fonti pubbliche …». Ecco come prendi in carico una voce così:

  1. Apri la pagina della tua attività, per esempio tramite Altro › Attività.
  2. Nell'avviso tocca Prendi in carico. Se non hai effettuato l'accesso, lì c'è scritto Accedi e prendi in carico.
  3. In Che ruolo hai lì? scrivi che ruolo hai, per esempio «Titolare».
  4. In Messaggio (facoltativo) puoi aggiungere qualcosa che aiuti nel controllo.
  5. Tocca Invia richiesta.

L'amministrazione controlla la tua richiesta e manda una lettera con un codice all'indirizzo dell'attività. Fino ad allora sulla pagina c'è scritto «Stiamo controllando la tua richiesta. Poi arriverà all'indirizzo una lettera con il codice.», dopo «La lettera con il codice è in arrivo.» Con il codice della lettera prendi in carico la voce (vedi «Con il codice della lettera»).

Buono a sapersi: Se lavori in un'attività che nessuno ha ancora preso in carico, puoi comunque già toccare Lavoro qui. Accanto a te compare allora Richiesto. Chi prende in carico l'attività ti conferma.

Con il codice della lettera

Con il codice della lettera diventi responsabile della voce. Alcune attività ricevono una lettera così anche senza averla chiesta prima. Dietro il codice c'è la voce già preparata della tua attività.

  1. Apri la pagina Riscatta codice: tramite l'indirizzo della lettera, sulla pagina della tua attività con Ho già un codice, oppure in Altro › Attività con il pulsante rotondo Aggiungi attività in basso a destra e poi Ho una lettera con un codice.
  2. Se non hai ancora effettuato l'accesso, prima accedi o crei un account. Poi arrivi alla pagina Riscatta codice.
  3. Inserisci il codice nel campo Codice della lettera e tocca Riscatta.
  4. Ora sei responsabile dell'attività e arrivi in Gestisci › Impostazioni. Lì c'è scritto «Ora gestisci «…». Ti conviene controllare subito i dati.» La tua attività resta visibile a tutti.
  5. Controlla e completa i dati. La procedura guidata qui sotto non ti serve; indirizzo, orari di apertura e giorni di chiusura li aggiorni nel blocco Sede con Modifica sede (vedi «La sede sulla pagina della tua attività»).

Buono a sapersi: Ogni codice vale una sola volta. Se compare «Questo codice non è valido o è già stato riscattato.», controlla come l'hai scritto. Se non basta, rivolgiti alla moderazione.

Senza codice

Se la tua attività non è ancora nell'app:

  1. In Altro › Attività tocca Aggiungi attività.
  2. Tocca Crea senza codice.

I cinque passi della procedura guidata

In alto vedi «Passo 1 di 5» e una barra. Con Avanti vai avanti, con Indietro torni indietro.

  1. Nome e categoria: inserisci il Nome e scegli la Categoria, per esempio ristorante o panetteria. Una Breve descrizione è facoltativa.
  2. Indirizzo: inserisci Via, N., CAP e Località. Poi tocca la mappa per segnare la tua attività.
  3. Orari di apertura: inserisci i tuoi orari per ogni giorno della settimana (come descritto nel capitolo 6). Puoi anche lasciare vuoto questo passo.
  4. Immagine di copertina: tocca Scegli foto e scatta una foto dall'esterno o dall'interno. Altre immagini le puoi aggiungere più tardi.
  5. Controlla: guarda ancora una volta tutto e tocca Invia.

Consiglio: Non devi fare tutto in una volta. Quello che inserisci senza codice se lo ricorda il tuo browser. Se torni sulla pagina più tardi, è ancora lì (solo la foto devi sceglierla di nuovo).

Dopo l'invio

Arrivi sulla pagina della tua attività e adesso ne sei responsabile.

  • Con codice: La procedura guidata c'è solo senza codice. Con il codice sei già responsabile dopo Riscatta, e la tua attività è subito visibile a tutti (vedi «Con il codice della lettera»).
  • Senza codice: Vedi «Grazie! La moderazione esaminerà la tua attività.» Sulla pagina c'è scritto «Questa organizzazione è in attesa di approvazione da parte della moderazione.» La tua attività diventa visibile a tutti appena la moderazione la approva.

Il Settore in cui la tua attività compare nell'elenco Attività lo scegli sulla pagina della tua attività in Gestisci › Impostazioni. Puoi sceglierne fino a tre; il primo compare sulla mappa e nell'elenco.

La sede sulla pagina della tua attività

Sulla pagina della tua attività c'è il blocco Sede con l'indirizzo e il pulsante Percorso, sotto «Aperto fino alle …» oppure «Chiuso», gli orari di apertura della settimana e i tuoi giorni di chiusura. Come responsabile trovi nel blocco Modifica sede: lì aggiorni indirizzo, orari di apertura e giorni di chiusura (capitoli 5 e 6). In fondo al blocco gli altri possono avvisarti con Qualcosa non torna? se qualcosa è cambiato (capitolo 13).

Se la tua attività è anche un luogo d'incontro, per esempio un caffè, la sua sede si trova anche sotto Luoghi. Nel blocco Sede ti ci porta allora Vai al luogo. Sulla pagina del luogo c'è scritto «Gestito da» con la tua attività, e come responsabile lì trovi in alto a destra la matita Gestisci per sale, offerte, orari di apertura e altro (capitolo 4).

4. Trovare la gestione del tuo luogo

Ci sono tre modi per arrivare alla gestione:

  1. Apri il tuo luogo (in basso Luoghi, poi tocca il luogo) e tocca in alto a destra nell'intestazione il simbolo della matita Gestisci.
  2. Apri una sala del tuo luogo e tocca il pulsante Gestisci.
  3. Se ci sono richieste, tocca nella sezione Home il riquadro con le richieste di sala aperte (capitolo 10).

In alto nella gestione c'è il nome del tuo luogo e sotto una fila di schede:

  • Occupazione: richieste aperte e calendario delle occupazioni
  • Dati: descrizione, indirizzo, contatto, prenotazione sale, dotazioni, immagini
  • Orari: orari di apertura e giorni di chiusura
  • Sale: le tue sale
  • Offerte: menù del giorno, promozioni
  • Gestori: chi gestisce il luogo insieme a te (solo per titolari)
  • Chiavi: chi ha quale chiave (solo se il tuo Comune ha attivato il modulo, capitolo 16)

Consiglio: Se non tutte le schede stanno su una riga, le altre compaiono in una seconda riga sotto.

5. Aggiornare il tuo luogo

Nella gestione tocca Dati. La pagina ha più sezioni. Appena hai cambiato qualcosa, in basso compare la riga Non salvato con il pulsante Salva le modifiche. Toccalo quando hai finito. Vedi allora «Salvato.» Se vuoi lasciare la pagina prima, l'app te lo chiede. Lo stesso vale per Orari e Sale.

Generale

  • Nome: così si chiama il tuo luogo nell'app.
  • Categoria: per esempio palestra, caffè o parco giochi. La categoria decide anche sotto quale filtro il tuo luogo compare nell'elenco: Ristorazione, Shopping, Sport, Cultura, Pubblico o Luogo d'incontro.
  • Breve descrizione: una frase che compare nell'elenco e in alto sulla pagina del luogo.
  • Descrizione (Markdown): un testo più lungo per la pagina del luogo. Una riga vuota inizia un nuovo paragrafo. Le righe che iniziano con un trattino e uno spazio diventano un elenco puntato.

Buono a sapersi: I gruppi di filtri e le categorie li stabilisce l'amministrazione. Se manca una categoria adatta, avvisa la moderazione.

Indirizzo

  1. Inserisci Via, N., CAP e Località.
  2. Tocca la mappa per impostare la posizione esatta. Così chi viene trova la strada quando sulla pagina del tuo luogo tocca Percorso.

Contatto

  • Referente, E-mail, Telefono e Sito web sono facoltativi.
  • In Contatto visibile a scegli tutti oppure chi ha effettuato l'accesso. Con chi ha effettuato l'accesso gli ospiti vedono solo l'avviso «I dati di contatto sono visibili solo a chi ha effettuato l'accesso.»

Prenotazione sale

Qui stabilisci se e come gli altri possono prenotare le tue sale. In Sale prenotabili ci sono tre possibilità:

  • non prenotabile: nessuno può fare richiesta.
  • su richiesta (serve conferma): ogni richiesta arriva a te, e decidi tu.
  • subito (senza conferma): se la sala è libera e il luogo è aperto, la prenotazione è subito definitiva.

Se le tue sale sono prenotabili, compaiono altri due campi:

  • Preavviso minimo (ore): con quante ore di anticipo, al più tardi, bisogna fare richiesta.
  • Anticipo massimo (giorni): quanto in là nel futuro si può prenotare al massimo.

Consiglio: Se non sei sicuro, scegli su richiesta (serve conferma). Così mantieni il controllo e decidi tu ogni caso.

Buono a sapersi: Se un'associazione crea una serie di eventi che va oltre il tuo periodo Anticipo massimo (giorni), accanto agli eventi più lontani compare «Sala in arrivo». L'app richiede allora la sala automaticamente appena l'evento entra nel tuo periodo.

Dotazioni

Metti la spunta su tutto ciò che offre il tuo luogo, per esempio in Tecnica, Arredamento, Cucina, Accessibile o Esterno. Dopo la spunta compare un campo per una nota, ad es. «HDMI, niente VGA».

Immagini

In Immagini ci sono quattro sezioni:

  • Immagine di copertina: la grande immagine in alto sulla pagina del luogo e nell'elenco.
  • Logo: una piccola immagine accanto al nome, per esempio il simbolo della tua struttura.
  • Galleria: altre foto.
  • Planimetria: una pianta del tuo edificio.

Ecco come aggiungi un'immagine:

  1. Nella sezione giusta tocca il campo Carica immagine.
  2. Scegli una foto o scattane una nuova.
  3. Aspetta un attimo finché «Caricamento …» scompare. Vedi «Immagine aggiunta.»

Per rimuovere un'immagine tocca la piccola X in alto a destra sull'immagine.

Buono a sapersi: L'app rimpicciolisce le tue foto da sola. Non devi modificarle prima.

In fondo, in Link breve e codice QR, trovi un indirizzo breve per il tuo luogo e un secondo indirizzo che porta direttamente agli eventi nel tuo luogo (con /termine alla fine). Tocca il simbolo di copia per copiare un indirizzo, oppure Scarica il codice QR (SVG) per avvisi da appendere alla porta o in bacheca. Anche il pulsante Condividi sulla pagina del luogo invia l'indirizzo breve.

Archiviare un luogo

Se il tuo luogo non esiste più, un titolare può archiviarlo. Scompare allora dall'elenco.

  1. In fondo alla pagina Dati tocca Archivia.
  2. Leggi l'avviso «La voce scompare dall'elenco. È possibile solo se non ci sono prenotazioni confermate future.» e tocca di nuovo Archivia.

Buono a sapersi: Funziona solo se non ci sono più prenotazioni confermate nel futuro. Altrimenti compare «Ci sono ancora prenotazioni confermate future.»

6. Orari di apertura e giorni di chiusura

Nella gestione tocca Orari.

Quando è aperto?

In alto scegli che cosa significa «aperto» per il tuo luogo:

  • Orari fissi: per caffè, negozio o biblioteca. Gli ospiti vedono la griglia settimanale che inserisci sotto.
  • Aperto durante gli eventi: per la casa civica o la sede di un'associazione. È aperto finché qui si svolge un evento pubblico, per esempio il corso di cucito. Sulla pagina del luogo gli ospiti vedono gli orari di apertura dei prossimi 7 giorni con l'evento relativo, sulla mappa «Aperto fino alle 17:00 · Corso di cucito». Gli eventi solo per membri, per un gruppo o interni non contano: sono eventi privati. Se un evento viene annullato, l'orario sparisce subito.

Con Aperto durante gli eventi la griglia sotto si chiama Prenotabile: stabilisce solo quando si possono prenotare le sale. Gli ospiti non la vedono come orario di apertura.

Inserire gli orari di apertura

Per ogni giorno della settimana c'è una riga. Se lì c'è scritto «chiuso», per quel giorno non è ancora stato inserito nessun orario.

  1. Accanto al giorno tocca Aggiungi orario.
  2. Imposta l'ora di inizio e di fine.
  3. Se a pranzo sei chiuso, tocca di nuovo Aggiungi orario e inserisci la seconda fascia oraria.
  4. Un orario lo cancelli con il simbolo del cestino accanto.
  5. Tocca Salva le modifiche.

Consiglio: Se sei aperto anche dopo mezzanotte, inserisci semplicemente l'ora di fine, per esempio dalle 18:00 all'01:00. L'app capisce che finisce il giorno dopo.

Giorni di chiusura e ferie

Per ferie, lavori di ristrutturazione o una pausa più lunga:

  1. Scorri fino a Giorni di chiusura e poi al riquadro Aggiungi chiusura.
  2. Scegli la data in Dal.
  3. Scegli la data in Al (vuoto = fino a nuovo avviso). Lascia il campo vuoto se non sai ancora quando riaprirai.
  4. In Motivo scrivi per esempio «Ferie» o «Ristrutturazione».
  5. Tocca Aggiungi.

Sulla pagina del tuo luogo compare allora per esempio «Chiuso dal … al …» oppure «Chiuso dal … fino a nuovo avviso».

Buono a sapersi: Nei giorni di chiusura nessuno può prenotare le tue sale. Quando riapri, cancella la voce con il simbolo del cestino.

7. Offerte per le attività

Con le offerte mostri che cosa c'è di speciale in questo momento: un menù del giorno, un happy hour o una promozione. Le offerte valide compaiono in alto sulla pagina del tuo luogo sotto Offerte.

  1. Nella gestione tocca Offerte.
  2. Inserisci un Titolo, per esempio «Settimane degli asparagi».
  3. Se serve, scrivi una Descrizione.
  4. Se serve, scegli Valido dal e Valido fino al. Senza data l'offerta vale finché non la cancelli.
  5. Tocca Pubblica offerta.

Un'offerta la togli con il simbolo del cestino accanto.

Buono a sapersi: Se il tuo luogo è collegato a un'organizzazione, chi la segue vede la tua nuova offerta nella campanella.

8. Creare e aggiornare le sale

Una sala è tutto ciò che si può prenotare: una sala grande, una saletta, una palestra o un campo.

Creare una sala

  1. Nella gestione tocca Sale.
  2. Tocca Aggiungi sala.
  3. Dai alla sala un Nome, per esempio «Sala grande».
  4. Scrivi una breve Descrizione.
  5. Inserisci le dimensioni: Posti a sedere, Posti in piedi, Superficie (m²) e Piano. Sono tutti facoltativi.
  6. Metti la spunta su Prenotabile se altri possono richiedere la sala.
  7. In Tipo di prenotazione normalmente c'è come per il luogo. Se questa sala va prenotata in modo diverso dalle altre, scegli qui non prenotabile, su richiesta (serve conferma) oppure subito (senza conferma).
  8. In Prezzo all'ora inserisci un importo se la sala costa qualcosa. Lascia il campo vuoto se è gratuita.
  9. In Nota interna (solo gestori) puoi annotarti qualcosa, per esempio dove si trova la chiave. Lo vedono solo i gestori.
  10. In Dotazioni scegli che cosa c'è in questa sala.
  11. Tocca Salva le modifiche.

Consiglio: Il preavviso minimo e l'«Anticipo massimo» valgono per tutte le sale del luogo. Li imposti in Dati nella sezione Prenotazione sale (capitolo 5).

Foto della sala

Dopo il primo salvataggio in basso compare la sezione Foto. Tocca Carica immagine per aggiungere foto. La prima foto compare sulla scheda della sala sulla pagina del tuo luogo.

Modificare o eliminare una sala

  1. Nella gestione tocca Sale e poi la sala.
  2. Cambia quello che vuoi e tocca Salva le modifiche.
  3. Per eliminarla tocca in fondo Elimina sala e conferma.

Buono a sapersi: Una sala con prenotazioni nel futuro non la puoi eliminare. Compare allora «La sala ha ancora prenotazioni future. Impostala invece su «non prenotabile».» In questo caso togli la spunta da Prenotabile.

9. Gestire le richieste di sala

Associazioni e organizzazioni richiedono le tue sale in due modi:

  • Senza evento: i responsabili toccano Richiedi la sala sulla pagina della sala e inviano data, ora, scopo e numero di persone.
  • Con evento: i responsabili creano un evento e scelgono la tua sala. La richiesta ti arriva automaticamente.

Da te le due richieste hanno lo stesso aspetto. Come funziona la richiesta dal punto di vista dell'associazione lo trovi nel Manuale per i responsabili delle associazioni.

Vedere le richieste aperte

  1. Apri la gestione del tuo luogo. Arrivi direttamente in Occupazione.
  2. In alto c'è la sezione Richieste aperte. Se non c'è niente, lì c'è scritto «Nessuna richiesta aperta.»

Ogni richiesta ti mostra:

  • giorno, ora e sala
  • l'organizzazione (o il nome della persona) e lo scopo
  • il nome della persona che fa la richiesta. Se lo tocchi, puoi scriverle un'e-mail.
  • il numero di persone previste, per esempio «40 persone»
  • i tempi di allestimento e smontaggio, per esempio «Allestimento 30 min, smontaggio 15 min»
  • un messaggio, se qualcuno ha aggiunto qualcosa

A cosa fare attenzione

  • Se c'è scritto, evidenziato a colori, fuori dall'orario di apertura, la richiesta cade fuori dagli orari che hai inserito. Puoi confermarla lo stesso, se per te va bene.
  • Se c'è scritto per esempio «1 altra/e richiesta/e nello stesso periodo», più persone vogliono la stessa sala alla stessa ora. Decidi tu chi la ottiene.

Confermare una richiesta

  1. Controlla la richiesta.
  2. Tocca Conferma.
  3. Vedi «Prenotazione confermata.»

La persona che ha fatto la richiesta riceve il messaggio Sala confermata. Se alla richiesta è collegato un evento, ora diventa visibile pubblicamente.

Buono a sapersi: Con la conferma il periodo è assegnato. Tutte le altre richieste aperte che si sovrappongono l'app le rifiuta automaticamente. Le persone interessate ricevono il messaggio Sala assegnata a qualcun altro.

Confermare una serie in una volta

Se un'associazione si incontra regolarmente, la richiesta arriva come serie. Lo riconosci da «Serie: 12 date» (con il numero corrispondente).

  1. Tocca Conferma tutte le 12 (con il numero corrispondente) per confermare tutte le date in una volta.
  2. Se vuoi confermare solo la data mostrata, tocca invece Conferma.

Se in alcuni giorni la sala è già occupata, quelle date restano aperte. Vedi allora per esempio «10 date confermate, 2 restano aperte (sala occupata).»

Rifiutare una richiesta

  1. Tocca Rifiuta.
  2. Si apre una finestra. In Motivo (facoltativo) scrivi in breve il perché, per esempio «Palestra chiusa quel giorno». Puoi anche lasciare vuoto il campo.
  3. Tocca Rifiuta.

La persona che ha fatto la richiesta riceve il messaggio Richiesta di sala rifiutata, con il tuo motivo, se ne hai scritto uno.

Buono a sapersi: Se alla richiesta è collegato un evento, l'app annulla automaticamente quell'evento. I responsabili e tutti gli iscritti vengono informati. Rifiuta quindi solo se la sala davvero non va bene. Altrimenti parlane prima con i responsabili.

Quando un evento viene spostato

Se un'associazione cambia l'ora o il giorno di un evento con la tua sala, l'app ricontrolla la prenotazione. Se la tua sala è su richiesta (serve conferma), ti arriva una nuova richiesta. La confermi o la rifiuti come al solito.

Vedere il calendario delle occupazioni

Sotto le richieste c'è il calendario delle occupazioni di tutte le sale.

  • Con Settimana e Mese cambi la vista.
  • Con le frecce vai avanti e indietro.
  • Nella vista settimanale scorri lateralmente tra i giorni. I riquadri pieni sono confermati, i riquadri con bordo tratteggiato sono richiesti. Nei giorni liberi c'è scritto «libera».
  • Nella vista mensile dei puntini mostrano in quali giorni c'è qualcosa. Tocca un giorno per vedere la settimana relativa.

Annullare una prenotazione confermata

Se devi ritirare una prenotazione già confermata, per esempio per un danno causato dall'acqua:

  1. Nel calendario, nella vista settimanale, tocca la prenotazione (un riquadro colorato pieno).
  2. Si apre la finestra Annulla prenotazione con orario e sala.
  3. Tocca Annulla.

La persona che ha prenotato riceve il messaggio Prenotazione della sala annullata. Se alla prenotazione è collegato un evento, l'app lo annulla, e tutti gli iscritti vengono informati.

Consiglio: Parlane prima con i responsabili dell'organizzazione. Magari va bene un'altra sala o un altro orario.

Bloccare una sala

Se ti serve la sala, per esempio per una giornata di pulizie, una riparazione o una festa privata, la blocchi:

  1. Sotto il calendario tocca Crea un blocco.
  2. Scegli la sala in Sale.
  3. Scegli Data, Dalle e Alle.
  4. In Scopo scrivi per esempio «Pulizia a fondo».
  5. Tocca Crea un blocco.

Vedi «Sala bloccata.» Le richieste aperte in quel periodo l'app le rifiuta automaticamente.

Togliere un blocco

  1. Nel calendario tocca il blocco. Oppure apri la pagina della sala bloccata (dalla pagina del tuo luogo e poi la sala); lì il tuo blocco compare in Le tue prenotazioni.
  2. Tocca Annulla. Vedi «Prenotazione annullata.»

Buono a sapersi: Se viene annullata una prenotazione di sala a cui è collegato un evento, l'app annulla quell'evento.

10. Le notifiche e il riquadro in Home

Cosa ricevi

Come gestore, per ogni nuova richiesta ricevi il messaggio Nuova richiesta di sala, per esempio «Turnverein richiede Sala grande (Bürgerhaus): …». Toccalo per aprire la richiesta.

Tutte le notifiche le trovi anche nella campanella in alto.

Il riquadro in Home

Se ci sono richieste aperte, la sezione Home ti mostra un riquadro, per esempio «2 richieste di sala aperte» con il nome del tuo luogo. Se ti occupi di più luoghi, c'è un riquadro per ogni luogo. Un tocco ti porta direttamente a Occupazione.

Scegliere come ricevere le notifiche

  1. Tocca in alto a destra il tuo avatar e poi Impostazioni.
  2. Tocca Notifiche.
  3. Cerca la sezione Sale e organizzazioni.
  4. Scegli Subito, Nel riepilogo oppure Disattivato.

Consiglio: Lascia Sale e organizzazioni su Subito. Così nessuno aspetta a lungo la tua risposta.

11. Affitto delle sale e pagamento

Quando l'app addebita l'affitto

L'app chiede l'affitto solo se si verificano tutte queste condizioni:

  1. La sala ha un Prezzo all'ora.
  2. Il tuo luogo è collegato a un'Organizzazione che gestisce (capitolo 14). I soldi vanno a questa organizzazione.
  3. La prenotazione è confermata.
  4. Non prenota la tua stessa organizzazione. Non paga sé stessa.

Allora la persona che prenota riceve una richiesta di pagamento. L'importo dipende dal tempo prenotato, cioè è calcolato in proporzione ai minuti.

Buono a sapersi: Se ti occupi del tuo luogo senza un'organizzazione, il prezzo compare solo come informazione sulla pagina della sala, per esempio «25 € all'ora». L'affitto lo incassi allora tu, come hai sempre fatto.

Controllare e confermare i pagamenti

I pagamenti li vedono i responsabili della tua organizzazione nella sua gestione, in Pagamenti. Lì confermano per esempio con Bonifico ricevuto o Contanti ricevuti che i soldi sono arrivati. Come funziona esattamente e come inserisci i dati bancari lo trovi nel Manuale per i responsabili delle associazioni.

Buono a sapersi: Se una prenotazione viene annullata, l'app annulla anche il pagamento relativo.

12. Come gli altri vedono il tuo luogo

La pagina del tuo luogo è visibile a tutti, anche agli ospiti senza account. Lì compaiono:

  • l'immagine di copertina, il nome, la categoria e la breve descrizione
  • per un'attività, «Gestito da» con il nome dell'attività
  • l'indirizzo con il pulsante Percorso
  • per chi ha effettuato l'accesso: Qui adesso e Spesso qui (vedi sotto)
  • Si incontrano qui: le organizzazioni che si incontrano per lo più da te, perché il loro luogo o la loro sala predefiniti sono da te, per esempio il gruppo sportivo al caffè
  • le tue Offerte valide
  • Cosa succede qui: i prossimi eventi nel tuo luogo
  • gli Orari di apertura, con «Aperto fino alle …» oppure «Chiuso» e i tuoi periodi di chiusura
  • le tue Sale come piccole schede
  • le Dotazioni, la descrizione, il Contatto, la Galleria e la Planimetria
  • È ancora corretto? oppure Qualcosa non torna? per le segnalazioni della community (capitolo 13)

Cosa succede adesso

Se nel tuo luogo si sta svolgendo un evento, sopra gli eventi compare un avviso colorato, per esempio «Ora qui: Prova del coro fino alle 21:00».

Chi è qui adesso e chi viene spesso

Chi ha effettuato l'accesso vede sulla pagina del tuo luogo due sezioni che nascono dagli stessi visitatori. Gli ospiti senza account non le vedono.

  • Qui adesso: con Sono qui adesso qualcuno fa il check-in da te, se vuole con una frase come «Sono seduto fuori, qualcuno si unisce per un caffè?». La persona sceglie fino a quando resta (al massimo 12 ore) e chi lo vede. Poi la voce sparisce da sola. Gli altri possono farsi sentire con Passa di qui. L'app non usa il GPS, solo il luogo che la persona tocca.
  • Spesso qui: con Sono spesso qui i clienti abituali mostrano che vengono da te regolarmente. Lì compare allora per esempio «12 persone sono spesso qui» con piccole foto del profilo. Toccando di nuovo si annulla.

Entrambe le cose funzionano solo per le persone che si trovano sotto Persone. Tu come gestore non devi impostare niente.

Consiglio: Fallo pure sapere nel tuo caffè o nella sede della tua associazione, per esempio con il codice QR del capitolo 5. Chi fa il check-in mostra agli altri che da te sta succedendo qualcosa.

La pagina della sala

Su ogni pagina di sala gli altri vedono le foto, i posti, la superficie, il prezzo e le dotazioni. In Occupazione vedono la settimana con «libera», «occupata» e «richiesta».

Buono a sapersi: Nell'occupazione gli altri vedono solo gli orari, mai chi ha prenotato. Nomi, dati di contatto e la tua nota interna li vedono solo i gestori.

Nell'elenco dei luoghi

Nella sezione Luoghi gli altri trovano il tuo luogo con i filtri Oggi succede qualcosa, Aperto ora e Sale prenotabili e con i gruppi come Ristorazione o Sport. Orari di apertura aggiornati e una categoria giusta fanno sì che il tuo luogo compaia lì nel modo corretto.

13. Segnalazioni dalla community: «È ancora corretto?»

Perché i dati restino aggiornati, aiutano tutti. Chi ha effettuato l'accesso può toccare Qualcosa non torna? su un luogo e nel blocco Sede di un'attività e scegliere in Cosa è cambiato?: Chiuso definitivamente, Ora si chiama diversamente, Orari di apertura, Indirizzo o posizione, Telefono, email, sito web oppure Altro. La persona inserisce subito anche i valori giusti.

Se da sei mesi nessuno ha controllato i dati, l'app chiede invece È ancora corretto? con Sì, è corretto e Qualcosa è cambiato. Sul tuo luogo e sulla tua attività questi pulsanti non li vedi.

Controllare le segnalazioni

Ogni segnalazione va ai gestori del luogo o ai responsabili dell'attività. Se non ce ne sono, decide la moderazione. Chiuso definitivamente arriva sempre anche alla moderazione; chi decide per primo chiude la segnalazione. Ricevi la notifica Non è più corretto, e in Home compare un riquadro, per esempio «1 segnalazione da controllare».

  1. Tocca il riquadro. Arrivi alla pagina Segnalazioni.
  2. Per ogni segnalazione vedi cosa c'è scritto finora (barrato) e cosa ci sarebbe di nuovo.
  3. Se serve, scrivi una Risposta alla persona (facoltativa).
  4. Tocca Applica se la segnalazione è giusta. L'app inserisce subito i nuovi valori. Con Altro il pulsante si chiama Fatto.
  5. Tocca Va bene così se è tutto giusto. Allora tutto resta com'è.

Se preferisci correggere tu, Modifica tu ti porta direttamente alla gestione.

La persona che ha fatto la segnalazione viene avvisata in entrambi i casi. Se nel tuo Comune ci sono i punti, riceve 5 punti per una correzione applicata e 1 punto per Sì, è corretto (al massimo una volta all'anno per ogni voce).

Buono a sapersi: Se qualcuno sceglie Chiuso definitivamente e tu lo applichi, l'app inserisce un giorno di chiusura senza fine. Puoi cancellarlo di nuovo in Orari (capitolo 6).

14. Gestire i gestori e passare il luogo ad altri

Nella gestione tocca Gestori. Questo pulsante lo vedono solo i titolari.

Aggiungere qualcuno come gestore

La persona deve avere già un account in DettingenConnect.

  1. Nel riquadro Aggiungi gestore inserisci l'Indirizzo email dell'account.
  2. Scegli Manager o Titolare.
  3. Tocca Aggiungi.

Se per quell'indirizzo e-mail non esiste un account, compare «Non esiste nessun account con questo indirizzo email.» Chiedi allora alla persona di registrarsi prima.

Togliere qualcuno

Tocca il simbolo del cestino accanto al nome.

Buono a sapersi: Un luogo senza organizzazione che lo gestisce ha sempre bisogno di almeno un titolare. L'ultimo titolare non si può rimuovere. Compare allora «Non puoi rimuovere l'ultimo titolare.»

Collegare l'organizzazione che gestisce

Se il tuo luogo appartiene a un'associazione, a un'attività o al Comune, collegalo alla loro organizzazione. Così i responsabili dell'organizzazione gestiscono automaticamente anche il luogo, e l'affitto delle sale può passare dall'app (capitolo 11).

  1. Nel riquadro Organizzazione che gestisce scegli l'organizzazione. Puoi scegliere solo organizzazioni di cui sei responsabile.
  2. Tocca Salva.

Sotto l'elenco dei gestori compare allora chi fa parte dei responsabili, per esempio «Responsabili di Turnverein (automaticamente titolari)».

Passare il luogo a qualcun altro

Per esempio quando arriva un nuovo custode:

  1. Aggiungi la nuova persona come sopra, con il ruolo Titolare.
  2. Controlla che compaia nell'elenco.
  3. Poi togli te stesso con il simbolo del cestino.

Consiglio: Fai il passaggio in quest'ordine. Al contrario non funziona, perché l'ultimo titolare non può andarsene.

Buono a sapersi: Per un'attività non passi il luogo, ma la responsabilità dell'attività. Come si fa lo trovi nel Manuale per i responsabili delle associazioni.

15. Se per molto tempo nessuno accede

Perché nell'app ci siano solo attività attuali, DettingenConnect controlla ogni giorno se un'attività è ancora seguita da qualcuno.

  • Se per quasi un anno (11 mesi) nessuno dei responsabili dell'attività ha fatto l'accesso, i responsabili ricevono il messaggio «Accedi, per favore». Basta semplicemente accedere.
  • Se dopo 12 mesi ancora nessuno accede, l'attività torna a essere una bozza. Sulla sua pagina compare allora il pulsante Prendi in carico, e riceve un nuovo codice (capitolo 3).
  • Un'attività del tutto senza responsabili diventa subito una bozza.

Consiglio: Aggiungi almeno due persone tra i responsabili della tua attività. Così resta aggiornata anche se una delle due non guarda l'app per un po'.

16. Chiavi

Se il tuo Comune attiva il modulo Chiavi, nella gestione del tuo luogo in Chiavi inserisci chi ha quale chiave o transponder per le vostre sale. Lo vedono solo i gestori del luogo, non le organizzazioni che prenotano sale da voi.

  1. Tocca Aggiungi chiave.
  2. Inserisci un'Etichetta, per esempio «Transponder 7» o «Portone», e se c'è il Numero di serie.
  3. Scegli il Tipo (Transponder o Chiave) e lo Stato (attiva, inattiva o persa).
  4. In Titolare cerca per nome o e-mail e tocca la persona. Le chiavi esistono solo per persone con un account.
  5. Inserisci quando l'hai consegnata e metti la spunta su Condizioni d'uso firmate quando è fatto.
  6. Scegli le Sale che la chiave apre.
  7. Per i transponder puoi stabilire delle Fasce orarie per ogni giorno della settimana; senza fasce orarie vale sempre.
  8. Tocca Salva.

Per modificarla tocchi la chiave nell'elenco. Se qualcuno restituisce una chiave, togli il titolare o imposti lo stato su inattiva; se una va persa, su persa – e fai bloccare il transponder nell'impianto di chiusura.

Buono a sapersi: Chi ha una chiave la vede nel menu dell'avatar in Le mie chiavi, con sale e fasce orarie.